Od 1 stycznia 2019 r. w przepisach prawa pracy po raz pierwszy mamy uregulowane zasady wydawania kopii dokumentacji pracowniczej. Ogólne reguły określono w art. 9412 kodeksu pracy, z którego wynika, że wydanie kopii następuje na wniosek złożony w formie papierowej lub pisemnej przez pracownika lub byłego pracownika, a sam wniosek może obejmować kopię całości lub części dokumentacji.
Szczegółową regulację co do zasad wydawania kopii zawarto w par. 18 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wynika z niego, że zarówno w przypadku, gdy dokumentacja jest prowadzona elektronicznie, jak i wtedy, gdy odbywa się to w tradycyjnej formie, kopia zawsze może być wydana w dwóch postaciach – papierowej lub elektronicznej.
W przypadku postaci papierowej konieczne jest opatrzenie podpisem przez pracownika kadr każdego skopiowanego dokumentu, co stanowi potwierdzenie zgodności kopii z dokumentacją. Z kolei w przypadku kopii elektronicznej sporządzonej z papierowej dokumentacji muszą to być skany w formacie PDF (utworzone z zachowaniem odpowiednich wymagań, wynikających z rozporządzenia). Co więcej, każdy z nich powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem (pieczęcią) elektronicznym pracownika kadr, który jest jednocześnie potwierdzeniem zgodności kopii z oryginałem dokumentacji.
Warto zauważyć, że również w przypadku gdy dokumentacja jest prowadzona elektronicznie, mamy wybór co do postaci kopii – może to być bowiem elektroniczny eksport plików z systemu teleinformatycznego lub wydruk dokumentów z systemu teleinformatycznego.
W obydwu przypadkach przepis posługuje się spójnikiem „albo”, co wskazuje na alternatywę rozłączną, a więc pracownik nie może żądać od pracodawcy kopii w dwóch postaciach. W praktyce pojawiło się jednak pytanie, czy o postaci wydawanej kopii decyduje samodzielnie pracodawca czy też pracownik, składając wniosek, może narzucić, w jakiej formie zostanie mu ona wydana. Na tak postawione pytanie odpowiedziało Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 30 grudnia 2020 r. Wskazało w nim, że ostateczna decyzja należy do pracodawcy, jednak w ramach posiadanych możliwości organizacyjnych i technicznych powinien on spróbować uwzględnić wniosek pracownika. Zatem należy przyjąć, że gdy we wniosku pracownika nie ma nic na temat postaci żądanej kopii, to pracodawca ma całkowitą swobodę decyzji, czy wydać ją w formie papierowej czy elektronicznej.

Stanowisko MRPiT z 30 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wydawania kopii dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Wybór postaci prowadzenia/przechowywania dokumentacji pracowniczej należy do pracodawcy.
Jednocześnie pracodawca jest obowiązany wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek m.in. pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Szczegółowe zasady wydawania osobom uprawnionym (w tym pracownikom) kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej – stosownie do tego, czy pracodawca przechowuje tę dokumentację w postaci papierowej, czy elektronicznej – określa przepis § 18 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Z przepisu tego wynika, że zarówno dokumentacja przechowywana w postaci papierowej, jak i dokumentacja przechowywana w postaci elektronicznej może być wydawana w jednej z dwóch alternatywnych i równoważnych postaci, tj. papierowej lub elektronicznej.
Powołany wyżej przepis § 18 rozporządzenia nie wyklucza możliwości zawarcia przez pracownika w treści kierowanego do pracodawcy wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji prośby o wydanie jej w postaci innej niż ta, w której pracodawca dokumentację prowadzi/przechowuje. Wydaje się, że w miarę posiadanych możliwości, w szczególności organizacyjnych i technicznych, pracodawca powinien tego typu prośbę pracownika uwzględnić, jednakże decyzja o jej uwzględnieniu należy do pracodawcy.
Podstawa prawna
• art. 9412 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• par. 18 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)