Poradnia ubezpieczeniowa. Jakie umowy o dzieło trzeba zgłaszać do ZUS

‒ w 2020 roku,
‒ ze studentami, którzy nie ukończyli 26. roku życia,
‒ z przedsiębiorcami wykonującymi działalność na rzecz byłego pracodawcy,
‒ ze spółką córką,
‒ przez jednostkę budżetową,
‒ z własnym dzieckiem?

Nasza firma zawarła kilka umów o dzieło jeszcze w 2020 r. Wykonawcy mają termin wykonania dzieła oznaczony na kwiecień, maj 2021 r. – w zależności od postanowień konkretnej umowy. Czy musimy zgłosić je do ZUS?

Nie, takich umów nie trzeba rejestrować w ZUS. Z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje zakład o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy. Takie brzmienie przepisu może budzić wątpliwości co do tego, jak postąpić w przypadku umów zawartych przed jego wejściem w życie, tj. 1 stycznia 2021 r. ZUS wyjaśnia jednak, że obowiązek ten dotyczy jedynie umów zawartych po wejściu w życiu przepisu.

Zgłaszanie umowy o dzieło do ZUS: Kto nie musi tego robić?

Umowa o dzieło nie wymaga zachowania formy szczególnej, może być zawarta chociażby ustnie. Poza tym ważny jest termin wykonania dzieła, a nie to, kiedy wykonawca rozpoczął nas nim pracę. Dlatego trudno będzie ZUS ustalić, kiedy rzeczywiście umowa została zawarta i kiedy upływał termin złożenia formularza RUD – zgłoszenia umów o dzieło.

Podstawa prawna

• art. 36 ust. 17 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)

Zawarliśmy umowę o dzieło ze studentem, który nie ukończył 26. roku życia. Wcześniej kilka razy wykonywał dla nas umowę zlecenia. Nie zgłaszaliśmy go do żadnych ubezpieczeń i nie opłacaliśmy składek. Czy musimy zarejestrować umowę o dzieło?

Tak, rejestracja umowy jest konieczna. Nie ma znaczenia, że wykonawca dzieła jest studentem i nie ukończył 26. roku życia. Zgłoszenie umowy o dzieło to nie jest zgłoszenie danej osoby do ubezpieczeń skutkujące obowiązkami w sferze składek, a jedynie rejestracja samej umowy.

Oczywiście zawsze istnieje ryzyko, że ZUS w trakcie kontroli stwierdzi, że dana umowa ma jednak cechy umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, a co za tym idzie – podlega oskładkowaniu. W przypadku jednak, gdy ZUS stwierdzi to wobec studenta, który nie przekroczył limitu wieku, nie będzie to miało znaczenia dla obu stron pod względem składkowym. Studenci w tym wieku nie podlegają bowiem ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu i należne składki nadal będą wynosić 0 zł. ©℗

Podstawa prawna

• art. 36 ust. 17 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)

Prowadzę działalność gospodarczą, głównym kontrahentem jest mój były pracodawca – spółka z o.o. Z tego powodu nie mogłem skorzystać z ulg składkowych. Zawarliśmy umowę o dzieło na wykonanie pewnego projektu. Kto ma zgłosić tę umowę do ZUS? Czy ma jakieś znaczenie, że zlecający dzieło był moim pracodawcą?

Nie, w tym przypadku nie ma żadnego znaczenia, że umowa została zawarta między prowadzącym działalność gospodarczą a jego byłym pracodawcą. Jest to istotne przy korzystaniu z ulg składkowych – uldze na start, preferencyjnych składkach oraz małym ZUS plus. Ta okoliczność nie zmienia natomiast charakteru umowy o dzieło zawartej między tymi podmiotami.

W związku z tym, że oba podmioty prowadzą działalność gospodarczą, umowa nie jest zgłaszana do ZUS przez żadnego z nich. Podkreślił to także ZUS w informacji zawartej na swojej stronie internetowej, gdzie zaznaczył, że obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy umowa zostanie zawarta z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Gdyby jednak umowa o dzieło została zawarta z przedsiębiorcą poza wykonywaną przez niego działalnością (w umowie występowałby jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności), to podlegałaby zgłoszeniu. W takiej umowie to spółka miałaby obowiązek zgłoszenia umowy jako zlecający dzieło. Nie wpłynęłoby to na obowiązek składkowy – na podstawie obecnych przepisów umowy o dzieło nie są oskładkowane.

Podstawa prawna

• art. 18a, art. 18c i art. 36 ust. 17 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)

• art. 18 ustawy z 6 marca 2018 r. ‒ Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086)

Nasza spółka należy do grona kilku spółek córek. Każda z nich ma inny profil działalności. Pracownik spółki matki zawarł z nami umowę o dzieło, ale nie jest ona wykonywana na rzecz pracodawcy. Kto ma zarejestrować tę umowę?

Umowa taka podlega rejestracji na ogólnych zasadach przez spółkę, która ją zawarła. Z brzmienia art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje zakład o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. W opisywanym przypadku umowa o dzieło nie jest wykonywana na rzecz pracodawcy, a więc nie ma powodu, dla którego miałaby zostać wyłączona z obowiązku rejestracji. Sam fakt, że została zawarta ze spółką córką nie ma w tym przypadku znaczenia.

Trzeba jednak zauważyć, że gdyby umowa była jednak wykonywana na rzecz pracodawcy, to nie podlegałaby w ogóle rejestracji, w tym przez pracodawcę. Taki obowiązek nie wynika bowiem z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Spółka miałby natomiast obowiązek doliczyć przychód z tej umowy do przychodu z umowy o pracę oraz oskładkować go łącznie. ©℗

Podstawa prawna

• art. 8 ust. 2a i art. 36 ust. 17 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)

Jesteśmy jednostką budżetową gminy. Czy nowe przepisy dotyczące informowania ZUS o umowach o dzieło dotyczą także jednostek samorządowych? Samorządy podlegają przecież i tak kontroli ZUS i regionalnych izb obrachunkowych.

Owszem, regionalne izby obrachunkowe sprawują nadzór nad działalnością jednostek samorządu terytorialnego w zakresie określonych spraw finansowych oraz dokonują kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Pojęcie sprawowanej kontroli ma dość szeroki wymiar. Kontrola w zakresie umów może mieć faktycznie charakter dwuaspektowy ‒ sposobu wyłonienia wykonawcy danej umowy (np. o dzieło) w trybie zamówień publicznych oraz przestrzegania prawidłowości ponoszenia wydatku związanego ze składkami na ubezpieczenia społeczne i pochodne, gdy dana umowa takiemu obowiązkowi podlega. Co jednak istotne, uprawnienia izb do kontroli opłacania składek i prawidłowości wyłonienia wykonawców umów o dzieło nie oznaczają, że płatnik składek (jakim jest m.in. jednostka budżetowa) jest zwolniony z obowiązków informacyjnych wobec ZUS w związku z zawieraniem umów o dzieło.

W tym przypadku bowiem kluczowe jest posiadanie przez jednostkę budżetową statusu płatnika. Skoro jednostka taki status posiada, to będą w konsekwencji miały do niej zastosowanie także nowe przepisy, tj. art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, z którego wynika obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło w terminie 7 dni od jej zawarcia. Wykonanie tego obowiązku nie powinno już podlegać weryfikacji kontrolnej regionalnych izb obrachunkowych, bo, jak wyżej wskazano, kontrola ta dotyczy terminowości i wysokości opłacania składek od umów, które takie obowiązki składkowe wywołują. Natomiast obowiązek informacyjny nie powoduje powstania obowiązków składkowych.

Należy więc stwierdzić, że nowe regulacje wprowadzające obowiązki informacyjne dla płatników składek o zawieranych umowach o dzieło dotyczą także płatników o statusie jednostek budżetowych (samorządowych).

Podstawa prawna

• art. 36 ust. 17 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)

• art. 1 ust. 2 ustawy z 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2137)

Prowadzę od wielu lat firmę usługową – zakładamy i realizujemy ogrody przydomowe. Wkrótce zamierzam nawiązać współpracę z córką i podpisać z nią umowy o dzieło na realizację kolejnych projektów. Czy także muszę zgłosić taką umowę do ZUS? Obawiam się, że ZUS może uznać te umowy za współpracę, bo mieszkamy razem, a córka nie ma innych dochodów.

W opisywanym przypadku mamy do czynienia z dwoma zagadnieniami – czy konieczne jest zgłaszanie takich umów do ZUS oraz czy istnieje obawa, że zawierania takich umów skłoni ZUS do uznania córki za współpracownika. Na oba te pytania należy odpowiedzieć twierdząco.

Artykuł 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) wprowadzającego obowiązek zgłaszania umów o dzieło nie ustanawia w tym względzie wyjątku dla prowadzącego działalność (płatnika), który zawiera umowę o dzieło z własnym dzieckiem. O ile córka nie prowadzi własnej działalności gospodarczej, w ramach której kontrakt jest zawierany, umowa taka powinna być zgłoszona.

Zgłaszanie umów o dzieło budzi jednak słuszne zaniepokojenie przedsiębiorcy, jeśli chodzi o możliwość uznania przez ZUS, że córka jest w rzeczywistości współpracownikiem. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 11 ustawy systemowej za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność uważa się m.in. małżonka i dzieci własne, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności. Kluczowe jest stwierdzenie, co oznacza w takim razie współpraca z przedsiębiorcą. W tym zakresie istnieje bogate orzecznictwo sądowe. Sąd Najwyższy, np. w wyroku z 6 marca 2019 r., sygn. akt II UK 508/17, podkreślił, że udzielana przez małżonka pomoc w prowadzonej przez drugiego małżonka działalności gospodarczej jest współpracą przy prowadzeniu działalności gospodarczej i tytułem podlegania ubezpieczeniom społecznym tylko wtedy, gdy ma charakter stały i generuje dodatkowe dochody.

Można więc przyjąć z dużym prawdopodobieństwem, że stała współpraca córki przedsiębiorcy zapewniająca jednocześnie firmie dodatkowe dochody skutkować będzie przypisaniem jej statusu osoby współpracującej. To zaś wiąże się z istotnymi obciążeniami dla samego przedsiębiorcy, bo opłacaniem ryczałtowych składek, odprowadzanych od kwoty nie niższej niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Zawarcie umów o dzieło z córką może więc tylko pozornie oznaczać oszczędności do firmy. W tych okolicznościach warto rozważyć zastosowanie innej formy współpracy, choćby w postaci zatrudnienia pracowniczego w niewielkim wymiarze etatu.

Podstawa prawna

• art. 8 ust. 2a i art. 36 ust. 17 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)

Zobacz więcej