1452 umowy o dzieło zgłoszono do organu rentowego przez pierwsze osiem dni obowiązywania przepisów, które wprowadziły taki obowiązek
Od 1 stycznia br. obowiązują przepisy tarczy antykryzysowej, czyli ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 568 ze zm.), które nakazują informować ZUS o umowach o dzieło. Organ rentowy prowadzi ich ewidencję. Obowiązek dotyczy płatników składek, a także osób fizycznych – poza pewnymi wyjątkami (patrz ramka). Umowy trzeba wykazywać w nowym formularzu ZUS RUD. Należy go złożyć w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy.
W pierwszym tygodniu obowiązywania nowych regulacji zgłoszono 1452 umowy (stan na 8 stycznia).
– Gdyby takie tempo się utrzymywało, to w skali roku byłoby ich ponad 75 tys. Nie jest to dużo. Szczególnie jeżeli porównamy te dane z liczbą zawieranych umów zlecenia, która w każdym roku przekracza milion. W konsekwencji moglibyśmy uznać, że wbrew wcześniejszym obawom umowy o dzieło odgrywają marginalną rolę w obrocie gospodarczym – komentuje Łukasz Kozłowski z Federacji Przedsiębiorców Polskich.
– Biorąc pod uwagę, że ubezpieczonych w ZUS jest ponad 16 mln, to nie jest to duża liczba. Być może zatem, wbrew pojawiającym się często opiniom, nie mamy problemu z nadużywaniem tych umów – wtóruje mu dr Antoni Kolek z Pracodawców RP.
Eksperci przestrzegają jednak przed wyciąganiem daleko idących wniosków. – Na razie na to za wcześnie. Mamy początek roku. Za nami okres świąteczny i związane z nim dłuższe urlopy. Przy umowach o dzieło liczy się też sezonowość. Można zakładać, że w miesiącach wiosennych i letnich zawiera się ich więcej niż w styczniu – podkreśla Łukasz Kozłowski. A Antoni Kolek jest pewien, że liczby te wzrosną. – Musimy poczekać trochę dłużej, aby rzetelnie ocenić te wartości. Zobaczymy jednak, czy osiągną poziom, który powinien nas niepokoić – podsumowuje.
Ile przypadków, tyle pytań
Nowe regulacje cały czas budzą jednak sporo wątpliwości. Wiele z nich dotyczy wspominanego formularza RUD. Przykładowo Izba Wydawców Prasy (IWP), która reprezentuje podmioty zawierające znaczną liczbę umów o dzieło, zwraca uwagę na kwestie, z którymi mogą mieć problem również firmy spoza rynku wydawniczego. Chodzi m.in. o sposób przekazywania formularza do organu rentowego. Powstały bowiem wątpliwości, czy jest to dopuszczalne tylko za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS, czy też w formie papierowej.
ZUS tłumaczy, że obie formy są właściwe. – Formularz do przekazania tradycyjną drogą znajduje się na stronie internetowej ZUS. Trzeba go wypełnić i wydrukować. Za jego pomocą (bez względu na formę – przyp. red.) można przekazać informację o maksymalnie 10 umowach o dzieło zawartych z danym wykonawcą – wskazuje Paweł Żebrowski, rzecznik ZUS. Przekonuje jednocześnie, że dokument elektroniczny będzie sukcesywnie optymalizowany.
Zlecający zastanawiają się też, czy trzeba zgłosić umowy, które zostały zawarte w ubiegłym roku, ale mają być realizowane w bieżącym.
Organ rentowy mówi jasno, że nie ma takiego obowiązku. – Do ZUS należy zgłaszać tylko umowy zawarte od 1 stycznia 2021 r. Dlatego, jeśli umowa została zawarta w 2020 r., ale będzie realizowana w 2021 r., nie należy jej zgłaszać – wskazuje Paweł Żebrowski. Przypomina jednocześnie, że obowiązek zgłoszenia obejmuje umowy bez względu na to, czy zostały zawarte ustnie, czy w formie pisemnej, gdyż obydwa tryby dopuszczono na gruncie przepisów kodeksu cywilnego.
Kłopotliwy podpis
IWP zwraca też uwagę na inny praktyczny aspekt. Formularz ZUS RUD przewiduje opatrzenie go podpisem osoby, która zamawia dzieło. Izba zwraca jednak uwagę, że w przypadku większych podmiotów gospodarczych takich zamówień może dokonywać duża liczba osób. W konsekwencji, jak wskazuje IWP, konieczność każdorazowego zwracania się do zamawiających dzieło z prośbą o podpis pod ZUS RUD w praktyce może okazać się uciążliwe dla osób odpowiedzialnych w danej organizacji za kontakty z ZUS, a w efekcie uniemożliwiać dochowanie siedmiodniowego terminu na przesłanie formularza. Chodzi np. o sytuację, w której zamawiający po podpisaniu umowy uda się na urlop. Ponadto w kontekście wysyłki formularza elektronicznie – u każdego dużego płatnika dostęp do PUE ma ograniczona grupa osób. Jest to związane z ochroną danych osobowych. W związku z powyższym izba postuluje, aby uprawnienie do podpisania ZUS RUD miały te same osoby, które są uprawnione do podpisywania innych dokumentów przedkładanych ZUS (tak jak ma to miejsce w przypadku np. ZUS DRA czy ZUS ZUA).
Organ rentowy dopuszcza taką możliwość. – Dokument RUD podpisuje, co do zasady, zamawiający, co jest istotne szczególnie w przypadku zawierających takie umowy przez osoby fizyczne, które nie są płatnikami składek – tłumaczy Paweł Żebrowski. Jak jednak wskazuje, w przypadku podmiotów prawnych, jednostek organizacyjnych czy osób fizycznych będących płatnikami składek – tak jak w przypadku innych dokumentów przekazywanych do ZUS – formularz może być podpisany przez upoważnioną osobę czy biuro rachunkowe.
Izba zwraca też uwagę, że w ZUS RUD nie zostało sprecyzowane, jak szczegółowy powinien być opis przedmiotu umowy. Zważywszy na szerokie spektrum rezultatów, na które umawiać mogą się strony umowy, IWP uważa, że punkt ten dla wielu zlecających dzieła może być problematyczny i wymaga wydania dodatkowych objaśnień.
Organ rentowy nie podziela jednak tych zastrzeżeń. – Umowa o dzieło jest umową rezultatu. Trudno więc uznać trudność w określeniu jej przedmiotu w formularzu RUD przez zamawiającego. Tym samym powinien być on określony w taki sposób, aby jasno wynikało, jakiego rezultatu oczekuje się od wykonawcy – zaznacza Żebrowski.
Inne wątpliwości dotyczące umów o dzieło
Czy wszystkie umowy o dzieło podlegają zgłoszeniu do ZUS?
Odpowiedź ZUS: Nie. Zgłoszeniu nie podlegają umowy o dzieło zawarte z własnym pracownikiem, wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, ale zawarte z innym podmiotem, a także zawarte z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres ich działalności. Nie obejmuje on też tych podmiotów i jednostek organizacyjnych, np. stowarzyszeń, fundacji, spółek prawa handlowego, które nie mają obowiązku rejestrować się w ZUS jako płatnicy składek, bo nie zgłaszają nikogo, w tym siebie, do ubezpieczeń społecznych. Jeżeli jednak fundacja stanie się płatnikiem, np. po zatrudnieniu zleceniobiorcy, będzie musiała na bieżąco przekazywać do ZUS informacje o umowach o dzieło zawartych od momentu, gdy została płatnikiem.
Czy w przypadku zawierania umowy o dzieło cyklicznie z tą samą osobą każdą umowę z osobna należy zgłaszać na formularzu RUD, czy tylko pierwszą zawartą od 1 stycznia 2021 r.?
Odpowiedź ZUS: Jeśli z daną osobą są cyklicznie zawierane umowy o dzieło, należy zgłosić do ZUS każdą taką umowę, która jest zawarta po 1 stycznia 2021 r.
Umowa została zawarta z płatnikiem, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Nie wchodzi ona jednak w jej zakres. Czy w takiej sytuacji należy ją zgłaszać?
Odpowiedź ZUS: Zgłoszeniu nie podlega umowa o dzieło zawarta z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, która złożyła zamawiającemu oświadczenie, że wykonywane na jej podstawie usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez nią działalności. Jeżeli jednak usługi wykonywane na podstawie umowy nie wchodzą w zakres prowadzonej działalności, to należy taką umowę zgłosić do ZUS jako zawartą z osobą fizyczną.
Czy umowy o dzieło, które są zgłaszane na formularzu RUD, są oskładkowane?
Odpowiedź ZUS: Nie. Umowy o dzieło wykazywane w formularzu RUD nie są tytułem do ubezpieczeń społecznych i nie są oskładkowane.
