TEMAT:
Ustalanie składki na ubezpieczenie wypadkowe
problem:
Jak i do kiedy przygotować informację ZUS IWA
Informacja ZUS IWA służy do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Informację tę płatnik składa za rok kalendarzowy, jeżeli spełnia łącznie następujące warunki:
1) był zgłoszony nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składa informację ZUS IWA i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku;
2) w roku, za który składa informację ZUS IWA, zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych;
3) 31 grudnia roku, za który składa informację ZUS IWA, widniał w rejestrze REGON.

warunki

Jeśli chodzi o pierwszy warunek, to „nieprzerwane zgłoszenie w ZUS” jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza sytuację, gdy w każdym miesiącu roku, za który powinna być złożona informacja ZUS IWA, płatnik miał zgłoszoną do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jedną osobę. Nie ma przy tym znaczenia wymiar czasu pracy pracowników. Nie ma zatem obowiązku składania formularza ZUS IWA za dany rok składkowy, jeżeli choć w jednym miesiącu tego roku nie było się płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe, tzn. ani jeden ubezpieczony nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.
Z kolei, aby stwierdzić, czy został spełniony warunek zgłaszania do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, trzeba ustalić liczbę ubezpieczonych w określony sposób.
KROK 1. Sumuje się liczbę ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest ZUS IWA.
KROK 2. Wynik dzieli się przez liczbę miesięcy, w których było się zgłoszonym jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe.
KROK 3. Jeśli wyjdzie wynik ułamkowy, to zaokrągla się go do pełnych liczb. Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, lub w dół – jeśli jest mniejsza od 0,5.
Wymóg spełnienia warunku nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza, że liczba ta ustalana jest zawsze jako średnia z 12 miesięcy.

Przykład

Jednostka była zgłoszona w ZUS jako płatnik składek nieprzerwanie przez cały 2020 r. W ciągu poszczególnych miesięcy tego roku pracodawca zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego następującą liczbę pracowników:
styczeń ‒ 18,
luty ‒ 18,
marzec ‒ 18,
kwiecień ‒ 15,
maj ‒ 15,
czerwiec ‒ 15,
lipiec ‒ 15,
sierpień ‒ 10,
wrzesień ‒ 10,
październik ‒ 10,
listopad ‒ 9,
grudzień ‒ 9.
Suma ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2020 r., wynosi 162. W związku z tym liczba ubezpieczonych wynosi:
162 : 12 = 13,5
Po zaokrągleniu do jedności liczba ubezpieczonych wynosi 14.
To oznacza, że jednostka ma obowiązek złożenia informacji ZUS IWA za 2020 r. Tak ustaloną liczbę ubezpieczonych powinna wykazać w polu III.01 informacji ZUS IWA składanej za ten rok.
Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych za poszczególne miesiące danego roku uwzględnia się wszystkich ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień. Daną osobę wlicza się tylko raz – nawet jeśli w jednym miesiącu była zgłoszona do ubezpieczenia z różnych tytułów.

Przykład

Pracownik urzędu gminy przebywał od 2 do 31 stycznia 2020 r. na urlopie bezpłatnym. W związku z tym, że w styczniu 2020 r. podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu przez jeden dzień, płatnik powinien uwzględnić go przy ustalaniu liczby ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego w styczniu 2020 r.

Przykład

W sierpniu 2020 r. osoba wykonywała w jednym urzędzie dwie umowy zlecenia. Pierwsza została zawarta na okres od 3 do 12 sierpnia, a druga – na trzy miesiące od 25 sierpnia. Z tytułu tych umów zleceniobiorca podlegał obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego w sierpniu płatnik powinien uwzględnić zleceniobiorcę jako jednego ubezpieczonego.
Przy obliczaniu liczby ubezpieczonych nie należy brać pod uwagę osób, które:
  • podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie wypadkowemu,
  • cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
  • nie podlegają już w danym miesiącu (nawet przez jeden dzień) ubezpieczeniom społecznym – w tym wypadkowemu, ale za które w raporcie imiennym za ten miesiąc płatnik rozliczał jeszcze składki lub wykazywał świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń.

jak wypełnić...

W ZUS IWA wykazuje się dane do ustalenia kategorii ryzyka dla danego płatnika, a więc m.in. o rodzaju przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), liczbie poszkodowanych w wypadkach, w tym ciężkich i śmiertelnych, do których doszło w roku poprzednim.
Informacja ZUS IWA zawiera dane uporządkowane w blokach.
Blok I – dane organizacyjne (numer informacji i rok, za który jest składana, np. 01/2020) oraz kod terytorialny jednostki terenowej ZUS.
Blok II – dane identyfikacyjne płatnika składek, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych (NIP, REGON, nazwa skrócona).
Blok III – dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego.
Blok IV – zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki. W polu 01 należy wpisać rodzaj przeważającej działalności według PKD, ujęty w rejestrze REGON na 31 grudnia 2020 r. Jest to pięcioznakowy kod, aktualny na ostatni dzień roku, za który jest składana informacja. W polu 02 należy wpisać ogółem liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy, jakie zdarzyły się w 2020 r. Oznacza to, że jeśli chodzi o pracowników, uwzględnia się poszkodowanych w wypadkach, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2020 r. W przypadku innych ubezpieczonych objętych ubezpieczeniem wypadkowym uwzględnia się poszkodowanych w wypadkach przy pracy, odnotowanych w karcie wypadku sporządzonej nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2020 r. W polu 03 należy wpisać liczbę osób poszkodowanych w 2020 r. w wypadkach ciężkich i śmiertelnych. Jeżeli w 2020 r. żadna osoba nie ucierpiała w wypadku przy pracy lub w wypadku przy pracy ciężkim bądź śmiertelnym, to odpowiednio w polu 02 i 03 należy wpisać cyfry „0”. Pole 04 to miejsce na podanie liczby pracowników (tj. osób pozostających w stosunku pracy w rozumieniu kodeksu pracy) zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń (natężeń) czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy według stanu na 31 grudnia 2020 r. Danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko raz. Przy ustalaniu liczby zatrudnionych stosuje się zasady obowiązujące przy wypełnianiu działu 2 sprawozdania o warunkach pracy (Z-10), zgodnie z przepisami o statystyce publicznej. Wynika z nich, że powinno się uwzględniać tylko osoby zatrudnione w warunkach zagrożenia spowodowanego czynnikami związanymi ze środowiskiem pracy.

...i jak przekazać

Informację ZUS IWA przekazuje się w takiej samej formie, w jakiej płatnik składa dokumenty ubezpieczeniowe (zgłoszeniowe i rozliczeniowe). Jeżeli płatnik robi to w formie papierowej, to ZUS IWA może złożyć w dowolnej placówce ZUS. Gdy przekazuje ZUS IWA listownie, na opakowaniu zamieszcza napis „ZUS IWA”.
Ewentualną korektę informacji ZUS IWA należy złożyć w ciągu 7 dni od momentu, gdy płatnik:
  • sam stwierdził nieprawi- dłowości w złożonej informacji,
  • otrzymał zawiadomienie o stwierdzeniu nieprawi- dłowości przez ZUS.
W tym drugim przypadku korektę informacji ZUS IWA składa się:
  • nie później niż w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, lub
  • nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli (jeżeli błąd został stwierdzony podczas kontroli).
Kopie informacji ZUS IWA oraz korekty przechowuje się przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. ©℗
Podstawa prawna
• art. 28, art. 31 ust. 6 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1205)