Prawidłowe obliczenie i odprowadzenie składek to dwa najważniejsze obowiązki płatnika. Ich nieprawidłowe wykonanie w przypadku jednostek sektora finansów publicznych jest zagrożone dodatkowo sankcją w postaci stwierdzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Szczególnie problematyczna okazuje się sytuacja, gdy jednostka zleca wykonanie jakiegoś zadania osobie fizycznej w oparciu o umowę zlecenia. Umowa taka co do zasady jest oskładkowana – płatnik powinien odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne, jak i zdrowotne. Może jednak dojść do zbiegu tytułów do ubezpieczeń, kiedy to zlecenie będzie oskładkowane nieobowiązkowo, a o odprowadzaniu nieobowiązkowych składek decyduje zleceniobiorca. Zleceniobiorca musi złożyć oświadczenie o zbiegu ubezpieczeń, którego wzór powinna posiadać każda jednostka. Zdarza się jednak, że wzory są sporządzone błędnie, a od zleceniobiorcy nie można wymagać, aby doskonale znał prawo ubezpieczeń społecznych.
Umowa zlecenia
Zdarza się, że zleceniobiorca wykonuje kilka umów zleceń z różnymi podmiotami. Zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z art. 9 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) oskładkowane obowiązkowo jest zlecenie zawarte najwcześniej, a kolejne tylko wtedy, gdy przychód z niego osiągany jest niższy niż minimalne wynagrodzenie. Ustawa pozwala jednak wybrać zleceniobiorcy, z którego zlecenia chce podlegać ubezpieczeniom społecznym (niekoniecznie z pierwszego), jedynym warunkiem jest to, aby przychód z wybranego zlecenia nie był niższy niż minimalne wynagrodzenie. Niektóre jednostki posługują się jednak jeszcze starymi wzorami, w których pada pytanie jedynie o podleganie ubezpieczeniom z tytułu innej umowy zlecenia, bez pytania o podstawę wymiaru składek (przychód) ze zlecenia. W stanie prawnym sprzed 2016 r. to wystarczało, aby nie oskładkować kolejnego zlecenia.
Prowadzenie działalności
Najwięcej problemów powoduje sytuacja, w której zleceniobiorca prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, a zlecenie nie jest zawierane w jej ramach. Zdarza się, że wzory oświadczeń zawierają tylko punkt, w którym zleceniobiorca musi jedynie potwierdzić lub zaprzeczyć prowadzeniu działalności gospodarczej. Tymczasem to nie wystarczy. Prawo do zwolnienia ze składek ze zlecenia będzie miał przedsiębiorca, który nie korzysta z żadnych ulg i opłaca składki od podstawy nie niższej niż 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, a więc popularnie zwanego dużego ZUS.
Pozostają jednak trzy kategorie prowadzących działalność. Dwie z nich to:
  • korzystający z ulgi na start – prowadzą działalność gospodarczą w rozumieniu art. 18 prawa przedsiębiorców, ale nie opłacają składek na ubezpieczenie społeczne; korzystający z tej ulgi nie są jednak prowadzącymi „pozarolniczą działalność gospodarczą” w rozumieniu ustawy systemowej;
  • korzystający z preferencyjnych składek na zasadzie określonej w art. 18a ustawy systemowej, a więc opłacający składki od podstawy wynoszącej 30 proc. minimalnego wynagrodzenia.
Te dwie kategorie przedsiębiorców występujących w tym przypadku także jako zleceniobiorca nie będą miały prawa do rezygnacji z oskładkowania umowy zlecenia.
Ostatnia, trzecia kategoria to prowadzący pozarolniczą działalność, tj. korzystający z małego ZUS plus na zasadzie określonej w art. 18c ustawy systemowej, a więc opłacający składki od podstawy wynoszącej od 30 proc. minimalnego wynagrodzenia do 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia. W tym przypadku zwolnienie z oskładkowania zlecenia będzie możliwe tylko wtedy, gdy podstawa wymiaru składek w ramach małego ZUS plus będzie równa lub wyższa niż minimalne wynagrodzenie. Wzór oświadczenia może uwzględniać wszystkie te przypadki, aby zleceniobiorca mógł się do każdego z nich odnieść.
Urlop wychowawczy lub bezpłatny
Niektórzy płatnicy zapominają o umieszczeniu w oświadczeniach pytania o przebywaniu na urlopie wychowawczym. Niektórzy zleceniobiorcy znajdujący się w takiej sytuacji w pytaniu o przychód z wynagrodzenia o pracę mogą nawet przez pomyłkę wpisać kwotę zawartą np. w umowie o pracę, mimo że aktualnie nie jest im wypłacane wynagrodzenie. Niektórzy celowo, a inni z niewiedzy nie poinformują płatnika o korzystaniu z tego typu urlopów. Tymczasem osoba przebywająca na urlopie wychowawczym podlega z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, lecz tylko do chwili powstania innego tytułu, np. umowy zlecenia lub rozpoczęcia prowadzenia działalności. Ubezpieczenie z nowego tytułu staje się wówczas obowiązkowe. Natomiast osoba przebywająca na urlopie bezpłatnym nie podlega ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, dlatego w przypadku zlecenia zostanie zgłoszona do ubezpieczeń z tego tytułu.
Naruszenie dyscypliny
Płatnik nie ma możliwości zdobycia informacji o innych tytułach ubezpieczeniowych zleceniobiorcy jak tylko z jego oświadczenia. Gdy jest ono nieprawidłowe, nadal nie zwalnia to płatnika od negatywnych konsekwencji odprowadzenia zaniżonych składek. Gdy ZUS stwierdzi niedopłatę, konieczne będzie uregulowanie należności w prawidłowej wysokości oraz odsetek. Odsetki od nieterminowo opłaconych składek nie są bowiem związane z istnieniem winy po stronie płatnika. Nieopłacenie składek w prawidłowej wysokości zgodnie z art. 14 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest czynem naruszającym dyscyplinę. Zgodnie zaś z art. 19 tego aktu odpowiedzialność tę ponosi osoba, której można przypisać winę w czasie popełnienia naruszenia. Nie można jednak przypisać jej winy, jeżeli naruszenia nie można było uniknąć mimo dołożenia staranności wymaganej od osoby odpowiedzialnej za wykonanie obowiązku, którego niewykonanie lub nienależyte wykonanie stanowi czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych. Do takich sytuacji można zaliczyć taką, gdy płatnik został wprowadzony w błąd poprzez fałszywe oświadczenie. Mając na uwadze rygorystyczne podejście organów orzekających o naruszeniu, warto jednak zadbać o prawidłowe, niepozostawiające zleceniobiorcy wątpliwości oświadczenie. ©℗
Podstawa prawna
• art. 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695)
• art. 18 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086)
• art. 14 i art. 19 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1440; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 284)