● W jakiej sytuacji pracownika na zastępstwo można zatrudnić na pół etatu
● Kiedy osobę dotychczas pracującą na zastępstwo można przyjąć bez naboru
● Jaki rodzaj umowy dla osoby, która wcześniej pracowała na zastępstwo
● Czy przeniesienie do innego urzędu zwalnia stanowisko
● Jaką umowę można zawrzeć w celu zastępstwa osoby przesuniętej do innych zadań
● Dlaczego były urzędnik nie może być przyjęty ponownie na czas nieobecności innego członka korpusu SC
● Jeden z pracowników służby cywilnej przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Dyrektor generalny urzędu chciałby na czas jego nieobecności zatrudnić innego pracownika do wykonywania części jego obowiązków, natomiast pozostałą część obowiązków wymagającą szczególnych kompetencji rozdzielić pomiędzy pozostałych pracowników departamentu. Czy umowa na zastępstwo musi dotyczyć identycznego zakresu pracy, jaki miała osoba zastępowana, czy też może obejmować część tego zakresu i inne zadania, których osoba zastępowana nie miała w zakresie obowiązków? Czy w takiej sytuacji możemy zastępcę zatrudnić na 1 etatu, pomimo że pracownik zastępowany jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy?
Pracownik zatrudniony na zastępstwo może mieć węższy zakres obowiązków, a co za tym idzie, mniejszy wymiar czasu pracy niż pracownik zastępowany. Niedopuszczalne jest natomiast powierzenie osobie zastępującej zakresu obowiązków wykraczającego poza zakres obowiązków osoby zastępowanej. Istotą umowy na zastępstwo jest bowiem powierzenie nowemu pracownikowi obowiązków realizowanych dotychczas przez osobę, która jest nieobecna w pracy z przyczyn usprawiedliwionych. Zakres obowiązków osoby zastępującej może być jednak mniejszy niż ten, który miała osoba zastępowana. Zastępca nie musi mieć też identycznych warunków zatrudnienia jak osoba zastępowana. Jeżeli zakres obowiązków zastępcy jest węższy niż pracownika zastępowanego, uzasadnia to zatrudnienie tej osoby w wymiarze czasu niższym niż wymiar czasu pracy pracownika zastępowanego.
● Zatrudniliśmy pracownika na zastępstwo na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy jednej z pracownic (urlop macierzyński, a następnie rodzicielski). 14 października 2017 r. pracownica ta złożyła wniosek o rozwiązanie z nią stosunku pracy na mocy porozumienia stron z dniem 31 października 2017 r. Czy bez przeprowadzania naboru możemy zatrudnić na tym stanowisku osobę zatrudnioną w celu zastępstwa nieobecnej pracownicy?
Tak. W sytuacji gdy pracownik zastępowany złoży wypowiedzenie lub wystąpi do pracodawcy z propozycją rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron, możliwe jest zatrudnienie na zwalnianym stanowisku pracy tego pracownika, który dotychczas zastępował odchodzącego. Osoby zatrudniane na zastępstwo za nieobecnych członków korpusu służby cywilnej wyłaniane są w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru, tak jak wszyscy pracownicy zatrudniani w służbie cywilnej (z wyjątkiem osób zatrudnianych na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej). W sytuacji gdy w okresie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika powstanie więc potrzeba obsadzenia tego stanowiska pracy lub innego w urzędzie, a pracownik zatrudniony na zastępstwo spełnia wymogi określone dla tego stanowiska, możliwe jest nawiązanie z tym pracownikiem nowego stosunku pracy.
Zawarcie nowej umowy o pracę z członkiem korpusu służby cywilnej zatrudnionym na zastępstwo bez konieczności przeprowadzenia naboru może nastąpić jedynie przed powrotem do pracy osoby zastępowanej lub przed rozwiązaniem jej stosunku pracy.
Należy przy tym odróżnić termin zawarcia umowy od określonego w niej terminu rozpoczęcia pracy. Wystarczy więc, aby w czasie trwania umowy na zastępstwo została zawarta nowa umowa o pracę z zastępującym pracownikiem, natomiast termin rozpoczęcia pracy na wskazanym w niej stanowisku może być terminem późniejszym, przypadającym po rozwiązaniu stosunku pracy na zastępstwo spowodowanym powrotem zastępowanego pracownika albo jego odejściem z pracy. Dopuszczalnym rozwiązaniem jest także wprowadzenie za porozumieniem stron zmian w łączącej strony umowie na zastępstwo przez zmianę jej rodzaju oraz innych postanowień i tym samym przekształcenie jej w umowę o pracę na czas określony albo na czas nieokreślony.
● Jaką umowę o pracę możemy zawrzeć z pracownikiem dotychczas zatrudnionym w urzędzie na zastępstwo?
Z takim pracownikiem można zawrzeć każdy rodzaj umowy o pracę dopuszczalnej w służbie cywilnej. To znaczy zarówno kolejną umowę na zastępstwo (za innego pracownika), umowę na czas określony 12 miesięcy, umowę na czas nieokreślony, a także umowę na czas określony (ta możliwość dotyczy wyłącznie pracownika, który spełnia przesłanki do zawarcia umowy na czas nieokreślony).
Należy przy tym pamiętać, że umowę na czas nieokreślony można zawrzeć jedynie w przypadku gdy pracownik zatrudniony na zastępstwo:
otrzymał pozytywną pierwszą ocenę kwalifikacyjną w służbie cywilnej lubbył już wcześniej zatrudniony w służbie cywilnej na podstawie umowy na czas nieokreślony, lubbył wcześniej zatrudniony na podstawie mianowania zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o pracownikach urzędów państwowych.
Osoba, która nie spełnia żadnego z powyższych warunków, może być zatrudniona wyłącznie na podstawie umowy o pracę na czas określony 12 miesięcy.
Przypominamy, że pracownik służby cywilnej zatrudniony na zastępstwo ma możliwość spełnić warunek niezbędny do zatrudnienia w służbie cywilnej na czas nieokreślony, poddając się pierwszej ocenie w służbie cywilnej. Dokonanie takiej oceny będzie możliwe za jego zgodą oraz za zgodą dyrektora generalnego urzędu. Przewidywany okres, na jaki nawiązano stosunek pracy, powinien pozwalać na zachowanie ustawowych terminów dokonania takiej oceny (tj. przewidywana nieobecność zastępowanego pracownika będzie trwała dłużej niż osiem miesięcy). W takim przypadku proces pierwszej oceny rozpoczyna się w momencie wyrażenia zgody na poddanie się tej procedurze przez ww. osoby. Od tego momentu powinny być też liczone terminy związane z procesem pierwszej oceny.
Pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na zastępstwo nie kieruje się do odbycia służby przygotowawczej, nawet jeśli za zgodą dyrektora generalnego podlega on procedurze pierwszej oceny.
● Czy za osobę przeniesioną do innego urzędu na podstawie art. 64 ustawy o służbie cywilnej można zatrudnić innego pracownika na zastępstwo?
Nie, w takiej sytuacji nie można tego zrobić. Z istoty umowy na zastępstwo wynika ścisłe powiązanie jej ze stosunkiem pracy osoby zastępowanej. Czas trwania tej umowy obejmuje bowiem okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika. Przy czym przez usprawiedliwioną nieobecność w pracy należy rozumieć wszystkie okresy zawieszenia obowiązku świadczenia pracy niezawinione przez pracownika, np. okres niezdolności do pracy z powodu choroby, okres urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego oraz wychowawczego, urlopu bezpłatnego, odbywania służby wojskowej. Okresem usprawiedliwionej nieobecności są więc okresy, w których stosunek pracy z danym pracownikiem trwa, zawieszeniu ulega jedynie obowiązek świadczenia pracy. Umowa na zastępstwo nie może być zawarta w celu wykonywania zadań na nieobsadzonym stanowisku.
● Jeden z naszych pracowników przebywa na urlopie bezpłatnym w związku z powołaniem na wyższe stanowisko w służbie cywilnej. Jego obowiązki chcielibyśmy czasowo powierzyć innemu pracownikowi tej komórki, natomiast na miejsce przesuniętego pracownika zatrudnić nową osobę na zastępstwo. Czy takie rozwiązanie będzie prawidłowe?
Nie. W wyroku z 17 maja 2016 r. (sygn. akt II PK 99/15), Sąd Najwyższy podkreślił, że niedopuszczalne jest zawarcie umowy na czas zastępstwa pracownika, który nie był nieobecny w firmie, a wykonywał jedynie powierzone mu przez pracodawcę inne obowiązki. Oznacza to, że umowa zawarta w celu zastąpienia osoby przesuniętej do innych zadań nie jest umową o pracę na zastępstwo.
● W toku prowadzonego w urzędzie naboru w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej swoją kandydaturę zgłosiła osoba, która kilka lat temu była zatrudniona w tym urzędzie na podstawie mianowania, następnie podjęła pracę poza służbą cywilną. Czy w razie wygrania naboru możemy zatrudnić tego byłego urzędnika służby cywilnej na podstawie umowy na zastępstwo?
Kluczowe dla udzielenia odpowiedzi na powyższe pytanie będzie ustalenie, w jakich okolicznościach nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy w służbie cywilnej, a tym samym utrata statusu urzędnika przez kandydata do pracy. Co do zasady bowiem, zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej, ponowne zatrudnienie takiej osoby w korpusie służby cywilnej będzie następowało tylko na podstawie mianowania, z zachowaniem dotychczasowego stopnia służbowego.
Nie będzie to możliwe w sytuacji, gdy stosunek pracy urzędnika służby cywilnej:
wygasł w związku z odmową złożenia ślubowania;został rozwiązany ze względu na dwukrotną, następującą po sobie, negatywną ocenę okresową, dokonywaną przez bezpośredniego przełożonego;został rozwiązany ze względu na utratę nieposzlakowanej opinii; luburzędnik otrzymał karę dyscyplinarną w postaci wydalenia ze służby cywilnej.
Jeżeli więc stosunek pracy byłego urzędnika został rozwiązany z jednego z wyżej wskazanych powodów, ponowne nawiązanie stosunku pracy w służbie cywilnej będzie następowało na podstawie umowy o pracę, a nie mianowania. Nie ma jednak przeszkód, aby osoba taka została zatrudniona na podstawie umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej.
Podstawowym źródłem informacji o przyczynach ustania stosunku pracy jest świadectwo pracy. Jeżeli nie wynika z niego jednoznacznie, że stosunek pracy nie ustał z przyczyn wymienionych w art. 35 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej, pracodawca ma prawo domagać się przedstawienia innego dokumentu wystawionego przez byłego pracodawcę, a do tego czasu nie zatrudniać na podstawie mianowania.
Natomiast w pozostałych przypadkach art. 35 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej wyklucza prawo byłego urzędnika służby cywilnej do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Tym samym należy uznać, że jeżeli dojdzie do ustania stosunku pracy urzędnika służby cywilnej, a następnie jego ponownego nawiązania, to ponowne zatrudnienie, bez względu na wolę zatrudnianego lub pracodawcy, powinno być zatrudnieniem na podstawie mianowania w służbie cywilnej. W konsekwencji oznacza to brak możliwości zatrudnienia takiej osoby na podstawie umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej.
Przepisy ustawy o służbie cywilnej nie zawierają wyraźnej regulacji dającej w takiej sytuacji możliwość odrzucenia ofert złożonych przez byłych urzędników służby cywilnej z powodu niespełnienia wymagań formalnych. Jednak wydaje się, że w sytuacji gdy ze złożonych dokumentów wynika, iż do naboru prowadzonego w celu zatrudnienia na zastępstwo zgłosił się kandydat spełniający stawiane wymagania będący jednak osobą uprawnioną do nawiązania z nią stosunku pracy wyłącznie na podstawie mianowania, pracodawca przeprowadzający nabór może odmówić dopuszczenia tej osoby do udziału w naborze. Kandydat taki nie może być bowiem – z powodów prawnych – zatrudniony na warunkach określonych w ogłoszeniu, czyli na podstawie umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika. Zatem nieracjonalne byłoby prowadzenie naboru z jego udziałem, bowiem w razie uzyskania przez niego najlepszych wyników w trakcie tego naboru pracodawca nie ma możliwości zatrudnienia go na podstawie takiej umowy o pracę, która jest właściwa dla zatrudnienia na stanowisku obsadzanym w wyniku tego naboru.
Podstawa prawna
Art. 28 ust. 3, art. 35, art. 37 ust. 2, art. 38 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1889).
Par. 10 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 23 lipca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz.U. poz. 1144).
