W ciągu ostatniego półrocza na teren gminy wprowadziło się około pół tysiąca nowych mieszkańców. Powstały nowe osiedla i automatycznie zwiększyła się liczba spraw od petentów. Czy urzędnicy mogą nie załatwiać ich w terminie?
Zgodnie z ogólną zasadą organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Zatem pierwszym i najczęstszym błędem urzędników jest zakładanie już na starcie, że mają na to co najmniej miesiąc. Tak naprawdę nakaz ustawowy jest taki, by załatwiać sprawy jak najszybciej, w ciągu kilku dni. Miesięczny termin to wyjątek, który jest zdecydowanie nadużywany przez urzędników, co naraża potem ich szefa, czyli wójta, burmistrza lub prezydenta miasta na zarzuty bezczynności i konieczności toczenia sporów sądowych.
Kodeks mówi jasno, dłużej mogą być rozpatrywane tylko te sprawy, które wymagają postępowania wyjaśniającego. Mało tego, duża liczba spraw nie jest żadnym wytłumaczeniem i ich natłok nie może być argumentem do wydłużania terminu na ich rozpoznanie. W takiej sytuacji wójt powinien zdecydować się na zatrudnienie kolejnych urzędników lub przesunięcie ich między działami.
Nie można też zapomnieć o tym, że jeśli organ nie jest w stanie rozpoznać sprawy w obowiązujących terminach, nawet wydłużonych, to musi o tym fakcie poinformować mieszkańca, wskazać przyczynę i przewidywany termin zakończenia sprawy. Z kolei mieszkaniec zanim będzie mógł pójść do sądu, musi dopełnić formalności w postaci złożenia zażalenia na urząd do organu wyższego stopnia na zbyt długie rozpoznawanie sprawy. Dopiero po tym gmina może się obawiać skargi do sądu. Wcześniej jest ona niedopuszczalna. Jeśli sąd uzna skargę za zasadną, gminie grozi grzywna. Kara za opieszałość to nie jedyne możliwe konsekwencje. Trzeba pamiętać, że konkretnemu urzędnikowi za niezałatwienie sprawy w terminie grozi odpowiedzialność dyscyplinarna.