Z pracownikiem można zawrzeć porozumienie zmieniające albo wypowiedzieć mu dotychczasowe warunki. Można też uzgodnić z całą załogą – i to na dwa sposoby – że na pewien czas pogorszą się warunki zatrudnienia.
W chwili obecnej wielu przedsiębiorców mierzy się z koniecznością podjęcia działań mających na celu dostosowanie modelu działalności do nowej rzeczywistości wywołanej epidemią COVID-19. Jednym z aspektów, które należy wziąć pod uwagę jest dostosowanie zasad zatrudnienia do zmienionych warunków.
Niestety, mimo dość szerokiego wsparcia, jakie tarcza antykryzysowa daje pracodawcom, nie wszystkie podmioty spełniają kryteria, które warunkują otrzymanie pomocy – przede wszystkim w zakresie dofinansowania do wynagrodzeń. Nie każdy przedsiębiorca jest bowiem w stanie wykazać spadek obrotów na poziomie co najmniej 15 (w stosunku rok do roku) albo 25 proc. (w stosunku miesiąc do miesiąca). Mimo to jednak zakład pracy może być w trudnej sytuacji, np. z uwagi na utratę płynności finansowej. Tacy pracodawcy nie są jednak na straconej pozycji i również oni mają możliwość wdrożenia rozwiązań mających na celu restrukturyzację zatrudnienia – w tym zakresie mogą i powinni skorzystać ze znanych rozwiązań, jakie daje im kodeks pracy (k.p.).
Zmiany jedno- i dwustronne
Pierwszym rozwiązaniem, jakie daje k.p., jest po prostu zmiana umowy o pracę, o ile zgodzi się na to pracownik. W trybie porozumienia stron można zmienić właściwie każdy element umowy o pracę, np. wymiar etatu, wynagrodzenie, zasady premiowania itp. Nie można jednak modyfikować bezwzględnie obowiązujących przepisów k.p. (np. minimalny wymiar urlopu, minimalny okres wypowiedzenia). Zmiana wchodzi w życie z dniem uzgodnionym w porozumieniu, przy czym modyfikacja warunków zatrudnienia może być czasowa. Możliwe jest również rozwiązanie, w którym powrót do poprzednich warunków zatrudnienia nastąpi po spełnieniu określonych warunków.
Kolejnym rozwiązaniem, z którego może skorzystać pracodawca chcący zmienić warunki zatrudnienia swoich pracowników, jest wypowiedzenie warunków pracy i płacy, dokonane w trybie art. 42 k.p. W tym przypadku to pracodawca podejmuje decyzję o zmianie warunków zatrudnienia i komunikuje ją pracownikowi w formie wypowiedzenia warunków pracy lub płacy. Tym sposobem można obniżyć: wymiar czasu pracy zatrudnionego, wynagrodzenie i inne warunki pracy wynikające z umowy. Pracownik, któremu pracodawca wypowiedział dotychczasowe warunki pracy i płacy, może się jednak nie zgodzić na nowe warunki. W takim przypadku powinien poinformować pracodawcę o swojej decyzji nie później niż przed upływem połowy okresu wypowiedzenia. Jeśli tego nie zrobi, domniemuje się, że nowe warunki zatrudnienia zostały przyjęte (o tych skutkach wypowiedzenia należy pracownika poinformować w piśmie wypowiadającym umowę; jeśli się tego nie zrobi, pracownik na podjęcie decyzji co do przyjęcia nowych warunków ma czas do końca okresu wypowiedzenia). W przypadku gdy umowa o pracę rozwiąże się z uwagi na odmowę przyjęcia wypowiedzenia zmieniającego, może powstać konieczność wypłaty pracownikowi odprawy (z ustawy z 13 marca 2013 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969). W przypadku gdy w drodze wypowiedzenia zmieniającego planuje się zmianę umów większej grupy pracowników, może się również okazać, że ze względu na ryzyko rozwiązania dużej ilości umów pracodawca wpadnie w reżim zwolnień grupowych. W tym trybie nie można zmienić umowy o pracę pracownikom szczególnie chronionym, np. kobietom w ciąży lub osobom na urlopach macierzyńskich. Szczególne zasady obowiązują też w przypadku osób w wieku przedemerytalnym. W odniesieniu do nich wypowiedzenie zmieniające jest dopuszczalne wtedy, gdy jest to konieczne z uwagi na wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczącego wszystkich pracowników lub grupy pracowników, do której należy szczególnie chroniony. Poza tym takiemu pracownikowi można też wręczyć wypowiedzenie zmieniające, gdy utracił zdolność do wykonywania dotychczasowej pracy i jest to stwierdzone orzeczeniem lekarskim albo gdy bez swej winy utracił uprawnienia konieczne do wykonywania dotychczasowej pracy. [Więcej o zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników, w tym o odprawach, czytaj na s. C4 – red.]
Wielostronne porozumienie
Kodeks pracy daje również możliwość zmiany umów o pracę i warunków zatrudnienia w oparciu o porozumienie z pracownikami bez konieczności indywidualnych zmian umów o pracę. I tak, w przypadku gdy pracodawca chciałby zmienić warunki pracy na niekorzyść pracowników, może skorzystać z możliwości jakie daje art. 231a k.p. Przepis ten pozwala pracodawcy zawrzeć z pracownikami porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umowy o pracę. Z tego rozwiązania może jednak skorzystać tylko pracodawca nieobjęty zbiorowym układem pracy lub zatrudniający mniej niż 20 pracowników. W imieniu pracowników porozumienie zawiera reprezentujący ich związek zawodowy, a jeśli takowego nie ma – przedstawiciele pracowników wyłonieni do tego celu u danego pracodawcy. Porozumienie wchodzi w życie z dniem w nim określonym (nie wcześniej niż dzień jego zawarcia). Jest ono zawierane na maksymalnie trzy lata, przy czym okres ten – w drodze porozumienia – może zostać skrócony, jeśli sytuacja finansowa pracodawcy ulegnie poprawie. Podpisany dokument przekazuje się właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.
Kodeks pracy daje również możliwość zawarcia porozumienia o zawieszeniu stosowania w całości lub części przepisów prawa pracy na podstawie porozumienia zawieranego w trybie art. 91 k.p. Nie dotyczy to jednak wszystkich regulacji prawa pracy, a tylko przepisów wewnątrzzakładowych (regulaminy pracy, wynagradzania, premiowania, pakiety socjalne, porozumienia zbiorowe), które w swej treści regulują prawa i obowiązki stron stosunków pracy. Oznacza to, że zawieszane są postanowienia, które są dla pracowników korzystniejsze niż w przepisach ogólnie obowiązujących wewnętrznych (np. premia regulaminowa, dodatkowe dni urlopowe itp.). Skutkiem zawieszenia stosowania konkretnego przepisu prawa wewnątrzzakładowego jest to, że w jego miejsce automatycznie (z mocy prawa) wchodzi przepis powszechnie obowiązujący np. z k.p., o ile taki występuje.
Analogicznie, tak jak w przypadku rozwiązania z art. 231a k.p., maksymalny okres zawieszenia obowiązywania przepisów wewnątrzzakładowych wynosi trzy lata, przy czym okres ten może zostać skrócony w drodze porozumienia, jeśli sytuacja finansowa pracodawcy ulegnie poprawie. Porozumienie zawierane jest przez pracodawcę i związek zawodowy/przedstawicieli pracowników. Podpisany dokument również przekazuje się właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.
Uwaga na obniżkę etatu
Pracodawcy, którzy rozważają zastosowanie któregokolwiek z powyższych rozwiązań, lecz mają w planach również wystąpienie z wnioskiem o dofinansowanie do wynagrodzeń z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych na podstawie przepisów tarczy antykryzysowej (z uwagi na spadek obrotów, którego się spodziewają w najbliższych miesiącach) powinni rozważnie wprowadzać redukcję czasu pracy na podstawie standardowych przepisów prawa pracy. Dofinansowanie do wynagrodzeń przysługuje bowiem przy obniżeniu wymiaru etatu o maksymalnie 20 proc. i tak obniżony wymiar etatu nie może być mniejszy niż 1/2 etatu. Innymi słowy, dofinansowanie nie przysługuje do pracujących na mniej niż pół etatu. Dlatego obniżając wymiar czasu pracy na podstawie innych przepisów, warto zachować margines pozwalający na kolejną obniżkę wymiaru etatu – ale taką, która nie spowoduje, że pracownik będzie miał mniej niż 1/2 etatu.
