Zasadą jest, że każdy pracownik wykonujący pracę w godzinach nadliczbowych powinien otrzymać z tego tytułu dodatek do normalnego wynagrodzenia albo powinien skorzystać z innej formy rekompensaty w postaci udzielenia czasu wolnego.

Pracodawca powinien organizować pracę w taki sposób, aby była ona możliwa do wykonania przez pracowników w normalnym czasie pracy. Zasadą jest zatem, że pracownicy wykonują pracę w wymiarze godzin wynikającym z nominalnego czasu pracy na dany okres rozliczeniowy, oraz z umowy o pracę. Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym nominalny czas pracy wynosi np. 174 godziny i pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, to pracodawca powinien zorganizować mu pracę w taki sposób, aby mógł ją wykonać w normalnym czasie pracy. Z kolei pracownik zatrudniony np. w wymiarze 1/2 etatu powinien w tym okresie rozliczeniowym wykonywać pracę w wymiarze 88 godzin.
Definicja pracy w godzinach nadliczbowych
Co do zasady, pracą w godzinach nadliczbowych jest wykonywanie pracy ponad ustalone normy czasu pracy. Zgodnie z przepisami k.p. obowiązują dwie podstawowe normy czasu pracy, tj. norma dobowa - nieprzekraczająca ośmiu godzin i norma średniotygodniowa - nieprzekraczająca 40 godzin. Zatem zarówno praca ponad normę dobową, a zatem powyższej ośmiu godzin w danej dobie, jak też praca ponad normę średniotygodniową, czyli przeciętnie powyżej 40 godzin w tygodniu - jest pracą w godzinach nadliczbowych.
Definicja pracy w godzinach nadliczbowych obejmuje dodatkowo także szczególny przypadek wykonywania pracy ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, jeżeli zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy ma on w danej dobie wykonywać pracę dłużej niż przez osiem godzin. Wyższy niż ośmiogodzinny, dobowy wymiar czasu pracy jest charakterystyczny dla pracy wykonywanej w systemach równoważnego czasu pracy. W tych systemach pracownik może pracować w danej dobie w wymiarze znacznie wyższym niż osiem godzin, np. wykonuje on pracę przez 10, 12 lub 16 godzin. Jednak w innych dniach okresu rozliczeniowego korzysta z wolnego (ma tzw. dzień równoważący czas pracy) lub wykonuje pracę krócej, np. przez cztery lub sześć godzin. Wówczas w okresie rozliczeniowym czas pracy się bilansuje i dlatego wykonywanie pracy w danym dniu w przedłużonym dobowym wymiarze nie jest pracą nadliczbową.
Jeżeli jednak pracownik w danej dobie wykonuje pracę np. przez 13 godzin, zamiast zgodnie z harmonogramem przez dziesięć godzin, to praca ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, czyli powyżej dziesięciu godzin, będzie pracą w godzinach nadliczbowych.
Nie jest natomiast pracą w godzinach nadliczbowych praca wykonywana ponad dobowy wymiar czasu pracy, lecz w granicach ośmiu godzin, gdy dobowy wymiar czasu pracy jest niższy niż ośmiogodzinna norma. Zasada ta odnosi się zwłaszcza do pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, których rozkład czasu pracy przewiduje wykonywanie pracy w danej dobie przez czas krótszy niż osiem godzin, np. przez cztery godziny. Taki pracownik, pracując w danej dobie przez piątą, szóstą, siódmą i ósmą godzinę, nie wykonuje jeszcze pracy w godzinach nadliczbowych. Dopiero praca w danej dobie przypadająca ponad ośmiogodzinną normę dobową będzie pracą w godzinach nadliczbowych. Odrębną natomiast kwestią jest uprawnienie pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy do tego, aby w jego umowie o pracę ustalono liczbę godzin pracy ponad obowiązujący go wymiar czasu pracy, której przekroczenie uprawnia takiego pracownika do otrzymania, oprócz normalnego wynagrodzenia za wykonaną pracę także dodatku, jakby pracował w godzinach nadliczbowych.
PRZYKŁAD
NORMA DOBOWA
Czy można rozpocząć pracę w danej dobie od wykonywania pracy nadliczbowej?
Nie, bowiem praca nadliczbowa przypada po normalnym czasie pracy. Jeżeli zatem w konkretnym przypadku pracownik wykonuje pracę w poniedziałek w godzinach 7.00 - 15.00, zaś we wtorek rozpoczyna pracę o godz. 6.00, to nie jest to godzina pracy nadliczbowej z doby wtorkowej poprzedzająca pracę od godziny 7.00, lecz godzina pracy nadliczbowej z doby poniedziałkowej, bowiem doba poniedziałkowa kończy się we wtorek o godz. 7.00.
Dozwolone przypadki
W prawidłowo funkcjonującym zakładzie pracy praca w godzinach nadliczbowych w zasadzie nie powinna występować, a jeżeli się zdarzy, to powinno to być zjawisko wyjątkowe. Zakłada się bowiem, że podstawowe zadania, dla realizacji których utworzono dany podmiot, powinny być wykonywane w normalnym czasie pracy.
O wyjątkowości pracy w godzinach nadliczbowych świadczą zwłaszcza przesłanki dopuszczające jej polecanie, obowiązujące limity pracy nadliczbowej, a także zakazy i ograniczenia wykonywania takiej pracy przez określone grupy pracowników.
Zgodnie z przepisami art. 151 par. 1 k.p. praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:
  •  konieczności prowadzenia akcji ratunkowej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
  •  szczególnych potrzeb pracodawcy.
Pierwsza grupa przesłanek polecania pracy w godzinach nadliczbowych obejmuje zdarzenia nagłe, których terminu wystąpienia i rozmiaru nie można w żaden sposób przewidzieć. Chodzi tu zwłaszcza o takie zdarzenia, jak powódź, pożar, trzęsienie ziemi, katastrofy kolejowe, drogowe, lotnicze oraz awarie maszyn i urządzeń. Ze względu na nadzwyczajny charakter powyższych zdarzeń, przy prowadzeniu akcji ratowniczej i usuwaniu awarii mogą być zatrudnieni pracownicy niezależnie od umówionego rodzaju pracy (co jest określone w umowie o pracę). Oznacza to, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej albo usunięcia awarii, która to praca będzie rodzajowo inna, niż praca określona w jego umowie o pracę. Nadzwyczajny charakter zdarzeń usprawiedliwia także brak w takich przypadkach ustawowego limitu pracy nadliczbowej. Praca powinna być bowiem kontynuowana, aż do osiągnięcia określonego skutku, a więc zapewnienia życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.
Planowane naprawy i przeglądy maszyn i urządzeń, które powinny być regularnie dokonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie powinny być natomiast wykonywane w ramach pracy nadliczbowej. Takie czynności wchodzą bowiem w standardowy zakres prac na danym stanowisku i należy je wykonywać w normalnym czasie pracy.
Istotne jest także prawidłowe zakwalifikowanie pracy ponadnormatywnej wykonywanej przez pracowników zatrudnionych w jednostce organizacyjnej pracodawcy powołanej do usuwania określonego rodzaju awarii. Jeżeli pracownik zatrudniony w takiej jednostce wykonuje swoje czynności wynikające z umowy o pracę (usuwa skutki awarii) po godzinach pracy, to będzie to praca nadliczbowe ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy (a więc limitowana), nie zaś praca nadliczbowa wykonywana ze względu na konieczność usunięcia awarii.
Druga grupa przesłanek polecania pracy w godzinach nadliczbowych nie została bliżej sprecyzowana w przepisach k.p. Mówi się jedynie o szczególnych potrzebach pracodawcy, zatem w każdym przypadku ocena, czy potrzeba jest szczególna, należy do pracodawcy. Niewątpliwie jednak normalne zadania realizowane przez pracodawcę powinny być planowane i organizowane w taki sposób, aby pracownicy mogli je wykonać w normalnym czasie pracy. Zatem w sytuacjach typowych, zwyczajnych dla danego zakładu pracy, nie powinno się zarządzać pracy nadliczbowej. Praca taka nie powinna być także stosowana, jeżeli przez dłuższy czas utrzymuje się zapotrzebowanie na większy rozmiar pracy niż możliwy do wykonania przez pracowników w normalnym czasie pracy. Praca nadliczbowa nie powinna zatem stanowić planowanego elementu organizacji pracy w przypadkach, w których należałoby raczej rozważyć podjęcie decyzji kadrowych, czyli zatrudnić kolejnych pracowników.
POLECAJĄC PRACĘ NADLICZBOWĄ PAMIĘTAJ, ŻE:
  •  muszą wystąpić przesłanki jej wykonywania określone w przepisach,
  •  są grupy pracowników, wobec których taka praca jest zabroniona,
  •  obowiązują limity godzin pracy nadliczbowej,
  •  jeżeli praca nadliczbowa jest uzasadniona szczególnymi potrzebami pracodawcy, nie może naruszać okresów odpoczynku,
  •  jest ona opłacana normalnym wynagrodzeniem wraz z dodatkiem.
Obowiązek czy powinność
Żaden przepis kodeksu pracy wprost nie nakłada na pracownika obowiązku wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Taki obowiązek jest natomiast wyprowadzany z przepisów art. 100 k.p., które stanowią m.in., że pracownik jest obowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Do podstawowych obowiązków pracownika należy także dbałość o dobro zakładu pracy. Obowiązek wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych często wyprowadzany jest także z samej istoty stosunku pracy charakteryzującego się podporządkowaniem pracownika poleceniom pracodawcy.
Forma polecenia
Wydanie polecenia wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga zachowania szczególnej formy przez pracodawcę, np. formy pisemnej. Ze względu na nagłość i nieprzewidywalność zdarzeń uzasadniających wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych trudno nawet byłoby wymagać szczególnej formy wydawania takiego polecenia czy też wcześniejszego uprzedzania pracownika o ewentualnej konieczności wykonywania pracy po normalnym czasie pracy. W praktyce zatem polecenie pracy w godzinach nadliczbowych najczęściej jest wydawane ustnie.
Zmiana czasu
Zgodnie z przepisami ustawy z 10 grudnia 2003 r. o czasie urzędowym na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej oraz przepisami rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 15 marca 2004 r. w sprawie wprowadzenia i odwołania czasu letniego środkowoeuropejskiego w latach 2004-2008 - odwołanie czasu letniego środkowoeuropejskiego polega na zmianie wskazań zegarów z godziny 3.00 na godzinę 2.00. W konsekwencji pracownicy wykonujący pracę w nocy w dobie, w której następuje zmiana czasu z letniego na zimowy - pracują o godzinę dłużej. W takim przypadku należy do tych pracowników stosować przepisy o wykonywaniu pracy w godzinach nadliczbowych, co w konsekwencji oznacza obowiązek jej odpowiedniego zrekompensowania (nie tylko 100-proc. dodatkiem, ale także dodatkiem z tytułu pracy w porze nocnej.
Zakaz pracy po godzinach
Bezwzględny zakaz pracy w godzinach nadliczbowych dotyczy pracownicy w ciąży, a także pracownika młodocianego. Oznacza to, że pracodawca, nawet za zgodą takich pracowników albo na ich prośbę, nie może zatrudniać ich w godzinach nadliczbowych.
Względny zakaz pracy w godzinach nadliczbowych dotyczy natomiast pracownika (pracownicy) opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia. Oznacza to, że pracodawca może polecić takiemu pracownikowi (pracownicy) wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych jedynie za zgodą pracownika. Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z powyższego uprawnienia w tym samym czasie może korzystać tylko jedno z nich. Odpowiednie oświadczenie w tej sprawie powinno znajdować się w aktach osobowych pracownika.
Także przepisy pozakodeksowe przewidują regulacje dotyczące zakazu wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Zgodnie bowiem z przepisami art. 15 i 16 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w godzinach nadliczbowych, chyba że jest zatrudniona przy pilnowaniu lub lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników, a w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi zgodę na wykonywanie przez nią pracy w godzinach nadliczbowych.
Limity pracy
Przepisy kodeksu pracy określają dla każdego pracownika dopuszczalną liczbę godzin pracy nadliczbowej. Limity pracy nadliczbowej odnoszą się do przypadku wykonywania takiej pracy ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Obowiązują trzy limity pracy w godzinach nadliczbowych:
  •  dobowy,
  •  przeciętnie tygodniowy,
  •  roczny.
Dobowy limit pracy w godzinach nadliczbowych nie jest wprost określony w przepisach kodeksu pracy. Można go natomiast ustalić w sposób pośredni na podstawie przepisów gwarantujących pracownikowi korzystanie z dobowego okresu odpoczynku. Każdemu pracownikowi przysługuje w okresie doby - rozumianej jako 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy - prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Zakładając zatem, że pracownik wykonuje pracę w normalnym czasie pracy, czyli przez osiem godzin na dobę i korzysta z co najmniej 11 godzin nieprzerwanego dobowego odpoczynku - w każdej dobie pozostanie pięć godzin, które mogą być wypełnione pracą w godzinach nadliczbowych.
W konsekwencji dobowy limit pracy nadliczbowej nie może przekroczyć, co do zasady, pięciu godzin.
Jeżeli pracownik wykonuje pracę w systemie czasu pracy przewidującym wydłużony dobowy wymiar czasu pracy - to dobowy limit pracy nadliczbowej automatycznie się obniży, np. do trzech godzin, w przypadku wykonywania przez pracownika pracy przez dziesięć godzin w systemie równoważnego czasu pracy. Takiemu pracownikowi także należy bowiem zagwarantować co najmniej 11-godzinny dobowy okres odpoczynku (24-11=13; 13-10=3).
Tylko wyjątkowo w okresie doby pracownik może wykonywać pracę w godzinach nadliczbowych dłużej niż przez pięć godzin. Chodzi tu o sytuacje, gdy dobowy okres odpoczynku może być naruszony, co przewidują przepisy art. 132 par. 2 k.p. W okresie doby praca nadliczbowa może być wykonywana dłużej, niż przez pięć godzin jedynie przez pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy lub w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.
Limit tygodniowy
Tygodniowy limit pracy w godzinach nadliczbowych także nie jest wprost określony w przepisach kodeksu pracy. Można go natomiast ustalić w sposób pośredni na podstawie przepisów dotyczących łącznego tygodniowego czasu pracy. Zgodnie bowiem z przepisem art. 131 par. 1 k.p. - tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Skoro tygodniowa norma czasu pracy nie może przeciętnie przekroczyć 40 godzin, to w konsekwencji w każdym tygodniu obowiązuje pracownika przeciętnie ośmiogodzinny limit pracy nadliczbowej. W praktyce zatem może się zdarzyć, iż w niektórych tygodniach okresu rozliczeniowego pracownik będzie wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych w wymiarze np. 20 godzin (przez cztery dni po pięć godzin), natomiast w innych tygodniach okresu rozliczeniowego praca nadliczbowa w ogóle nie wystąpi. Przy polecaniu pracy w godzinach nadliczbowych trzeba bowiem uwzględnić fakt, że w każdym tygodniu okresu rozliczeniowego jej wymiar nie może przekroczyć przeciętnie ośmiu godzin.
Przekroczenie tygodniowego limitu pracy nadliczbowej może dotyczyć tylko pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, co wyraźnie wynika z przepisu art. 131 par. 2 k.p. Przepisy kodeksu pracy nie przewidują w tym zakresie żadnych innych wyjątków.
Limit roczny
Roczny limit pracy w godzinach nadliczbowych jest wprost określony w kodeksie pracy. Wynosi on dla każdego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Taki limit pracy nadliczbowej w roku kalendarzowym obowiązuje w związku z poleceniem pracy nadliczbowej ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Limit ten może być modyfikowany, a więc zarówno podwyższany, jak i obniżany, w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, bowiem zatrudnia mniej niż 20 pracowników.
Podwyższanie rocznego limitu pracy w godzinach nadliczbowych, stosowanego przy polecaniu takiej pracy ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy musi uwzględniać fakt obowiązywania łącznej tygodniowej normy czasu pracy (nieprzekraczającej przeciętnie w tygodniu 48 godzin). Teoretycznie rzecz biorąc, można zatem określić roczny limit pracy w godzinach nadliczbowych na poziomie 416 godzin (52 tygodnie x ośmiogodzinny limit pracy nadliczbowej przeciętnie w każdym tygodniu).
Natomiast roczny limit pracy nadliczbowej w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii - nie został określony. Praca nadliczbowa wykonywana w takich przypadkach nie podlega zatem wliczeniu do 150-godzinnego rocznego limitu pracy nadliczbowej, co oznacza, że nie pomniejsza ona tego limitu. Praca nadliczbowa niepodlegająca limitowi rocznemu dotyczy bowiem sytuacji wyjątkowych, czyli takich, które zdarzają się nagle i których nie można przewidzieć; nie można także przewidzieć, jak długo trwać będzie prowadzenie akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usuwanie awarii.
Wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii może zatem spowodować:
  •  naruszenie dobowego limitu pracy nadliczbowej, w konsekwencji ograniczając lub pozbawiając pracownika dobowego co najmniej 11-godzinnego okresu odpoczynku. W takim przypadku pracownikowi przysługuje tzw. równoważny okres odpoczynku udzielony w okresie rozliczeniowym,
  •  ograniczenie tygodniowego, co najmniej 35-godzinnego okresu odpoczynku; odpoczynek tygodniowy musi jednak obejmować co najmniej 24 godziny.
Wynagrodzenie za pracę
Za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych należy pracownikowi wypłacić normalne wynagrodzenie. Ta prosta zasada wynika z przepisu art. 80 k.p., zgodnie z którym pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za wykonaną pracę, oraz z przepisów art. 1511 k.p. stanowiących, że za pracę nadliczbową pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek.
Przepisy k.p. nie definiują pojęcia normalnego wynagrodzenia należnego pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych. Zatem w swojej strukturze powinno być ono maksymalnie zbliżone do wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymuje za pracę w normalnym czasie pracy. W wyroku z dnia 3 czerwca 1986 r. Sąd Najwyższy przyjął, że przez normalne wynagrodzenie należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników (sygn. akt I PRN 40/86, OSNCP 1987, z. 9 poz. 140). W uzasadnieniu Sąd Najwyższy wyjaśnił, że normalne wynagrodzenie jest pojęciem szerszym niż dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Normalne wynagrodzenie pracownik otrzymuje bowiem stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat. Wysokość tego wynagrodzenia obejmuje zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia, np. dodatek funkcyjny, dodatek za staż pracy, dodatek za pracę szkodliwą dla zdrowia. W skład normalnego wynagrodzenia może także wchodzić premia, jeżeli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych osiągnięć w pracy, nie objętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych.
Aby obliczyć wysokość normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, należy sumę wszystkich składników tego wynagrodzenia z miesiąca, w którym wystąpiła praca nadliczbowa, podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, czyli przez tzw. nominalny czas pracy, a następnie pomnożyć przez liczbę godzin pracy nadliczbowej wypracowanych przez pracownika w danym miesiącu.
Dodatek do wynagrodzenia
Wysokość dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych ustala się w zupełnie inny sposób niż wysokość normalnego wynagrodzenia za pracę nadliczbową. Podstawą do obliczenia 50 lub 100 proc. dodatku za godzinę pracy nadliczbowej jest albo wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką miesięczną lub godzinową albo (jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony) - 60 proc. wynagrodzenia obliczonego zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego.
Wiele lat obowiązywała zasada wynikająca z uchwały Sądu Najwyższego z dnia 30 grudnia 1986 r., zgodnie z którą wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną obejmowało także dodatek funkcyjny(sygn. akt III PZP 42/86, OSNC 1987/8/106). Ostatnio Sąd Najwyższy podjął uchwałę z dnia 3 kwietnia 2007 r., w myśl której dodatek funkcyjny nie powinien być wliczany do wynagrodzenia pracownika wynikającego z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką miesięczną lub godzinową (sygn. akt II PZP 4/07, niepublikowana). Oznaczałoby to, że wysokość dodatku z tytułu pracy nadliczbowej byłaby odpowiednio niższa u tych pracowników, którzy mają prawo do takiego dodatku.
PRZYKŁAD
CZAS WOLNY ZA NADGODZINY
Jak wpływa odbieranie przez pracownika czasu wolnego z tytułu pracy nadliczbowej na roczny 150-godzinny limit pracy nadliczbowej?
Korzystanie przez pracownika z czasu wolnego z tytułu wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych w żaden sposób nie niweluje samego zjawiska pracy ponadnormatywnej. Praca taka została wykonana i jeżeli była ona polecona ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy - to pomniejsza ona roczny limit pracy w godzinach nadliczbowych. Podobnie zresztą limit ten należy pomniejszać, jeżeli pracodawca sam decyduje się na udzielanie pracownikowi czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych.
PRZYKŁAD
JAK OBLICZYĆ DODATEK ZA NADGODZINY
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości (1200 zł.) oraz premię miesięczną w wysokości od 5 do 25 proc. wynagrodzenia miesięcznego. W czerwcu br. pracownik przepracował 2 godziny nadliczbowe w porze dziennej w swoje dni robocze (co oznacza, że powinien otrzymać za pracę przez te dwie godziny normalne wynagrodzenie wraz z dodatkiem w wysokości 50 proc. wynagrodzenia) oraz wykonywał przez 2 godziny pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w porze nocnej (co z kolei uprawnia pracownika do otrzymania za pracę przez te dwie godziny normalnego wynagrodzenia z dodatkiem w wysokości 100 proc. za pracę nadliczbową w porze nocnej oraz z dodatkiem za pracę w porze nocnej).
W celu obliczenia wysokości dodatku za pracę nadliczbową należy:
  •  1200 zł podzielić przez 160 godziny czyli nominalny czas pracy w czerwcu br.; otrzymany wynik (7 zł 50 gr) to wartość jednej godziny pracy z wynagrodzenia w stałej miesięcznej wysokości,
  •  łączną wartość premii z trzech miesięcy poprzedzających czerwiec (np. 520 zł) podzielić przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie tych trzech miesięcy (504 godziny); otrzymany wynik (1 zł 3 gr) to wartość jednej godziny pracy z tzw. zmiennych składników wynagrodzenia,
  •  dodać wynagrodzenie godzinowe (7 zł i 50 gr i 1 zł i 3 gr); otrzymany wynik (8 zł i 53 gr) to wartość jednej godziny pracy,
  •  60 proc. tej kwoty (5 zł i 12 gr) to kwota 100 proc. dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, natomiast połowa tej kwoty (2 zł 56 gr) to kwota 50 proc. dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.
Zamiast dodatku
Zamiast dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych można udzielić pracownikowi czasu wolnego. Czas wolny zastępuje zatem jedynie dodatek do wynagrodzenia na pracę nadliczbową (50 proc. lub 100 proc.). Nie zastępuje on natomiast normalnego wynagrodzenia za taką pracę.
Czas wolny z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych może być udzielony na pisemny wniosek pracownika. Pracownik powinien określić we wniosku termin, w których zamierza korzystać z czasu wolnego, a także liczbę godzin czasu wolnego. Udzielenie czasu wolnego zamiast wypłacenia dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych nie musi bowiem dotyczyć pełnego wymiaru pracy w godzinach nadliczbowych, a np. jedynie określonej części tych godzin. Tak sformułowany wniosek oznacza zatem, że za pracę w pozostałe godziny nadliczbowe pracodawca jest obowiązany do wypłacenia dodatku, niezależnie od normalnego wynagrodzenia.
Jeżeli pracodawca przychyli się do wniosku pracownika, czas wolny jest udzielany w wymiarze: godzina pracy nadliczbowej, godzina czasu wolnego. Termin odbioru godzin może przypadać zarówno w tym samym miesiącu, w którym wystąpiła praca nadliczbowa, jak i w kolejnym miesiącu, lub nawet w kolejnym okresie rozliczeniowym. Przy udzielaniu czasu wolnego na wniosek pracownika w zamian za dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych - przepisy nie wskazują bowiem maksymalnego terminu, w którym pracownik ma odebrać czas wolny. W praktyce zatem często dochodzi do udzielenia czasu wolnego w terminie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub następującym po jego wykorzystaniu.
Czas wolny udzielony na wniosek pracownika jest czasem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za którą pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie. Kwestia ta nie ma większego znaczenia, jeżeli pracownik odbiera czas wolny w tym samym miesiącu, w którym wystąpiła praca nadliczbowa. Wówczas doliczenie do jego wynagrodzenia określonego stawką miesięczną w stałej wysokości normalnego wynagrodzenia, np. za dwie godziny pracy nadliczbowej, a następnie odjęcie normalnego wynagrodzenia za dwie godziny wolne odbierane przez pracownika, nie spowoduje zmiany należnego wynagrodzenia. Podobnie pracownik opłacany stawką godzinową i odbierający np. cztery godziny czasu wolnego, za które wynagrodzenie nie przysługuje, uzyska dodatkowe cztery stawki godzinowe z tytułu wykonywania przez cztery godziny pracy nadliczbowej.
Nieco inaczej przedstawia się natomiast sytuacja pracownika, który decyduje się na odbiór czasu wolnego w innym miesiącu niż miesiąc, w którym pracował w godzinach nadliczbowych. W miesiącu, w którym wykonywał on pracę w godzinach nadliczbowych, uzyska wyższe wynagrodzenie, i to zarówno w przypadku, gdy jest wynagradzany stawką miesięczną w stałej wysokości, jak i stawką godzinową. Natomiast w miesiącu, w którym decyduje się na odbiór czasu wolnego - jego wynagrodzenie będzie odpowiednio niższe. Zgodnie bowiem z przepisem art. 80 k.p. - za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Przepisy o udzielaniu czasu wolnego za pracę w zamian za dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych - jeżeli następuje to na wniosek pracownika - nie przewidują gwarancji zachowania prawa do wynagrodzenia za ten czas.
Przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - zobowiązują pracodawcę do dołączania do indywidualnej karty ewidencji czasu pracy pracownika jego wniosku o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
Czas wolny w zamian za dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych może być także udzielony, gdy taką decyzję podejmie sam pracodawca. Wówczas jednak obowiązują bardziej rygorystyczne przepisy. Po pierwsze - czas wolny jest udzielany w zwiększonym wymiarze: godzina pracy nadliczbowej, półtorej godziny czasu wolnego. Po drugie - udzielenie czasu wolnego powinno nastąpić do końca okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiła praca nadliczbowa. Po trzecie - udzielenie czasu wolnego nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.
Podobnie jak w przypadku udzielania czasu wolnego na wniosek pracownika, także pracodawca może zdecydować, że za część godzin nadliczbowych wypłaci pracownikowi dodatek, natomiast pozostałą część zrekompensuje w formie czasu wolnego.
Ewidencjonowanie pracy
Przepisy kodeksu pracy, a także powołanego wyżej aktu wykonawczego dotyczącego dokumentacji pracowniczej nakazują pracodawcy ewidencjonowanie czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zatem wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, a także czas, w którym praca nadliczbowa przypada (pora nocna, pora dzienna, dni wolne), podlegają zaewidencjonowaniu.
Rozliczenie czasu pracy
Ustalenie, czy pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych, a następnie prawidłowe opłacenie tej pracy wymaga rozliczenia czasu pracy pracownika. Polega to na porównaniu przez pracodawcę godzin pracy i rozkładu czasu pracy zaplanowanych na dany okres rozliczeniowy z faktycznym czasem pracy pracownika w tym okresie zaewidencjonowanym w indywidualnej karcie ewidencji czasu pracy pracownika.
Ustalenie, czy pracownik wykonywał pracę nadliczbową na dobę, jest możliwe na bieżąco poprzez porównanie czasu faktycznie przepracowanego przez pracownika w danej dobie z czasem, który pracownik miał w danej dobie przepracować. Jeżeli np. w danej dobie pracownik miał przepracować osiem godzin, zaś z karty ewidencji czasu pracy, która powinna być prowadzona na bieżąco, wynika, że przepracował dziesięć godzin, to oznacza to, że w tej dobie wystąpiła praca nadliczbowa w wymiarze dwóch godzin. W innym dniu pracownik mógł mieć zaplanowaną pracę w wymiarze dziesięciu godzin, z tytułu zatrudnienia w systemie równoważnego czasu pracy. Z karty ewidencji czasu pracy wynika natomiast, że wykonywał pracę przez 13 godzin, co oznacza, że w tej dobie wystąpiła praca nadliczbowa w wymiarze trzech godzin. Jeżeli pracownik miał w harmonogramie dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, ale z karty ewidencji czasu pracy wynika, że przepracował w tym dniu dziesięć godzin, to oznacza to, że pracował dwie godziny nadliczbowe na dobę; praca powyżej ośmiogodzinnej normy dobowej jest bowiem pracą nadliczbową na dobę.
Ustalenie, czy pracownik wykonywał pracę nadliczbową, która spowodowała przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy jest natomiast możliwe dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wówczas, rozliczając czas pracy pracownika, można ustalić, czy oprócz pracy nadliczbowej na dobę wystąpiła także praca nadliczbowa powodująca przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.
Sposób, w jaki rozliczamy czas pracy, powinien umożliwić udzielenie odpowiedzi na pytanie, które godziny nadliczbowe powodują przekroczenie normy dobowej, które zaś przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Jak bowiem wynika z przepisów kodeksu pracy - dodatek z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy przysługuje pracownikowi jedynie w przypadku, gdy przekroczenie tej normy nie zostało spowodowane pracą w godzinach nadliczbowych na dobę.
ROZLICZENIE CZASU PRACY W JEDNOMIESIĘCZNYM OKRESIE ROZLICZENIOWYM OBEJMUJĄCYM LIPIEC 2007 R.
Wymiar czasu pracy - 176 godzin (4 x 40 = 160; 2 x 8 = 16; 160 + 16 = 176)
Dane z karty ewidencji czasu pracy:
  •  czas faktycznie przepracowany - 220 godzin
  •  praca w godzinach nadliczbowych na dobę w dni robocze pracownika - 10 godzin
  •  praca w jedną sobotę, która miała być dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy - 10 godzin; pracownik nie otrzymał w zamian innego dnia wolnego
  •  praca w jedną sobotę, która miała być dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy - 8 godzin; pracownik nie otrzymał w zamian innego dnia wolnego,
  •  praca w dwa dni harmonogramowo wolne (równoważące czas pracy) w wymiarze po 8 godzin.
Pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych na dobę - za 12 godzin - w wysokości 50 proc. wynagrodzenia za każdą godzinę
Ponadto pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy - za 32 godziny - w wysokości 100 proc. wynagrodzenia za każdą godzinę
220 - 12 = 208 (czas faktycznie przepracowany pomniejszony o pracę w godzinach nadliczbowych na dobę),
208 - 16 = 192 (czas faktycznie przepracowany bez pracy nadliczbowej na dobę ograniczony do rozmiarów 4 tygodni)
192 : 4 = 48 (w każdym tygodniu doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy o 8 godzin)
4 x 8 = 32 (liczba godzin nadliczbowych z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, za które przysługuje 100 proc. dodatek).
W przedstawionym przykładzie pracodawca naruszył przepisy kodeksu pracy bowiem pracownik przeciętnie w każdym tygodniu pracował ponad 48 godzin (220-16=204; 204:4=51). Dla sprawdzenia, czy nie doszło do przekroczenia łącznej tygodniowej normy czasu pracy (48 godzin) wystarczy czas faktycznie przepracowany przez pracownika sprowadzony do rozmiarów 4 tygodni podzielić przez 4. Łączna tygodniowa norma czasu pracy obejmuje bowiem zarówno pracę nadliczbową na dobę, jak i pracę nadliczbową powodującą przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy
JADWIGA SOWIŃSKA
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 80, art. 100, 131, 151, 1511-1516 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Art. 15 i 16 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. nr 123, poz. 776 z późn. zm.).
■ Rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
■ Ustawa z 10 grudnia 2003 r. o czasie urzędowym na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 16, poz. 144 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2004 r. w sprawie wprowadzenia i odwołania czasu letniego środkowoeuropejskiego w latach 2004-2008 (Dz.U. nr 45, poz. 418 z późn. zm.).
Limity pracy w godzinach nadliczbowych w przypadku wykonywania pracy nadliczbowej ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy / DGP
Wysokość dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych / DGP