Każdy może co miesiąc otrzymywać dane o opłaconych za niego należnościach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W tym celu powinien jednak złożyć wniosek do pracodawcy.
Obowiązek przekazania przez płatnika informacji miesięcznej wynika z art. 41 ust. 8b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: u.s.u.s.). Powołany przepis zobowiązuje do przekazania tych danych na żądanie ubezpieczonego, nie częściej jednak niż co miesiąc.
Informacja miesięczna będzie więc przekazana, gdy ubezpieczony zwróci się z takim żądaniem do płatnika składek. Dopuszczalna jest sytuacja, gdy ubezpieczony złoży oświadczenie, że taką informację chce co miesiąc otrzymywać za kolejne miesiące, jak również, że tylko za wybrane z nich.
Obowiązujące przepisy nakładają na płatnika obowiązek przekazania informacji rocznej za osoby, za które rozlicza składki, bez konieczności zgłoszenia takiego żądania. Taka informacja ubezpieczonym powinna zostać przekazana w terminie do 28 lutego następnego roku. Oznacza to, że za 2013 rok powinna zostać przekazana nie później niż do 28 lutego 2014 r.
Roczna informacja musi zawierać dane zawarte w raportach rozliczeniowych złożonych za ubezpieczonego do ZUS za okres od stycznia do grudnia określonego roku w podziale na poszczególne miesiące. Musi zawierać także datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.
Informacja jest przekazywana na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego w formie dokumentu elektronicznego. W sytuacji gdy płatnik co miesiąc przekazuje informacje zawarte w raportach swoim ubezpieczonym, uznać trzeba, że wypełnia on obowiązek, jaki nakłada na niego art. 41 ust. 8 u.s.u.s. (przekazania informacji rocznej). Tym samym nie będzie musiał tych samym danych przekazać jeszcze raz do 28 lutego 2014 r. Taka informacja powinna być jednak przekazana, gdy pomimo otrzymywania informacji miesięcznej ubezpieczony zwróci się o przekazanie mu także informacji rocznej. [przykład]
Informacja miesięczna może mieć postać raportu nazywanego potocznie raportem ZUS RMUA lub też może być przekazana w innej formie pisemnej, obejmującej wskazane dane. Ponieważ raport ten zawiera informacje wykazane w złożonym za ubezpieczonego raporcie ZUS RCA, w którym rozliczane są składki na ubezpieczenia społeczne, tryb sprostowania raportu tej informacji wiąże się z koniecznością sprostowania złożonego raportu ZUS RCA.
Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje przekazanych informacji, to zgodnie z art. 41 ust. 12 u.s.u.s. uznaje się je za zgodne ze stanem faktycznym. Chyba że informacje dotyczące okresu objętego raportem (ZUS RCA, ZUS RZA za dany miesiąc) zakwestionuje ZUS, wydając decyzję. Niezwykle ważne jest więc dokładne zapoznanie się z treścią informacji o wysokości należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w celu ustalenia, czy płatnik prawidłowo naliczył składki.
O złożeniu płatnikowi składek wniosku o sprostowanie danych zawartych w informacji ubezpieczony ma obowiązek zawiadomić ZUS. Sprostowanie przez płatnika raportu ZUS RCA, zgodnie z wnioskiem ubezpieczonego, pociąga za sobą obowiązek wydania zainteresowanemu nowej informacji obejmującej dane zawarte w skorygowanym raporcie. Jeżeli płatnik składek nie uwzględni reklamacji w terminie jednego miesiąca od daty jej wpływu, ZUS na wniosek ubezpieczonego przeprowadza postępowanie wyjaśniające i wydaje decyzję. Stwierdzone nią nieprawidłowości w raporcie płatnik ma obowiązek skorygować. Oczywiście po uprawomocnieniu się decyzji. A co za tym idzie, wydać ubezpieczonemu aktualną informację obejmującą dane wykazane w skorygowanym raporcie.
Pamiętać trzeba, że ZUS może także z urzędu zakwestionować i zmienić informacje przekazane w raportach składanych przez płatnika. W takim przypadku ma obowiązek poinformować o tej okoliczności ubezpieczonego i płatnika składek. Jeżeli w terminie 3 miesięcy od otrzymania zawiadomienia nie złożą oni wniosku o zmianę stanowiska ZUS, informacje zmienione przez ZUS traktuje się jako prawdziwe. W razie złożenia takiego wniosku ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję. Od niej przysługuje odwołanie do właściwego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych w terminie miesiąca od doręczenia.
Takie same obowiązki w zakresie przekazywania informacji ubezpieczonym istnieją w stosunku do wszystkich osób, odnośnie do których dany podmiot pełni obowiązki płatnika. A więc musi je przekazywać m.in. pracownikom, zleceniobiorcom i nakładcom. I to bez względu czy za te osoby opłaca składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne czy tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Informację o należnych składkach przekazuje się także osobom, za które płatnik tylko wykazuje składki, a więc tym które podlegają ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego czy też udzielonego urlopu wychowawczego.
Jeżeli ubezpieczeni nie złożyli wniosku o przekazywanie im co miesiąc danych o należnych za nich składkach, pracodawca nie musi im przekazywać informacji miesięcznej
Zgodnie z art. 41 ust. 11 u.s.u.s. – ubezpieczony, który uważa, że informacja nie jest zgodna ze stanem faktycznym, zgłasza na piśmie lub do protokołu do płatnika składek w terminie 3 miesięcy od otrzymania informacji wniosek o sprostowanie informacji zawartych w raportach (ZUS RCA, ZUS RZA)

Co w raporcie

Informacja powinna zawierać: tytuł ubezpieczenia, wysokość składek na ubezpieczenia społeczne, wymiar czasu pracy, zestawienie składek w podziale na poszczególne ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, podstawę wymiaru, kwotę składek w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika, zasiłki finansowane z budżetu państwa, rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, wypłacone zasiłki oraz wynagrodzenia z tytułu niezdolności do pracy, symbol wojewódzkiego oddziału NFZ, do którego przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne.

Żądanie sprostowania w ciągu trzech miesięcy

Ponieważ informacja o składkach zawiera informacje wykazane w złożonym za ubezpieczonego druku (ZUS RCA, ZUS RZA lub ZUS RSA), w którym rozliczane są składki na ubezpieczenia społeczne, tryb sprostowania tych imiennych raportów miesięcznych wiąże się z koniecznością przekazania ponownie informacji ubezpieczonemu. Aby tego dokonać, w myśl art. 41 ust. 11 u.s.u.s. ubezpieczony musi wnieść wniosek o sprostowanie na piśmie lub do protokołu do płatnika składek. Ma na to trzy miesiące od otrzymania tego raportu. Jeżeli tego nie zrobi, ZUS uzna informacje zawarte w tym dokumencie za zgodne ze stanem faktycznym.

PRZYKŁAD

Bez rocznego RMUA

Spółka ABC za każdy miesiąc 2013 roku przekazuje swoim ubezpieczonym raporty ZUS RMUA o wykazanych za nich składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Z uwagi na to, że płatnik przekazywał informacje miesięczne, nie musi przekazywać informacji rocznej.

Podstawa prawna

Art. 41 ust. 8, 8a, 11, 12 i 13 oraz art. 83 ust. 2 ustawy z 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Michał Jarosik, ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego