Najwięcej trudności sprawia odróżnienie definicji delegacji od oddelegowania. Jest to ważne, gdyż tylko w przypadku podróży służbowej diety i zwroty kosztów wyjazdu korzystają ze zwolnienia składkowego.
Podróże pracownicze mają kilka różnych form. Jedną z nich jest oddelegowanie. Tu jednak pojawia się problem, ponieważ przepisy nie definiują tego pojęcia. W efekcie trudno jest odróżnić delegację od oddelegowania.

Bez limitu czasowego

Definicję podróży służbowej można wyprowadzić z art. 775 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.). Z przepisu tego wynika, że delegacja posiada trzy cechy:
- jest odbywana na polecenie pracodawcy,
- w czasie podróży pracownik wykonuje zadanie służbowe,
- zatrudniony wyjeżdża poza siedzibę lub stałe miejsce pracy.
Ustawodawca nie określa limitu czasu trwania podróży służbowej. Bez wątpienia może ona trwać dłużej niż 30 dni (wynika to wprost z jednego z przepisów rozporządzenia dotyczącego delegacji). Często można się jednak spotkać ze stanowiskiem, w myśl którego podróż służbowa nie może trwać dłużej niż 3 miesiące. Zwolennicy tego poglądu opierają się na zasadzie mówiącej, że wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Jeżeli oczywiście nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Tworząc tę zasadę, ustawodawca wyraźnie określił w art. 42 par. 4 k.p., że dotyczy to powierzenia pracy innej niż określona w umowie, a nie pracy wykonywanej w innym miejscu.
W przypadku oddelegowania diety i zwrot kosztów podróży nie przysługują. Co nie zmienia jednak tego, że można wciąż korzystać z pewnych ulg.

Ustawodawstwo unijne

Przyjmijmy więc, że mamy do czynienia z oddelegowaniem i sprawdźmy, jak wygląda rozliczenie składek w takim wypadku. Pamiętając, że jesteśmy w Unii Europejskiej, musimy jeszcze dodatkowo założyć, że mimo świadczenia pracy za granicą składki wciąż są opłacane w Polsce.
Podstawy wymiaru składek nie stanowi część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem członków służby zagranicznej wykonujących obowiązki służbowe w placówce zagranicznej w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Ustawodawca wprowadził jednak zastrzeżenie, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach (jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone). W 2013 r. wynagrodzenie to wynosi 3713 zł.
Zwolnienie to w uproszczeniu można przedstawić następująco:
– przyjmijmy, że:
P – to przychód będący podstawą wymiaru składek
Rd – to równowartość diet za każdy dzień pobytu
– stwórzmy teraz dwa wzory:
1) P – Rd > 3713 zł
Jeżeli przychód (P) pomniejszony o równowartość diet (Rd) jest większy od 3713 zł, składki ZUS płaci się od różnicy P-Rd.
2) P – Rd ? 3713 zł
Jeżeli różnica jest mniejsza bądź równa 3713 zł, składki ZUS płaci się od tej kwoty.

Minimalna podstawa wymiaru

Najbardziej dyskusyjna jest sytuacja, gdy pracownik pracując za granicą, zarobił w ciągu miesiąca mniej niż 3713 zł, np. jego wynagrodzenie wyniosło 3500 zł. ZUS uważa, że w takiej sytuacji składki należy płacić od 3713 zł, mimo że przychód był niższy. Omawianą kwotę ZUS nazywa minimalną podstawą wymiaru składek za granicą.
Ze stanowiskiem tym trudno jest się jednak zgodzić. Przepis zawierający zwolnienie nie mówi o tym, ile ma wynosić „minimalna podstawa wymiaru”, tylko ile ma wynosić „minimalna podstawa wymiaru umożliwiająca skorzystanie ze zwolnienia”. To całkowicie zmienia sens zapisu. Dodatkowo możliwość wprowadzenia tak istotnej regulacji w drodze rozporządzenia budzi zastrzeżenia. Minimalna wysokość podstawy wymiaru składek powinna być określona w ustawie, a nie w rozporządzeniu.
W efekcie, jeżeli pracownik oddelegowany za granicę zarobiłby 3500 zł, składki powinny być płacone od tej właśnie kwoty, a nie jak twierdzi ZUS od kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia (3713 zł).
Omawiany problem nie występuje zbyt często. Wynagrodzenia w Polsce nie należą do najwyższych, a wyjazdy do innych krajów EU/EOG wiążą się z koniecznością zapewnienia co najmniej minimalnej pensji obowiązującej w tym kraju. Poza tym, aby skłonić pracownika do wyjazdu, pracodawca często zwiększa jego wynagrodzenie. Zazwyczaj więc wynagrodzenie pracownika oddelegowanego jest wyższe od 3713 zł. Wobec tego nie ma konfliktu z ZUS. Jeżeli jednak byłoby ono niższe, pracodawca ma do wyboru, albo zapłacić składki od 3713 zł, albo zaryzykować spór z ZUS.
U pracownika oddelegowanego podstawą wymiaru składek jest nadal przychód w rozumieniu przepisów podatkowych. Okazuje się jednak, że znaczna część wynagrodzenia może korzystać ze zwolnienia od składek
Podstawa prawna
Art. 42 par. 4, art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).
Par. 18 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).

Paweł Ziółkowski, specjalista w zakresie podatków i prawa pracy