Niezasadnie opłacone należności są zaliczane na poczet zaległych lub bieżących zobowiązań, a na wniosek oddawane. Zgłoszony do ubezpieczeń może z nim wystąpić, tylko jeżeli firma go zatrudniająca już nie istnieje.
Do obowiązków płatnika należy obliczanie, rozliczanie i przekazywanie do ZUS składek na ubezpieczenia społeczne. Musi on opłacać je w wysokości wynikającej z obowiązujących przepisów prawa. Czasami zdarza się jednak, że uiszcza należności, które w świetle ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: u.s.u.s.) nie są wymagane. W takim przypadku są one odprowadzone niezasadnie.
Sposób, w jaki ZUS postępuje z nienależnie opłaconymi składkami, uzależniony jest przede wszystkim od tego, czy płatnik posiada zaległe lub bieżące należności wobec ZUS.
Szczegółowo tryb postępowania w tym zakresie został określony w rozporządzeniu z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: rozporządzenie).
W sytuacji gdy wpłata składek na ubezpieczenia jest wyższa niż kwota należna z tego tytułu (wynikająca z rozliczenia dokonanego w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy), nadwyżkę pozostałą po pokryciu wymaganych składek na ubezpieczeonych za dany miesiąc kalendarzowy zalicza się:
1) proporcjonalnie na pokrycie zaległych należności funduszu emerytalnego i otwartych funduszy emerytalnych, począwszy od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności,
2) z kwoty pozostałej po rozliczeniu, o którym mowa w pkt 1, pokrywa się proporcjonalnie należności funduszu rentowego, funduszu chorobowego i funduszu wypadkowego, począwszy od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności,
3) z kwoty pozostałej po rozliczeniu, o którym mowa w pkt 2, pokrywa się należności z tytułu składek na FEP, począwszy od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności,
4) z kwoty pozostałej po rozliczeniu, o którym mowa w pkt 3, pokrywa się należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne, począwszy od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności,
5) z kwoty pozostałej po rozliczeniu, o którym mowa w ust. 4, pokrywa się proporcjonalnie należności FP i FGŚP, począwszy od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności.

Konieczna inicjatywa

Jeżeli płatnik składek nie posiada zaległych lub bieżących należności, ma prawo wystąpić do ZUS o zwrot. Może także nie składać takiego wniosku, co jednak spowoduje, że organ rentowy zaliczy nienależnie opłacone składki na poczet przyszłych należności. W praktyce odbywa się to w ten sposób, że o kwotę nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne pomniejsza się kolejną wpłatę z tego tytułu.
Podmiot decydujący się wystąpić do ZUS o zwrot składek powinien pamiętać, że może to uczynić dopiero po stwierdzeniu, że należności zostały opłacone niezasadnie. Wymóg ten wynika z art. 24 ust. 6c u.s.u.s. [przykład]
Organ rentowy powinien dokonać zwrotu nienależnie opłaconych składek w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli nie dotrzyma tego terminu, podlegają one oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, licząc od dnia złożenia wniosku o zwrot. Nie dotyczy to nienależnie opłaconych składek odprowadzonych do otwartego funduszu emerytalnego. Podlegają one wprawdzie zwrotowi, ale jedynie w wysokości nominalnej wartości składki.
Płatnik składek, na którego rzecz ZUS dokonał zwrotu nienależnie opłaconych składek, powinien następnie zwrócić ubezpieczonemu taką ich część, która została sfinansowana z jego środków. Do takiego wniosku prowadzi m.in. par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.). Wynika z niego, że po otrzymaniu zwrotu nadwyżki przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zobowiązany jest on niezwłocznie zwrócić ubezpieczonemu finansowaną przez niego część należności na te ubezpieczenia.

W terminie 30 dni

W przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego ZUS zobowiązany jest zawiadomić ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części przez niego sfinansowanej. W takim przypadku organ rentowy ma obowiązek zwrócić niezasadnie opłacone składki w tej części w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku właśnie osobie zgłoszonej do ubezpieczeń.
W orzecznictwie prezentowany jest pogląd, że pozytywne rozpatrzenie wniosku ubezpieczonego o zwrot nienależnie opłaconych składek w części, w jakiej zostały one pobrane z jego środków, nie jest uzależnione od tego, czy jego były płatnik składek posiada zaległe należności z tytułu składek (wyrok sądu apelacyjnego w Katowicach z 16 listopada 2010 r., sygn. akt III AUa 613/10). Jeżeli w takiej sytuacji konieczne jest sporządzenie dokumentów rozliczeniowych korygujących – z uwagi na brak płatnika składek – takie dokumenty powinien sporządzić z urzędu ZUS.

Nadpłata dla pracownika bez względu na zaległości

● Sama okoliczność, że płatnik posiada zaległości w opłacaniu składek, nie powoduje braku obowiązku ich zwrotu ubezpieczonemu w części przez niego finansowanej.

● Stosownie do art. 24 ust. 6f u.s.u.s. w przypadku braku płatnika lub jego następcy prawnego, zakład zawiadamia ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części przez niego finansowanej i na jego wniosek ZUS zwraca nadpłatę.

● Ubezpieczony otrzyma zwrot swoich składek, które uiszczone zostały niezasadnie tylko jeżeli płatnik nie istnieje i jeżeli nie ma po nim następców prawnych.

PRZYKŁAD

Po dokonanej korekcie

Spółka komandytowa pomimo przekroczenia przez jednego z pracowników rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nadal opłacała za niego składki na te ubezpieczenia. Po otrzymaniu zawiadomienia z ZUS o stwierdzonych nieprawidłowościach spółka złożyła dokumenty rozliczeniowe korygujące. W ten sposób została stwierdzona nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 1100 zł. Z uwagi na to, że spółka komandytowa nie posiadała zaległych lub bieżących należności z tytułu składek, złożyła wniosek o zwrot stwierdzonej nadpłaty.

Podstawa prawna

Art. 19 ust. 6a, art. 24 ust. 6a–8, art. 31, art. 32, art. 41 ust. 6–7b oraz art. 47 ust. 3–3b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Par. 13 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 78, poz. 465 z późn. zm.).

Adam Jagiełło, ekspert od ubezpieczeń społecznych