Szczególna ochrona zatrudnienia przysługuje związkowcom wskazanym imiennie uchwałą władz związku, którzy są członkami zarządu lub zostali upoważnieni do reprezentowania go wobec pracodawcy w sprawach z zakresu prawa pracy. Tak wynika z art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych.

Podjęcie przez organizację związkową uchwały o objęciu pracownika szczególną ochroną zatrudnienia i poinformowanie o tym pracodawcy nie są zatem wystarczające, aby ta osoba została skutecznie objęta ochroną. Pracownik musi dodatkowo spełniać jedną z dwóch przesłanek wskazanych powyżej – musi być członkiem zarządu organizacji związkowej albo (nie będąc nim) musi być upoważniony przez tę organizację do jej reprezentowania wobec pracodawcy w sprawach z zakresu prawa pracy. Sąd Najwyższy w wyroku z 12 stycznia 2012 r. (sygn. akt II PK 83/11) zwraca szczególną uwagę na tę drugą przesłankę.

Związek ma obowiązek przekazać pracodawcy informację o istnieniu upoważnienia poprzez przekazanie stosownego dokumentu. Zgodnie z orzecznictwem SN pełnomocnictwo takie może być zawarte w uchwale organizacji związkowej o objęciu pracownika szczególną ochroną. Dla objęcia nią nie ma znaczenia zakres takiego upoważnienia – może on być ograniczony tylko do niektórych spraw z zakresu prawa pracy (np. do spraw socjalnych).

Jeżeli związek nie przekaże informacji o upoważnieniu pracownika do reprezentowania związku, pracodawca ma prawo przyjmować, że osoba ta nie została objęta ochroną. Pozostaje jednak ryzyko uznania wadliwości czynności podjętych z naruszeniem ochrony, jeżeli związek wykaże, że pracownik wskazany uchwałą związku był upoważniony do jego reprezentowania.