Do regulaminu wynagradzania odpowiednie zastosowanie mają niektóre przepisy odnoszące się do układów zbiorowych pracy (art. 772 par. 5 k.p.). W rezultacie zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 24113 k.p. korzystniejsze postanowienia regulaminu z dniem jego wejścia w życie zastępują z mocy prawa warunki umowy o pracę wynikające z dotychczasowych przepisów. Z kolei postanowienia mniej korzystne pracodawca powinien wprowadzić w trybie art. 42 k.p., tj. poprzez wypowiedzenie zatrudnionym dotychczasowych warunków zatrudnienia lub za ich zgodą – na mocy porozumienia stron (aneksów do umów o pracę).

Dotyczy to nie tylko wprowadzania regulaminu wynagradzania po raz pierwszy, ale w szczególności dokonywania niekorzystnych dla pracowników zmian w obowiązujących regulacjach, zwłaszcza gdy modyfikowane są reguły wynagradzania czy też zasady premiowania (w tym nawet jeżeli zasadniczo wynagrodzenie nie uległo obniżeniu, lecz zmienione zostały zasady przyznawania jego poszczególnych składników lub struktura). Chodzi także o przypadki, gdy pracownicy pozbawieni zostają pewnych przysługujących im dotychczas przywilejów wykraczających poza standardy wynikające z powszechnych przepisów prawa (np. dodatkowych diet z tytułu podróży służbowych, różnego rodzaju historycznych dodatków np. za pranie odzieży, odpraw emerytalno-rentowych, wyższych niż kodeksowe dodatków za pracę w porze nocnej czy też godzinach nadliczbowych; por. uchwała Sądu Najwyższego z 15 września 2004 r., III PZP 3/04).

W takiej sytuacji aby umożliwić pracodawcy ujednolicenie systemu wynagradzania, dopuszczalne jest, zgodnie z art. 2413 par. 2 k.p., wypowiedzenie warunków pracy i płacy również tym zatrudnionym, którzy są chronieni przed wypowiedzeniem umowy (por. wyrok SN z dnia 12 maja 2011 r., II PK 6/11).