Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystywany w terminie ustalonym wcześniej z pracodawcą. Są jednak sytuacje, w których pracownik musi przesunąć urlop na później. Może też zostać do tego zmuszony przez pracodawcę.

Zeszyt 4
Do przesunięcia urlopu może dojść zarówno na wniosek pracownika, jak i z inicjatywy pracodawcy. W pierwszym przypadku wniosek musi być umotywowany ważnymi przyczynami, które uniemożliwiają pracownikowi wykorzystanie urlopu zgodnie z przeznaczeniem.
Ważne powody pracownika
Kodeks pracy nie wyjaśnia jednak, jakie przyczyny przesunięcia urlopu uznać można za ważne. Nie są one też w kodeksie wymienione nawet przykładowo. W piśmiennictwie prawa pracy przyjmuje się jednak, że za ważny powód wywołujący taki skutek można uznać np. chorobę członka rodziny pracownika, konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem, potrzebę załatwienia ważnych spraw osobistych czy na przykład przesunięcie urlopu współmałżonka pracownika, co uniemożliwia wspólny wyjazd na wakacje całej rodzinie. Chodzi zatem o przyczyny istotne z punktu widzenia pracownika, których wystąpienia nie można było przewidzieć w momencie sporządzania planu urlopów, czy ustalania terminu jego wykorzystania w porozumieniu z pracodawcą. Warto dodać, że chodzi tu o inne przyczyny niż wymienione w art. 165 k.p., które usprawiedliwiają nieobecność pracownika w pracy i których wystąpienie nakłada na pracodawcę obowiązek przesunięcia urlopu na termin późniejszy.
Decyzja pracodawcy
Decyzja, czy daną przyczynę można uznać za ważną, należy oczywiście do pracodawcy, który oceniając ją, rozstrzyga albo o akceptacji wniosku pracownika o przesunięcie urlopu albo o jego odrzuceniu. Wniosek ten nie jest bowiem dla niego wiążący. W art. 164 k.p. wskazano tylko, że przesunięcie urlopu może (nie musi) nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.
Na przykład w wyroku z 27 listopada 1997 r. (I PKN 393/1997, OSNP 1998/17/511) Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca nie jest zobowiązany do przesunięcia zaplanowanego terminu urlopu wypoczynkowego (art. 164 par. 1 k.p.) w celu umożliwienia pracownikowi uczestnictwa w strajku (proteście) głodowym. W uzasadnieniu do tego wyroku SN zauważył, że urlopy wypoczynkowe są udzielane zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową i przy braniu pod uwagę wniosków pracowniczych oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 par. 1 k.p.). Pracodawca nie musi zatem udzielić urlopu poza terminem wynikającym z planu urlopów, a jedynie może to uczynić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 par. 1 k.p.) podlegającymi ocenie m.in. z punktu widzenia funkcji urlopu.
Zdaniem SN, nie można więc stawiać pracodawcy odmawiającemu przesunięcia terminu urlopu ze względu na cele sprzeczne z jego wypoczynkową funkcją zarzutu nadużycia prawa, chyba że przemawiałby za tym szczególny interes osobisty lub rodzinny pracownika (np. konieczność opieki nad dzieckiem po wyczerpaniu okresu pobierania zasiłku opiekuńczego). We wspomnianej sferze nie mieszczą się w zasadzie interesy związane z przynależnością pracownika do związku zawodowego, zwłaszcza zaś wtedy, gdyby urlop w nowym terminie miał być przeznaczony na udział w proteście głodowym, nie tylko niezapewniającym wypoczynku, lecz stwarzającym ponadto zagrożenie dla zdrowia, a w skrajnym wypadku nawet dla życia pracownika.
Z woli pracodawcy
Do przesunięcia terminu urlopu pracownika może dojść także z inicjatywy pracodawcy, ale tylko wtedy, gdy uzasadniają to szczególne potrzeby firmy, bo nieobecność pracownika w pracy spowodować mogłaby poważne zakłócenia toku pracy. Przykładowo potrzebami takimi może być konieczność usunięcia awarii, kontrola w firmie wymagająca obecności danego pracownika czy podpisanie umowy istotnej dla bytu firmy, której wykonywanie musi zacząć się niezwłocznie. Również i w tym przypadku ocena, czy wystąpiły szczególne potrzeby uzasadniające przesunięcie terminu urlopu pracownika należy do pracodawcy i pracownik nie ma na nią żadnego wpływu.
Pracownik, który nie zgadza się z decyzją pracodawcy o przesunięciu terminu urlopu, może domagać się - przed sądem pracy - aby urlop został mu udzielony zgodnie z planem. W takiej sytuacji pracodawca będzie musiał udowodnić, że obecność pracownika w pracy była w tym czasie naprawdę konieczna. Dlatego decyzji o przesunięciu pracownikowi terminu urlopu pracodawca nie powinien podejmować pochopnie, szczególnie jeśli wie, że spotka się to ze sprzeciwem pracownika.
Zwrot kosztów
Kodeks pracy nie przesądza, czy pracodawca, który przesuwa pracownikowi urlop na termin późniejszy i robi to ze szczególnych potrzeb, powinien zwrócić pracownikowi koszty poniesione przez niego w bezpośrednim związku z przeniesieniem terminu urlopu. W piśmiennictwie prawa pracy uznaje się jednak, że w tym przypadku należy zastosować przez analogię art. 167 par. 2 k.p., co oznacza, że pracodawca decydujący się na przesunięcie terminu urlopu pracownikowi musi liczyć się z koniecznością poniesienia z tego tytułu dodatkowych kosztów.
Obowiązkowa zmiana
Kodeks pracy nakłada też na pracodawcę obowiązek zmiany ustalonego wcześniej terminu urlopu pracownika, jeśli pracownik nie może go rozpocząć z przyczyn od niego niezależnych. Przyczyny te wymienia art. 165 k.p. Zgodnie z nim pracodawca musi przesunąć urlop na termin późniejszy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć go w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, w szczególności z powodu:
  •  czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
  •  odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  •  powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy,
  •  urlopu macierzyńskiego.
Zawarte we wspomnianym przepisie wyliczenie jest jedynie przykładowe. Oznacza to, że obowiązek przesunięcia urlopu spoczywa na pracodawcy także wówczas, gdy nastąpią inne przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy, takie jak na przykład konieczność opieki nad dzieckiem czy innym chorym członkiem rodziny, tymczasowe aresztowanie czy inne okoliczności uniemożliwiające pracownikowi stawienie się do pracy i jej wykonywanie. Przyczyny te wymienia rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
W razie wystąpienia okoliczności uniemożliwiających pracownikowi rozpoczęcie urlopu pracodawca musi przesunąć mu ten urlop na inny termin. Jest to jego obowiązek i nawet zawarcie porozumienia z pracownikiem nie usprawiedliwia odstąpienia od niego. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 1999 r. (I PKN 350/1999, OSNP 2001/6/198), zgodnie z którym pracodawca nie może skutecznie udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi niezdolnemu do pracy nawet wówczas, gdy pracownik wyraził na to zgodę, a więc udzielenie urlopu wypoczynkowego nie przerywa niezdolności pracownika do pracy.
WAŻNE
W okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony z pracownikiem pracodawca musi udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym
Bez wniosku
Przesunięcia terminu urlopu pracodawca dokonuje samodzielnie, po uzyskaniu informacji o wystąpieniu okoliczności uniemożliwiających pracownikowi rozpoczęcie urlopu. Pracownik nie musi więc składać żadnego wniosku w tej sprawie, wystarczy, że poinformuje pracodawcę o zaistniałej sytuacji. Ma jednak obowiązek udokumentowania istnienia przyczyny uniemożliwiającej mu rozpoczęcie urlopu. W tym celu powinien na przykład przedstawić pracodawcy odpowiednie zaświadczenie lekarskie.
Dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy wymienia par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy. Zgodnie z tym przepisem dowodami takimi są:
  •  zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
  •  decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
  •  oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza,
  •  imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
  •  oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Małgorzata Jankowska
malgorzata.jankowska@ infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 164 i 165 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 96, poz. 281).
Wzór wniosku o przesunięcie urlopu / DGP