Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. W praktyce zasada ta jest często nierespektowana, a nieudzielony wypoczynek staje się urlopem zaległym. Należy go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, o czym stanowi wprost art. 168 kodeksu pracy. Urlop ten nie musi być jednak w całości wykorzystany w tym terminie. Wystarczy, aby 30 września był pierwszym dniem udzielonego, zaległego wypoczynku.

Przytoczony powyżej przepis kładzie nacisk na powinność pracodawcy udzielenia pracownikowi urlopu zaległego, a nie na obowiązek wykorzystania go w określonym czasie przez zatrudnionego. Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Problematyczna może być sytuacja, gdy pracownik nie chce skorzystać z zaległego urlopu przed upływem terminu wskazanego w k.p. Na ten temat wypowiadał się Sąd Najwyższy. W wyroku z 25 sierpnia 2004 r. (I PZP 4/04) stwierdził, że nie ma jednej i prostej odpowiedzi na pytanie, czy pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na zaległy urlop. Odpowiedź zależy od okoliczności, a te mogą być rozmaite. Jednak w późniejszym orzeczeniu z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) SN stanął na stanowisku, że pracodawca może wysłać zatrudnionego na zaległy wypoczynek, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Wskazał, że przepisy dotyczące urlopu wypoczynkowego mają charakter bezwzględnie obowiązujący i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi wypoczynku w określonym wymiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a zatrudniony nie może zrzec się prawa do niego i odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami. Stanowisko SN zasługuje na aprobatę.