Uprawnienia urlopowe ustala się z uwzględnieniem stażu pracy i wykształcenia pracownika. Zasady w tym zakresie są jednak zróżnicowane w zależności od tego, czy pracownik nabywa prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego w życiu czy do kolejnego. Niektóre kategorie pracowników mają także prawo do urlopów dodatkowych.

Problematyka dotycząca uprawnień urlopowych jest dość obszerna. Zasadnicze znaczenie w tej materii mają przepisy działu siódmego rozdziału I kodeksu pracy, które definiują podstawowe pojęcia w tym zakresie oraz ustalają reguły udzielania urlopów wypoczynkowych. Znajomość tej materii jest konieczna dla prowadzenia prawidłowej polityki urlopowej, ale niewystarczająca.
Zagadnienia dotyczące uprawnień urlopowych wykraczają bowiem poza ramy tego działu i unormowane są zarówno w innych przepisach kodeksu pracy (pracownicy młodociani), jak i w przepisach odrębnych (np. pracownicy niepełnosprawni, kombatanci, inwalidzi wojenni). Ujęcie tych kwestii kompleksowo powinno więc stanowić dla pracodawców ułatwienie w zakresie ustalania uprawnień urlopowych swoich pracowników.
Prawo do urlopu wypoczynkowego
Prawo do urlopu wypoczynkowego nabywa każdy pracownik, ale w zależności od tego, czy podejmuje on pierwszą pracę czy kolejną, zasady ustalania tego uprawnienia są zróżnicowane. Także wymiar urlopu jest różny z uwagi na staż i wykształcenie pracownika. Prawo do urlopu wypoczynkowego stanowi jedno z podstawowych uprawnień pracowniczych, które zagwarantowane zostało nie tylko w kodeksie pracy ale także w przepisach rangi konstytucyjnej. Prawo to zostało również ujęte w katalogu podstawowych zasad prawa pracy. Jego celem jest zapewnienie pracownikowi wypoczynku i regeneracji sił po okresie wykonywania pracy, a więc w konsekwencji ochrona zdrowia pracownika.
ENCYKLOPEDIA PRAWA
  •  Prawo do urlopu - uprawnienie pracownika polegające na domaganiu się od pracodawcy zwolnienia go z powinności wykonywania pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w celu skorzystania z wypoczynku
  •  Wymiar urlopu - długość (liczba dni) urlopu przysługującego danemu pracownikowi z tytułu ogólnego stażu pracy i jego wykształcenia, względnie doliczenia innych okresów zaliczanych do stażu urlopowego
CECHY URLOPU
Urlop wypoczynkowy powinien być:
  •  coroczny - pracownikowi po nabyciu prawa do pierwszego urlopu przysługuje urlop w każdym kolejnym roku kalendarzowym zatrudnienia u danego pracodawcy,
  •  nieprzerwany - pracodawca udziela pracownikowi urlopu w całości, a jego dzielenie na części może nastąpić tylko na wniosek pracownika,
  •  płatny - za czas urlopu pracownik otrzymuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie wykonywał pracę.
Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje osobom zatrudnionym w ramach stosunku pracy. Osobom świadczącym pracę na innej podstawie może przysługiwać prawo do urlopu tylko wówczas, gdy stanowią tak przepisy szczególne (np. osoby zatrudnione na umowę o pracę nakładczą) lub gdy wynika ono z umowy (np. zlecenia, agencyjnej, kontraktu menedżerskiego). Prawo do urlopu wypoczynkowego:
  •  ma charakter osobisty, polegający na tym, że nie może być ono przeniesione na inną osobę ani też pracownik nie może zrzec się tego prawa,
  •  powinno być realizowane w naturze, co ogranicza wypłatę ekwiwalentu pieniężnego w zamian za niewykorzystany urlop tylko do sytuacji, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
  •  ma charakter roszczeniowy, uprawniając pracownika do domagania się od pracodawcy udzielenia urlopu, a pracodawcę zobowiązuje do jego udzielenia,
  •  jest świadczeniem powtarzalnym, gdyż przysługuje pracownikowi w każdym roku zatrudnienia.
Pierwszy urlop i kolejny
Pracodawca już na samym wstępie powinien ustalić, czy pracownik podejmuje pracę po raz pierwszy, czy jest to dla niego kolejne zatrudnienie. Ustalenia te mają istotne znaczenie, gdyż kodeks pracy rozróżnia prawo do urlopu pierwszego i kolejnego. Rozróżnienie to odgrywa także doniosłą rolę w praktyce, dzieląc pracowników w zakresie uprawnień urlopowych na początkujących i posiadających staż zawodowy. Otóż pracownik podejmujący swoją pierwszą pracę uzyskuje prawo do tzw. urlopów cząstkowych z upływem każdego miesiąca pracy. W roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął pracę, urlop ten przysługuje mu w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (przykład 1).
PRZYKŁAD 1
PRAWO DO PIERWSZEGO URLOPU
Pracodawca zatrudnił od 1 października 2006 r. nowego pracownika, który ukończył szkołę średnią i rozpoczął studia na pierwszym roku w systemie zaocznym. Jest to dla niego pierwsza praca. Zatrudnienie pracownika jest kontynuowane nieprzerwanie do teraz.
Pracownik uzyskał prawo do pierwszego urlopu w wymiarze 3/12 z 20 dni urlopu za miesiące przepracowane w 2006 roku. Od stycznia nabył on prawo do kolejnego urlopu w pełnym wymiarze (20 dni), pod warunkiem że umowa będzie trwała przez cały rok.
Konstrukcja prawa do pierwszego urlopu nasuwa dwa zasadnicze wnioski. Po pierwsze, pracownik nabywa urlop sukcesywnie po przepracowaniu każdego miesiąca, a, po drugie, jego wymiar odpowiada wymiarowi urlopu, jaki będzie przysługiwać mu po przepracowaniu roku. Może się więc zdarzyć, że w pierwszym roku zatrudnienia pracownik skorzysta z urlopu w wyższym wymiarze, niż wynika to z jego stażu urlopowego (przykład 2).
PRZYKŁAD 2
WYŻSZY WYMIAR PIERWSZEGO URLOPU
Absolwent szkoły wyższej podjął od 1 marca tego roku swoją pierwszą pracę. Po ukończeniu studiów przez rok pobierał zasiłek dla bezrobotnych. Staż urlopowy tego pracownika wynosić będzie 9 lat (8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej i 1 rok okresu pobierania zasiłku dla bezrobotnych), ale mimo to po przepracowaniu jednego miesiąca nabędzie on prawo do urlopu w wymiarze 1/12 z 26 dni urlopu. Wymiar pierwszego urlopu ustalany jest bowiem w wymiarze urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, a pracownik po roku pracy będzie miał 10-letni staż urlopowy.
Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Uprawnienie to powstaje z początkiem roku, tj. z dniem 1 stycznia. Dla powstania prawa do kolejnego urlopu wystarczy, że pracownik pozostaje w stosunku pracy, nie musi natomiast faktycznie świadczyć w tym czasie pracy (np. z powodu choroby). Wyjątkiem jest tu sytuacja, gdy pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego, podczas którego ulegają zawieszeniu prawa i obowiązki stron.
W jakim wymiarze
W aktualnym stanie prawnym obowiązują dwa wymiary urlopu wypoczynkowego. O tym, który ma zastosowanie w konkretnym przypadku, decyduje staż pracy danego pracownika. Według kodeksu pracy granicą rozstrzygającą o wymiarze urlopu jest staż wynoszący dziesięć lat. Wymiar urlopu wynosi bowiem:
  •  20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż dziesięć lat,
  •  26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej dziesięć lat.
Przepisy kodeksu pracy nie stoją na przeszkodzie, aby w regulacjach zakładowych (np. układzie zbiorowym pracy) lub w umowie o pracę ustalić korzystniejszy wymiar urlopu dla pracowników. W takim przypadku będzie miał on pierwszeństwo przed wymiarem ustawowym. W żadnym jednak razie pracodawca nie może obniżyć wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi z mocy pracy stosownie do jego stażu pracy.
Natomiast przy ustalaniu wymiaru urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy kierować się zasadą proporcjonalności. Zasada ta wymaga, aby wymiar urlopu był ustalony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu wynikający z ogólnego stażu (20 lub 26 dni). Jeżeli z obliczeń wyniknie niepełny dzień urlopu, zaokrągla się go w górę do pełnego dnia (przykład 3).
PRZYKŁAD 3
URLOP PRACOWNIKA ZATRUDNIONEGO NA CZĘŚĆ ETATU
Pracodawca przyjął do pracy dwóch nowych pracowników. Jeden z nich zatrudniony został w pełnym wymiarze czasu pracy i legitymuje się ośmioletnim stażem pracy, drugi natomiast został zatrudniony na 1/2 etatu (wykonuje pracę codziennie po 4 godziny) i posiada 12-letni staż pracy. Wymiar urlopu dla pierwszego pracownika wynosić będzie 20 dni, zaś urlop pracownika pracującego codziennie po cztery godziny wyniesie 13 dni (1/2 z 26 dni), przy czym należy pamiętać, że przy udzielaniu urlopu pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze jeden dzień odpowiada 8 godzinom pracy, co daje po przeliczeniu 104 godziny urlopu. Urlop tego pracownika zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy wynoszącym cztery godziny dziennie będzie więc trwał 26 dni (104: 4 = 26 dni).
Jak ustalić staż pracownika
Kodeks pracy statuuje generalną zasadę, według której do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.
Problematyka związana z ustalaniem uprawnień urlopowych łączy się nieuchronnie ze stażem pracowniczym. Jest tak dlatego, że kodeks pracy warunkuje prawo do urlopu i jego wymiar od okresu zatrudnienia pracownika. Ustalenia w tej kwestii pracodawca powinien poczynić już w chwili zatrudnienia nowego pracownika.
Powinność ta koresponduje z obowiązkiem przedstawienia każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę pisemnej informacji o najistotniejszych warunkach zatrudnienia, określającej m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego. Podstawą do wyliczenia stażu pracowniczego są świadectwa pracy oraz inne dokumenty stwierdzające okresy zaliczane do stażu pracy.
Ustalenie ogólnego stażu
Ustalając uprawnienia urlopowe, należy ustalić staż ogólny pracownika, sumując wszystkie okresy zatrudnienia na podstawie stosunku pracy oraz okresy podlegające zaliczeniu do stażu pracowniczego. Ogólny staż uzależniony jest przede wszystkim od okresu zatrudnienia pracowniczego, ale w grę mogą wchodzić także inne okresy, które na mocy odrębnych ustaw wliczane są do stażu pracownika (przykład 4).
PRZYKŁAD 4
OKRESY WLICZANE DO STAŻU
Pracownik ukończył szkołę średnią, a następnie odbył służbę wojskową. Przez kolejny rok pobierał zasiłek dla bezrobotnych i przez pięć miesięcy stypendium z urzędu pracy w ramach odbywanego stażu. Wszystkie wymienione okresy podlegają zaliczeniu do ogólnego stażu pracowniczego, dlatego pracownik powinien przedłożyć pracodawcy świadectwo ukończenia szkoły średniej, książeczkę wojskową oraz zaświadczenie z urzędu pracy o okresie pobierania zasiłku i stypendium. Od udokumentowania tych okresów zależeć będzie wymiar jego urlopu wypoczynkowego.
Wcześniejsze zatrudnienia na podstawie umowy o pracę pracownik dokumentuje świadectwami pracy. Kodeks pracy statuuje tu generalną zasadę, według której do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i jego wymiar, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, i to bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.
Kodeks pracy statuuje także zasadę, którą należy się kierować, w sytuacji gdy pracownik pracuje u więcej niż jednego pracodawcy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.
Inne okresy wliczane do stażu urlopowego
Choć wydawałoby się, że w zakresie ustalania uprawnień urlopowych istotne znaczenie ma przede wszystkim zatrudnienie pracownicze, o jakim mowa w kodeksie pracy, to jednak w grę wchodzić mogą także inne okresy, które na mocy odrębnych przepisów wliczane są do stażu ogólnego pracownika. Sprawę komplikuje jednak to, że przepisy te rozproszone są w licznych aktach prawnych, a ich znajomość w omawianym zakresie wydaje się nieodzowna. Wymienimy zatem te okresy, które w praktyce zakładowej mają najczęstsze zastosowanie.
Są to m.in. okresy służby wojskowej, pracy w gospodarstwie rolnym, pracy nakładczej, pobieranie zasiłku dla bezrobotnych lub stypendium z urzędu pracy, studiów doktoranckich czy pracy skazanego. Różnorodność tych okresów decyduje o tym, że różny jest także sposób ich dokumentowania. W interesie pracownika jest zaś dostarczenie pracodawcy wszystkich dokumentów, które mogą mieć wpływ na ustalenie jego uprawnień.
Służba wojskowa
Jednym z okresów zaliczanych do stażu pracowniczego jest okres czynnej służby wojskowej. Wymienić tu należy trzy sytuacje. Jeżeli bowiem pracownik podjął pracę u pracodawcy zatrudniającego go w dniu powołania do służby wojskowej w ciągu 30 dni od dnia jej zakończenia, to czas jej odbywania zostałby zaliczony do okresu zatrudnienia w zakresie wszystkich uprawnień wynikających ze stosunku pracy.
Także zachowanie 30-dniowego terminu przez pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy lub u innego pracodawcy powoduje wliczenie czasu służby do okresu zatrudnienia wymaganego do nabywania lub zachowania uprawnień wynikających ze stosunku pracy, z wyjątkiem uprawnień przysługujących wyłącznie pracownikom u pracodawcy, u którego podjął pracę.
Natomiast w przypadku pracownika, który podejmuje pracę po upływie 30 dni od dnia zwolnienia z czynnej lub zastępczej służby wojskowej, czas jej odbywania wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą tylko uprawnienia w zakresie wymiaru urlopu wypoczynkowego i wysokości odprawy pośmiertnej oraz uprawnienia emerytalno-rentowe (przykład 5).
PRZYKŁAD 5
OKRES SŁUŻBY WOJSKOWEJ
Pracownik jesienią 2006 roku został zwolniony ze służby wojskowej. W maju podjął pracę u pracodawcy, który zatrudniał go w dniu powołania do wojska. W opisanej sytuacji pracodawca będzie miał obowiązek doliczyć do stażu urlopowego pracownika okres odbywania służby wojskowej, ale z uwagi na to, że pracownik podjął pracę po upływie 30 dni od dnia zakończenia służby, okres jej odbywania nie będzie miał wpływu na zakres prawa do tego urlopu. Pracownik nabędzie go zatem na zasadach przewidzianych dla osób, które po raz pierwszy podejmują pracę.
Praca w gospodarstwie rolnym
Innym okresem niezwiązanym z zatrudnieniem pracowniczym jest praca w indywidualnym gospodarstwie rolnym. O zaliczaniu jej do stażu pracownika przesądza ustawa o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, która wyjaśnia zarazem, kiedy praca rolnicza może mieć znaczenie w zakresie uprawnień urlopowych.
CO WLICZAĆ DO STAŻU URLOPOWEGO
W stażu urlopowym uwzględnia się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia niezależnie od:
  •  podstawy prawnej nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, powołanie, mianowanie, wybór, spółdzielcza umowa o pracę),
  •  przerwy w zatrudnieniu,
  •  sposobu ustania zatrudnienia (wypowiedzenie przez pracownika lub przez pracodawcę, rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron lub w trybie bezzwłocznym przez pracownika lub pracodawcę).
Zaliczeniu do stażu pracowniczego nie podlega bowiem każda praca w indywidualnym gospodarstwie rolnym, lecz tylko taka, która spełnia określone warunki. Przede wszystkim, aby praca taka była wliczana do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownika wynikające ze stosunku pracy, musi ona przypadać na okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie, prowadzonym przez współmałżonka.
Ponadto zaliczeniu do stażu pracowniczego podlegają przypadające przed dniem 1 stycznia 1983 r. okresy pracy po ukończeniu 16 roku życia w gospodarstwie rolnym prowadzonym przez rodziców lub teściów, poprzedzające objęcie tego gospodarstwa i rozpoczęcie jego prowadzenia osobiście lub wraz ze współmałżonkiem, a także przypadające po dniu 31 grudnia 1982 r. okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym w charakterze domownika w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników indywidualnych i członków ich rodzin.
Należy jednak pamiętać, że okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego lub innego świadczenia przysługującego z upływem roku pracy lub okresu krótszego niż jeden rok. Okres pracy w gospodarstwie zalicza się natomiast do stażu urlopowego, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego (przykład 6).
PRZYKŁAD 6
PRACA W GOSPODARSTWIE
Pracownik od ukończenia średniej szkoły zasadniczej, w której nauka trwała cztery lata, przez osiem kolejnych lat prowadził własne gospodarstwo rolne. W tym roku wydzierżawił gospodarstwo i podjął pracę w firmie budowlanej. Osoba, która uprzednio pracowała tylko w gospodarstwie rolnym, prawo do urlopu nabędzie na zasadach obowiązujących pracowników, którzy po raz pierwszy podejmują pracę. Natomiast wymiar urlopu należy ustalić z uwzględnieniem okresu nauki i pracy w gospodarstwie rolnym (staż pracownika wynosić będzie w sumie 12 lat, bo 4 lata z tytułu nauki i 8 lat z tytułu pracy w gospodarstwie rolnym).
Pobieranie zasiłku i stypendium
Okresem zaliczanym do ogólnego stażu pracowniczego jest także okres pobierania zasiłku i stypendium wypłacanego przez urząd pracy. Okres ten wlicza się do okresu pracy wymaganego do nabycia lub zachowania uprawnień pracowniczych oraz okresów składkowych w rozumieniu przepisów o emeryturach i rentach z FUS. Okresów pobierania zasiłku i stypendium nie wlicza się jednak do:
  •  okresów wymaganych do nabycia prawa i długości okresu pobierania zasiłku,
  •  okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego (przykład 7),
  •  stażu pracy określonego w odrębnych przepisach, wymaganego do wykonywania niektórych zawodów.
PRZYKŁAD 7
URLOP PO STAŻU
Stażysta odbył sześciomiesięczny staż, na który został skierowany przez powiatowy urząd pracy. Po odbytym stażu pracodawca zatrudnił go w dziale księgowości. Jest to dla niego pierwsza praca. Okres odbywania stażu ma wpływ na przyszłe uprawnienia urlopowe, ale wyłącznie w zakresie ustalania okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego. W przytoczonej sytuacji pracodawca powinien więc wliczyć do stażu urlopowego pracownika 6 miesięcy z tytułu odbytego stażu, ale prawo do samego urlopu nabędzie on na zasadach przewidzianych dla pracownika, który podejmuje pracę po raz pierwszy.
Kwestią odrębną, która pojawia się na tle ustalania uprawnień urlopowych dla osób odbywających wcześniej staż (względnie przygotowanie zawodowe) u pracodawcy, jest uwzględnienie w wymiarze urlopu wypoczynkowego niewykorzystanych dni zwolnienia przysługujących im na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Bezrobotnemu przysługują bowiem dwa dni wolne za każde 30 dni stażu. Niekiedy w języku potocznym zwolnienie to określa się mianem urlopu i mylnie utożsamia się z urlopem wypoczynkowym przysługującym pracownikom. Tymczasem dwa dni wolne przysługujące stażyście nie są urlopem wypoczynkowym w rozumieniu kodeksu pracy. Oznacza to, że wykorzystać je można tylko w trakcie odbywanego stażu (względnie przygotowania zawodowego).
Poza tym dni wolne pracodawca udziela na wniosek zainteresowanego, który sam decyduje, czy ma potrzebę korzystania ze zwolnienia. Jeżeli więc bezrobotny wykorzysta wolne dni w liczbie mniejszej niż ta, do której był uprawniony, to niewykorzystane zwolnienie nie może zwiększyć mu wymiaru urlopu wypoczynkowego, który nabędzie w czasie późniejszego zatrudnienia.
Zaliczanie do stażu okresu nauki
Na wymiar urlopu wypoczynkowego ma wpływ nie tylko staż pracowniczy stanowiący bilans okresów zatrudnienia na podstawie stosunku pracy i tzw. okresów zaliczalnych, ale także wykształcenie pracownika. Rozwiązanie takie przewiduje art. 155 k.p., które w zakresie wymiaru urlopu premiuje pracowników o wyższym poziomie wykształcenia.
Według kodeksu pracy do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:
  •  zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż trzy lata,
  •  średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż pięć lat,
  •  średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - pięć lat,
  •  średniej szkoły ogólnokształcącej - cztery lata,
  •  szkoły policealnej - sześć lat,
  •  szkoły wyższej - osiem lat.
Istotne jest to, że wymienione okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Natomiast wlicza się je albo według faktycznego przewidzianego programem nauczania czasu trwania nauki z zachowaniem granicy maksymalnego okresu (okres nauki w średniej szkole zawodowej) albo w liczbie lat określonej przepisami. W tym drugim przypadku nie jest istotne, ile faktycznie trwała nauka.
Do stażu urlopowego wlicza się tylko ukończone okresy nauki, toteż fakt ukończenia szkoły musi być odpowiednio potwierdzony. Dokumentem stwierdzającym to jest świadectwo (dyplom) wydany zgodnie z przepisami obowiązującymi w szkolnictwie. W zakresie ustalenia uprawnień urlopowych nie ma znaczenia, w jakim systemie odbywała się nauka (dzienny, zaoczny, wieczorowy itp.).
OKRESY WLICZANE DO STAŻU
Przykładowy wykaz okresów zaliczanych do stażu pracowniczego:
  •  okres prowadzenia gospodarstwa rolnego,
  •  okres odbywania służby wojskowej czynnej i zastępczej,
  •  okres pracy za granicą u pracodawców zagranicznych,
  •  okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych oraz stypendium przyznawanego w ramach odbywanego stażu lub przygotowania zawodowego,
  •  okres wykonywania pracy podczas odbywania przez skazanego kary pozbawienia wolności,
  •  okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę nakładczą,
  •  okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi:
- w celu podjęcia pracy u innego pracodawcy,
- młodocianemu uczęszczającemu do szkoły dla pracujących,
- podejmującemu naukę bez skierowania zakładu pracy,
- w celu pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, o ile pracownik stawi się w pracy w ciągu 7 dni od dnia zakończenia zatrudnienia z wyboru,
- powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych,
  •  okres działalności kombatanckiej,
  •  okres, za który przysługuje odszkodowanie w przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia przez pracodawcę,
  •  okres pozostawania bez zatrudnienia, za który przyznano wynagrodzenie lub odszkodowanie z tytułu wadliwego wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej niezgodnie z przepisami prawa.
KIEDY URLOP PROPORCJONALNY
Zasada proporcjonalnego urlopu ma zastosowanie ze względu na:
  •  zmianę pracodawcy w ciągu roku,
  •  nieprzepracowanie przez pracownika pełnego roku kalendarzowego,
  •  zatrudnienie pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Wliczeniu do stażu urlopowego podlega okres nauki odpowiadający najwyższemu poziomowi wykształcenia osiągniętemu przez pracownika. Jeżeli pobieranie nauki odbywało się w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.
Prawo do urlopu proporcjonalnego
Kodeks pracy przewiduje odmienne zasady nabywania uprawnień urlopowych w razie zmiany pracodawcy w ciągu roku albo nieprzepracowania całego roku kalendarzowego. W takich sytuacjach zastosowanie ma urlop proporcjonalny. Realizacja uprawnień w zakresie kolejnego urlopu może przebiegać dwojako. Otóż, gdy pracownik nieprzerwanie przez cały rok zatrudniony jest u danego pracodawcy, urlop w przysługującym mu wymiarze (20 lub 26 dni) wykorzystuje u tego pracodawcy. Inaczej zaś kształtować się będą uprawnienia urlopowe, jeżeli zatrudnienie nie trwa przez cały rok.
Na wypadek takich sytuacji kodeks pracy przewiduje instytucję urlopu proporcjonalnego. Wyraża on zasadę proporcjonalnego wykorzystania urlopu w razie zmiany pracodawcy lub nieprzepracowania całego roku. Zasada ta dotyczy wszystkich pracowników, niezależnie od trybu i przyczyny ustania zatrudnienia.
W razie zmiany pracodawcy
W razie zmiany zatrudnienia w ciągu roku zasada proporcjonalności urlopu polega na podziale go pomiędzy dotychczasowego a kolejnego pracodawcę. Wymiar tego urlopu określa kodeks pracy, który stwierdza, że w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:
  •  u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze,
  •  u kolejnego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego, w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego lub w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.
Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż za przepracowane miesiące, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze, przy czym łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.
Urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego lub do okresu zatrudnienia w razie umowy zawartej na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego stosuje się także do pracownika podejmującego nowe zatrudnienia w ciągu innego roku niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.
Po okresie nieobecności
Zasada proporcjonalnego urlopu ma również zastosowanie do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej jeden miesiąc okresie:
  •  urlopu bezpłatnego,
  •  urlopu wychowawczego,
  •  odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
  •  tymczasowego aresztowania,
  •  odbywania kary pozbawienia wolności,
  •  nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Uprawnienia urlopowe pracownika po okresie niewykonywania pracy kształtują się w zależności od tego, czy przed tym okresem nabył on prawo do urlopu czy też nie. W tym drugim przypadku urlop przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego (względnie do końca zatrudnienia, jeżeli umowa na czas określony rozwiąże się przed upływem roku kalendarzowego).
W sytuacji gdy okres takiej nieobecności przypada po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu wykorzystał on urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze (przykład 8).
PRZYKŁAD 8
URLOP BEZPŁATNY W CIĄGU ROKU
Pracownik w lutym i marcu przebywał za granicą. W okresie tym korzystał z urlopu bezpłatnego. Biorąc pod uwagę długość urlopu bezpłatnego (dwa miesiące), będzie on miał wpływ na uprawnienia urlopowe pracownika. Okres niewykonywania pracy przypada po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego za dany rok, tak więc w takim przypadku pula przysługującego pracownikowi urlopu ulegnie proporcjonalnemu obniżeniu o 2/12 z 26 (lub z 20 dni).
Urlop uzupełniający i na żądanie
Poza urlopem proporcjonalnym kodeks pracy posługuje się także pojęciem urlopu uzupełniającego i na żądanie. Ten pierwszy zwiększa wymiar urlopu pracownika w ciągu roku, natomiast urlop na żądanie jest szczególnym uprawnieniem w ramach przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu.
Uzupełnienie urlopu
Urlop uzupełniający jest uprawnieniem pracownika polegającym na podwyższeniu puli przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w trakcie roku kalendarzowego. Do urlopu uzupełniającego uprawniony jest pracownik, który wykorzystał urlop za dany rok, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze (przykład 9).
PRZYKŁAD 9
WYŻSZY WYMIAR URLOPU W CIĄGU ROKU
Pracownik z dniem 1 czerwca uzyskał 10-letni staż pracy w związku z zaliczeniem mu do stażu pracy ukończonej nauki w szkole wyższej. Pracownikowi należy się urlop uzupełniający w wymiarze sześciu dni, jeżeli wykorzystał on już urlop za dany rok.
Urlop uzupełniający może wchodzić w grę w różnych sytuacjach. Najczęściej uzupełnienie urlopu jest skutkiem:
  •  upływu w trakcie roku kalendarzowego dziesięciu lat pracy,
  •  uzyskania wykształcenia mającego wpływ na wymiar urlopu,
  •  wejścia w życie nowych przepisów zakładowych przewidujących dłuższy urlop,
  •  przejścia pracownika do nowego pracodawcy, u którego przewidziany jest urlop w większym wymiarze.
Urlop na żądanie
Szczególnym uprawnieniem urlopowym pracownika jest urlop na żądanie. Polega on na możliwości skorzystania z czterech dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku kalendarzowego bez wcześniejszego uzgodnienia z pracodawcą. Celem tej instytucji prawa pracy jest zatem wydzielenia z puli urlopowej czterech dni, które pracownik może wykorzystać w dowolnym terminie, zgodnie ze swoimi potrzebami.
Urlop ten nie rozszerza jednak uprawnień urlopowych pracownika, lecz stanowi odstępstwo od ogólnej zasady w zakresie wykorzystywania urlopów. Z urlopu na żądanie pracownik korzysta w ramach przysługującego mu wymiaru urlopu ustalonego zgodnie z kodeksem pracy (20 lub 26 dni), względnie na podstawie przepisów szczególnych, postanowień zakładowych lub umowy o pracę.
Innymi słowy pracownik może wykorzystać ten urlop jedynie wtedy, kiedy ma jeszcze do wykorzystania w danym roku urlop wypoczynkowy. Pracownik może też wykorzystać w trybie określonym tym przepisem mniej niż cztery dni urlopu. Prawo do tego urlopu przysługuje każdemu pracownikowi niezależnie od rodzaju umowy o pracę (bezterminowa, na czas określony) czy wymiaru czasu pracy, w jakim jest zatrudniony.
Poza tym urlop ten należy się w każdym roku kalendarzowym, bez względu na liczbę pracodawców. Dlatego też pracodawca powinien go ewidencjonować i stosowną informację o jego wykorzystaniu zamieścić w świadectwie pracy. W każdym roku pracownik ma do wykorzystania tylko cztery dni urlopu wykorzystywanego w wybranych przez siebie terminach, bez względu na to, czy w poprzednim roku z uprawnienia tego skorzystał.
Tryb udzielania urlopu
Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu na żądanie, jeśli pracownik dysponuje w danym roku prawem do tego urlopu i składa żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Forma zgłoszenia żądania udzielenia tego urlopu nie została określona w kodeksie pracy, a więc pracownik ma w tym zakresie dowolność. Korzystanie z urlopu na żądanie nie jest również uwarunkowane dodatkowymi wymogami. Nie jest też wymagane, aby pracownik podawał przyczynę skorzystania z tego urlopu. Zgodnie z orzecznictwem SN pracownik powinien jednak złożyć wniosek o urlop na żądanie najpóźniej pierwszego dnia wypoczynku, ale przed rozpoczęciem swojej dniówki roboczej.
Pracownik może skorzystać w tym trybie z czterech pojedynczych dni urlopu w różnych terminach w roku kalendarzowym albo łącznie z dwóch, trzech czy czterech dni. Jeżeli pracownik nie skorzysta w danym roku z urlopu udzielanego w tym trybie w następnym roku stanie się on zwykłym urlopem zaległym podlegającym ogólnym regułom. Urlop na żądanie z natury rzeczy dotyczy sytuacji nieprzewidzianych. Dlatego też nie uwzględnia się go w planie urlopów.
Dodatkowe uprawnienia urlopowe
Kodeks pracy określa prawo do urlopu wypoczynkowego przysługujące ogółowi pracowników. Dodatkowe uprawnienia urlopowe mogą jednak wynikać z przepisów odrębnych i być podyktowane stanem zdrowia pracownika, wcześniejszą jego działalnością o szczególnym charakterze albo rodzajem wykonywanego zawodu.
Stan zdrowia pracownika stanowi jedną z przesłanek ustanowienia szerszych uprawnień urlopowych. Dotyczy to pracowników młodocianych, osób legitymujących się orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności oraz inwalidów wojennych.
Pracownicy niepełnosprawni
Osobie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze dziesięciu dni roboczych w roku kalendarzowym. Ten dodatkowy przywilej przewiduje ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego pracownik nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia go do jednego z wymienionych stopni niepełnosprawności, natomiast do następnych urlopów co roku z dniem 1 stycznia. Dzień zaliczenia do stopnia niepełnosprawności, od którego należy liczyć roczny okres, stanowi data wydania stosownego orzeczenia (przykład 10).
PRZYKŁAD 10
PRAWO DO PIERWSZEGO DODATKOWEGO URLOPU
Pracownik przedstawił pracodawcy orzeczenie o zaliczeniu go do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności wydane w dniu 5 czerwca 2006 r. Prawo do pierwszego dodatkowego urlopu pracownik nabędzie po upływie roku od tej daty, a więc 4 czerwca 2007 r.
Dodatkowe uprawnienie urlopowe nie przysługuje tylko wówczas, gdy pracownik uprawniony jest do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów. Jeżeli jednak wymiar innego urlopu dodatkowego jest niższy niż dziesięć dni roboczych, zamiast tego urlopu przysługuje urlop dodatkowy z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Zwolnienie od pracy
Niezależnie od urlopu dodatkowego omówionego wyżej, osoba o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności korzysta z dalszych uprawnień urlopowych. Wynikają one z art. 20 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Zgodnie z tym przepisem osoba zaliczona do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia obliczonego jak ekwiwalent za urlop:
  •  w wymiarze do 21 dni roboczych w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym, nie częściej niż raz w roku,
  •  w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy.
W tym zakresie obowiązują jednak pewne ograniczenia. Otóż łączny wymiar urlopu dodatkowego i zwolnienia od pracy na udział w turnusie nie może przekroczyć 21 dni roboczych w roku kalendarzowym. Szczegółowe zasady korzystania z tych uprawnień regulują przepisy wykonawcze do ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
ZASADY USTALANIA WYMIARU URLOPU PROPORCJONALNEGO
  •  kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 ogólnego wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi stosownie do jego stażu,
  •  niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca,
  •  jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i podjęcie nowego zatrudnienia następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca,
  •  przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia,
  •  wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć ogólnego wymiaru przysługującego pracownikowi (20 lub 26 dni).
Kombatanci i inwalidzi wojenni
Stan zdrowia i fakt prowadzenia wcześniej szczególnej działalności stanowią przesłankę uregulowania w odrębnych przepisach dodatkowych uprawnień urlopowych dla kombatantów i innych osób będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego a także dla inwalidów wojennych.
Wymienionym osobom pozostającym w zatrudnieniu przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze dziesięciu dni roboczych. Zwiększenie uprawnień urlopowych nie przysługuje jednak wówczas, gdy osoby te korzystają z urlopu o wymiarze przekraczającym 26 dni w ciągu roku.
Dla niektórych grup zawodowych
Dodatkowe uprawnienia urlopowe przewidują także pragmatyki służbowe normujące zasady zatrudniania niektórych grup zawodowych. Kwestie te uregulowane są rozmaicie. Przykładowo nauczycielom zatrudnionym w szkole, w której organizacji pracy przewidziano ferie letnie i zimowe, przysługuje urlop w wymiarze odpowiadającym okresom tych ferii, a w tych placówkach, gdzie nie są przewidziane ferie, w wymiarze 35 dni roboczych w czasie ustalonym w planie urlopów.
Dodatkowy urlop przysługuje także nauczycielom akademickim, pracownikom naukowym oraz pracownikom badawczo-technicznym. Co dwa lata dodatkowe dziesięć dni wypoczynku przysługuje pracownikom socjalnym zatrudnionym w ośrodku pomocy społecznej lub w powiatowym centrum pomocy rodzinie.
W grupie uprawnionych do dodatkowego wypoczynku wymienić należy także urzędników służby cywilnej zatrudnionych w niej nie krócej niż dziesięć lat, prokuratorów, sędziów, pracowników wykonujących czynności kontrolujące przez co najmniej dziesięć lat w NIK, a także funkcjonariuszy służb mundurowych.
Pracownicy młodociani
W zakresie uprawnień urlopowych odmiennie kodeks pracy reguluje sytuację pracowników młodocianych. Młodociany uzyskuje bowiem z upływem sześciu miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy prawo do urlopu w wymiarze 12 dni roboczych. Prawo do tego urlopu nabywane jest niezależnie od urlopu przysługującego po roku pracy.
Z upływem rocznego zatrudnienia młodociany uzyskuje prawo do urlopu w wymiarze 26 dni roboczych. Tyle też wynosi wymiar każdego następnego urlopu wypoczynkowego. Jednakże w roku kalendarzowym, w którym kończy on 18 lat, ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni roboczych.
Pracodawca musi pamiętać, że młodocianemu uczęszczającemu do szkoły urlopu należy udzielać w okresie ferii szkolnych. W sytuacji gdy pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu, pracodawca może na jego wniosek udzielić mu zaliczkowo urlopu w czasie wakacji. Poza tym pracodawca jest obowiązany na wniosek młodocianego, ucznia szkoły dla pracujących, udzielić mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym dwóch miesięcy. Okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
DANUTA KLUCZ
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Dział siódmy rozdział I i art. 205 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Art. 120 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 241, poz. 2416 z późn. zm.).
■ Art. 36 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o służbie zastępczej (Dz.U. nr 223, poz. 2217 z późn. zm.).
■ Art. 1 i 2 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz.U. nr 54, poz. 310).
■ Art. 79 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001 z późn. zm.).
■ Art. 19 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. nr 123, poz. 776 z późn. zm.).
■ Art. 10 ustawy z dnia 24 stycznia 1991 r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 42, poz. 371 z późn. zm.).
■ Art. 19 ustawy z dnia 29 maja 1974 r. o zaopatrzeniu inwalidów wojennych oraz ich rodzin (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 9, poz. 87 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z dnia 22 maja 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania zwolnień od pracy osobom o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym (Dz.U. nr 100, poz. 927).
■ Par. 5 rozporządzenia ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz. 472 z późn. zm.).