Wyjazd pracownika stanowi oddelegowanie, a nie podróż służbową, jeżeli trwa powyżej trzech miesięcy. Nie przysługują mu wtedy diety.
Wykonywanie przez pracownika obowiązków służbowych poza stałym miejscem pracy określane jest zazwyczaj mianem podróży służbowej lub delegacji (oddelegowania). W praktyce pojęcia te używane są zamiennie, mimo iż zakwalifikowanie wyjazdu pracownika jako podróży służbowej bądź oddelegowania pociąga za sobą odmienne skutki prawne. W szczególności, w zależności od kwalifikacji prawnej danego wyjazdu, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty pracownikowi diety i innych świadczeń związanych z podróżą służbową.

Termin oddelegowania

Zgodnie z art. 775 kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza stałym miejscem pracy, w terminie i państwie określonym przez pracodawcę. W konsekwencji, podróż służbowa charakteryzuje się trzema elementami: świadczeniem pracy poza stałym miejscem pracy, co do zasady określonym w umowie o pracę; odbywaniem owej podróży na polecenie pracodawcy i wykonywaniem w czasie wyjazdu zadań służbowych. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie (wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r., I PK 208/07). Przepisy prawa pracy nie precyzują natomiast terminu oddelegowania. W tym miejscu należy posiłkować się definicją zawartą w dyrektywie 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, zgodnie z którą za pracownika oddelegowanego uznaje się pracownika, który przez ograniczony czas wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, niż państwo, w którym zwyczajowo pracuje.

Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza stałym miejscem pracy, w terminie i państwie określonym przez pracodawcę.

Zarówno prawo krajowe, jak i dyrektywa unijna nie wskazują maksymalnego czasu trwania podróży służbowej ani oddelegowania. W praktyce, poprzez analogię do art. 42 par. 4 kodeksu pracy (na mocy którego możliwe jest powierzenie pracownikowi innej pracy na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym bez potrzeby zmiany warunków zatrudnienia), przyjmuje się, iż wyjazd pracownika stanowi oddelegowanie, a nie podróż służbową, jeżeli trwa on powyżej 3 miesięcy.

Wyraźne polecenie

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że elementem przesądzającym o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest odbycie tego wyjazdu na polecenie pracodawcy. Ma ona na celu skonkretyzowanie obowiązków pracownika, określonych w umowie o pracę i nie wymaga akceptacji ze strony pracownika. W drodze polecenia nie można zmienić istotnych elementów umowy o pracę, w tym miejsca wykonywania czynność służbowych. Dlatego też, jeżeli z uwagi na długość danego wyjazdu pracownika niezbędna jest zmiana stałego miejsca pracy pracownika, wyjazd ten będzie stanowić oddelegowanie. Ponadto, jeżeli podjęcie podróży połączonej z wykonywaniem obowiązków służbowych następuje na drodze porozumienia między pracownikiem a pracodawcą, wyjazd ten również nie będzie kwalifikowany jako podróż służbowa – brak jest bowiem elementu polecenia (wyrok Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 r., II PK 165/06).

Kwoty diety

W zależności od kwalifikacji danego wyjazdu służbowego, pracodawca będzie miał odmienne obowiązki wobec pracownika. Podwładny przebywający w takiej podróży będzie uprawniony do otrzymania diety i innych świadczeń na pokrycie kosztów z nią związanych, określonych w wewnętrznych regulacjach pracodawcy lub indywidualnej umowie o pracę. Postanowienia przepisów płacowych czy też umowy o pracę nie mogą ustalać kwoty diety z tytułu podróży krajowej lub zagranicznej w wysokości niższej niż przewidziana przepisami rozporządzeń obowiązujących pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Natomiast w przypadku pracownika oddelegowanego pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty jakichkolwiek dodatkowych należności (np. diet) poza świadczeniami należnymi pracownikowi na mocy umowy o pracę, chyba że przepisy płacowe pracodawcy przewidują szczególne dodatki do wynagrodzenia z tytułu oddelegowania.

Prawo polskie

W przypadku oddelegowania do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej wobec polskich pracowników, co do zasady, zastosowanie nadal znajdują przepisy prawa polskiego. Wyjątek od tej zasady ustanawia art. 3 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE, zgodnie z którym pracodawca delegujący pracownika na terytorium innego państwa członkowskiego zobowiązany jest do zapewnienia mu warunków zatrudnienia obowiązujących w tym państwie m. in. w zakresie maksymalnych norm czasu pracy, minimalnej stawki wynagrodzenia, wraz ze stawką za nadgodziny, czy też ochrony zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy. W konsekwencji, pracodawca delegujący pracownika np. na terytorium Niemiec będzie zobowiązany ukształtować warunki pracy pracownika delegowanego, mając na uwadze niemieckie przepisy prawa pracy i wykształconą w tym kraju praktykę.
Niezależnie od skutków na gruncie prawa pracy, kwalifikacja wykonywania przez pracownika zadań służbowych poza granicami Polski będzie pociągać za sobą określone konsekwencje w zakresie prawa podatkowego.

Katarzyna Kopylowska, prawnik z Kancelarii prawnej DLA Piper