Przedsiębiorcy nie będą musieli przechowywać przez 10 lat dokumentów ubezpieczeniowych wysłanych do ZUS. Zlikwidowany zostanie też obowiązek drukowania co miesiąc potwierdzeń opłacania składek.

Na rozpoczynającym się dzisiaj posiedzeniu Senatu zostanie przyjęta ustawa z 19 sierpnia 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorstw. Ponieważ senatorowie nie przygotowali do niej żadnych poprawek, ustawa trafi do podpisu prezydenta.

Nowe rozwiązania pozwolą firmom na ograniczenie liczby przygotowywania papierowych dokumentów.

ZUS RMUA raz na rok

Pracodawcy nie będą musieli bowiem co miesiąc drukować informacji o wysokości należnych składek. Najczęściej do tego celu jest wykorzystywany druk ZUS RMUA. Od nowego roku taki dokument pracodawca będzie wystawiać raz w roku. Informacje te będą przekazywane pracownikom za rok ubiegły w terminie do 28 lutego roku następnego.

W praktyce więc pierwszy taki dokument zostanie wydany w 2013 roku. Jeśli ubezpieczony wyrazi zgodę na otrzymywanie dokumentu w formie elektronicznej, to płatnik składek nie będzie musiał go drukować nawet raz w roku. Jednocześnie pracownik będzie mógł wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o przekazywanie mu tego druku co miesiąc.

– Pracownicy będą z tego prawa korzystali, bo ZUS RMUA jest podstawą do udowodnienia prawa do bezpłatnego leczenia – mówi Wiesława Teranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ.

Krótszy okres przedawnienia

Ustawa zawiera też inne ułatwienia dla prowadzących działalność gospodarczą. Jest w niej przepis, żeby należności ZUS i płatników przedawniały się po pięciu latach, a nie jak obecnie dopiero po 10 latach. W tym czasie płatnik będzie miał prawo domagać się od ZUS zwrotu nadpłaconych składek. Z kolei zakład będzie miał tyle samo czasu (5 lat) na ściągnięcie od dłużnika niezapłaconych przez niego składek.

Trzeba jednak pamiętać o wielu sytuacjach, które w rzeczywistości wydłużą ten okres. Są one wymienione w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Zgodnie z nią nie ulegają przedawnieniu należności z tytułu składek zabezpieczone hipoteką lub zastawem. Jednak po upływie terminu przedawnienia mogą być one egzekwowane tylko do wysokości zaległych składek i odsetek za zwłokę liczonych do dnia przedawnienia. Jego bieg zostaje zawieszony od dnia podjęcia pierwszej czynności zmierzającej do wyegzekwowania składek, o której dłużnik został zawiadomiony, do dnia zakończenia postępowania egzekucyjnego. Przedawnienie przerywa ogłoszenie upadłości, potem rozpoczyna się na nowo od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o ukończeniu postępowania upadłościowego lub jego umorzeniu.

Przepisy ustawy deregulacyjnej przewidują także skrócenie czasu, przez który pracodawcy muszą przechowywać kopie dokumentów potwierdzających odprowadzenie składek, czyli deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące te dokumenty. Obecnie muszą je trzymać przez 10 lat, po zmianach okres ten zostanie skrócony do pięciu lat, licząc od dnia przekazania ich do ZUS.

Więcej czasu na urlop

Ustawa wprowadza także zmiany w kodeksie pracy. Pracodawca będzie musiał udzielić pracownikowi zaległego urlopu do końca września, a nie jak obecnie do końca marca następnego roku kalendarzowego. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy w praktyce zyskają możliwość kumulowania wolnego z dwóch lat, po to aby wykorzystać je na jednorazowe, ale bardzo długie wakacje. Dla przykładu osoba mająca prawo do 26 dni urlopu, która w ogóle nie skorzysta w danym roku z wypoczynku, w następnym będzie mogła starać się o udzielenie jej 52 dni wolnego w okresie wakacji (np. cały lipiec i sierpień). Wykorzystanie takiego jednorazowego, długiego wypoczynku będzie jednak uzależnione od zgody pracodawcy.