Podczas wizytacji lokalu poprzedzającej zarejestrowanie żłobka gmina może żądać od zakładającego placówkę opinii wydanych przez sanepid i straż pożarną, które potwierdzają bezpieczne warunki przebywania dzieci.

Osoby, które chcą prowadzić miejsca opieki nad małymi dziećmi w formie żłobka lub klubu dziecięcego, muszą zarejestrować je w gminie. W tym celu muszą złożyć wniosek i dołączyć do niego odpowiednie dokumenty, m.in. oświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON i identyfikacji podatkowej NIP, o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie oraz o spełnianiu warunków lokalowych. Do wglądu trzeba natomiast przedstawić tytuł prawny, np. umowę najmu lokalu, w którym będzie sprawowana opieka.

Ponadto zgodnie z art. 29 ustawy z 4 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. nr 45, poz. 235) przed wpisaniem do rejestru wójt, burmistrz lub prezydent miasta wizytuje lokal, aby sprawdzić, czy przebywające w nim dzieci będą bezpieczne.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, w przypadku powzięcia jakichkolwiek wątpliwości co do tego, czy lokal spełnia te standardy, urzędnicy wizytujący go mogą żądać przedstawienia do wglądu innych dokumentów. Mają do tego prawo, jeżeli od ich przekazania będzie uzależnione wydanie zgody na zarejestrowania żłobka lub klubu dziecięcego. Takimi dokumentami mogą być np. opinia właściwego inspektora sanitarnego lub komendanta straży pożarnej o spełnianiu przez lokal wymagań określonych w przepisach techniczno-budowlanych oraz przepisach o ochronie przeciwpożarowej