Przepisy prawa pracy przewidują wiele sytuacji, w których pracodawca udziela pracownikom zwolnień od pracy. Niekiedy jest on zobowiązany udzielić dni wolnych, ale nie zawsze musi płacić wynagrodzenie za czas absencji pracownika. Ma to miejsce nie tylko wówczas, gdy pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego, ale także wtedy, gdy jego obecność przed różnymi organami czy odbycie ćwiczeń wojskowych jest obowiązkowe.

Pracodawca, ponosząc ryzyko swojej działalności, musi godzić się z nieobecnością pracowników z różnych powodów. W licznych przypadkach, mimo że pracownik nie świadczy pracy, jest on zobowiązany zapłacić za ten czas wynagrodzenie. Ma to miejsce nie tylko wtedy, gdy pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego, ale także z innych zwolnień podyktowanych przyczynami osobistymi czy związanymi z ochroną rodzicielstwa, wypełnianiem niektórych funkcji lub zadań o doniosłym znaczeniu społecznym.
Dokonując przeglądu przepisów prawa pracy, dochodzimy do wniosku, że istnieje wiele powodów, dla których pracodawca musi zwolnić pracownika od wykonywania pracy. Nie zawsze jednak będzie zobowiązany zapłacić wynagrodzenie za czas nieobecności pracownika.
Urlopy bezpłatne
W zasadzie nieobecność pracownika zawsze stanowi dla pracodawcy pewną niedogodność, a niekiedy wymaga także podjęcia zabiegów organizacyjnych dla zapewnienia prawidłowego przebiegu procesu pracy. Nie zawsze jednak pracodawca musi zapłacić wynagrodzenie za czas absencji pracownika. Klasycznym przykładem takiej sytuacji jest urlop bezpłatny, który jest szczególnym rodzajem zwolnienia pracownika od świadczenia pracy. Możliwość jego uzyskania została unormowana nie tylko w przepisach kodeksu pracy, ale także w regulacjach pozakodeksowych dotyczących dokształcania się pracownika czy pełnienia przez niego niektórych funkcji. Jak sama nazwa wskazuje urlop ten ma charakter nieodpłatny. Pracodawca, wyrażając zgodę na jego udzielenie, nie musi więc kalkulować strat związanych z wypłatą wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy. To pracownik bowiem, jeżeli chce skorzystać z tego rodzaju urlopu, musi liczyć się z jego ujemnymi konsekwencjami. Najważniejsze z nich to brak prawa do wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz niepodleganie ubezpieczeniom społecznym.
Zwolnienie na podstawie kodeksu pracy
Prawo do urlopu bezpłatnego udzielanego na wniosek pracownika w związku z jego osobistymi potrzebami reguluje art. 174 k.p. Trzeba jednak pamiętać, że udzielenie tego rodzaju urlopu nie powoduje rozwiązania stosunku pracy, lecz prowadzi do jego zawieszenia na ściśle określony czas. Innymi słowy jest on okresem, w którym mimo trwania stosunku pracy ulegają zawieszeniu wzajemne obowiązki i uprawnienia stron tego stosunku.
Pracownik może być zainteresowany skorzystaniem z urlopu bezpłatnego w różnych celach osobistych. O tym, czy go uzyska, decyduje jednak pracodawca. Urlop bezpłatny ma bowiem charakter fakultatywny i jest to zasadnicza cecha odróżniająca go od urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi z mocy prawa.
Wniosek o urlop bezpłatny nie jest więc dla pracodawcy wiążący i decyzja o jego udzieleniu ma charakter uznaniowy. Pracodawca może zarówno przychylić się do wniosku pracownika, jak i go odrzucić. Dlatego też istotne jest, w jaki sposób pracownik uzasadni potrzebę uzyskania zwolnienia od pracy. Jeżeli jednak argumenty wskazane we wniosku nie przekonają pracodawcy, wówczas pracownik nie może w żaden sposób wpłynąć na zmianę jego decyzji. Z drugiej strony także pracodawca nie może zmusić pracownika do pójścia na urlop bezpłatny wbrew jego woli.
Niekiedy jednak pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego. Wynika to zarówno z przepisów kodeksu pracy dotyczących pracowników młodocianych, jak i z licznych przepisów szczególnych dotyczących np.: posłów, senatorów, pracowników powołanych do odbycia ćwiczeń wojskowych czy działaczy związkowych. Z reguły powyższe przepisy zaliczają okres urlopu bezpłatnego do stażu pracy.
Konieczny wniosek
Przy ubieganiu się przez pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego konieczny jest pisemny wniosek. Przepisy nie określają jednak bliżej, co powinien on zawierać, nie wymagają również szczególnego uzasadnienia. W związku z tym jednak, że udzielenie urlopu bezpłatnego zależy od uznania pracodawcy, w interesie pracownika będzie właściwe uzasadnienie swoich potrzeb.
Wskazanie przyczyn, z powodu których pracownik ubiega się o urlop bezpłatny, może mieć bowiem decydujący wpływ na decyzję pracodawcy. Pracownik może wnioskować o udzielenie urlopu z różnych powodów, które na ogół wiążą się z zaistniałą sytuacją życiową albo perspektywą realizacji planów zawodowych lub naukowych, których nie można pogodzić z zatrudnieniem.
Pracownik może wnioskować o urlop bezpłatny z powodu:
  •  konieczności wyjazdu za granicę w celu nauki języka, przeprowadzenia jakich badań naukowych, zdobycia dodatkowych kwalifikacji,
  •  możliwości podjęcia za granicą czasowej pracy,
  •  potrzeby wyjazdu za granicę w celach zdrowotnych,
  •  szczególnych sytuacji życiowych, np. potrzeby dłuższej opieki nad chorym członkiem rodziny,
  •  podjęcia nauki, której program koliduje z zatrudnieniem,
  •  podjęcia okresowo innej działalności, której nie można pogodzić z zatrudnieniem.
Bez prawa do wynagrodzenia
Sytuacja pracownika, który przebywa na urlopie bezpłatnym, jest zdecydowanie inna niż w trakcie wykonywania pracy. Wnioskując o tego rodzaju urlop, trzeba więc liczyć się z wieloma konsekwencjami takiej decyzji, które w ogólnym rozrachunku mają dla pracownika charakter ujemny. Najważniejszy skutek udzielenia urlopu dla pracownika to zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, związane z brakiem prawa do wynagrodzenia za czas urlopu oraz do innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Jeżeli pracownik korzysta z urlopu przez pełen miesiąc (lub miesiące), kwestia ta nie budzi żadnych wątpliwości, gdyż pracownik za cały ten czas w ogóle nie otrzyma wynagrodzenia. Sprawa wygląda inaczej, gdy początek lub koniec urlopu przypada w trakcie danego miesiąca lub urlop został udzielony na okres krótszy niż miesiąc. W takiej sytuacji pracodawca będzie zobowiązany wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za część miesiąca, w której świadczył on pracę. Jeżeli pracownik wynagradzany jest stawką godzinową lub akordową, otrzyma pensję za przepracowane godziny. Jeżeli zaś jego wynagrodzenie określone jest stałą stawką miesięczną, pracodawca będzie musiał przeliczyć je zgodnie ze stosownymi przepisami dotyczącymi sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy.
PRZYKŁAD
BEZ PRZYMUSU
Pracodawca udzielił kilku pracownikom urlopu bezpłatnego na okres, w którym nie ma w firmie zleceń. Przepisy kodeksu pracy dla udzielenia urlopu bezpłatnego wymagają pisemnego wniosku pracownika. Oznacza to jednocześnie, że nie przewidują one możliwości udzielenia takiego urlopu z inicjatywy pracodawcy, który w ten sposób rozwiązywałby trudne sytuacje w swojej firmie. Przymusowe wysyłanie pracowników na urlopy bezpłatne z uwagi na sytuację pracodawcy, np. brak zleceń na pracę, należy więc traktować jako naruszenie przepisów o urlopach pracowniczych, za które grożą określone konsekwencje. Dlatego też nieprawidłowe jest postępowanie pracodawcy, gdy udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego następuje z jego inicjatywy i bez pisemnego wniosku pracownika.
PRZYKŁAD
DECYZJA NALEŻY DO PRACODAWCY
Pracownik otrzymał propozycję pracy w Anglii na okres dwóch miesięcy. W ostatnim czasie wyjechało już za granicę dwóch pracowników firmy. Poza tym jedna osoba jest na długim zwolnieniu lekarskim, a kolejna złożyła na koniec grudnia wypowiedzenie umowy o pracę. Pracodawca ma w związku z tym braki kadrowe. Udzielenie urlopu bezpłatnego zależy od uznania pracodawcy, który przed podjęciem decyzji bierze pod uwagę nie tylko argumenty wskazane przez pracownika, ale przede wszystkim interes własnej firmy. Pracodawca może więc nie przychylić się do wniosku pracownika, jeżeli jego nieobecność doprowadzi to nadmiernego zmniejszenia kadry w firmie. Pracownik nie może zmusić pracodawcy do zmiany decyzji nawet na drodze sądowej.
Mniejszy staż zakładowy
Pracownik powinien pamiętać również o innych ujemnych konsekwencjach urlopu bezpłatnego. Jedną z nich jest niewliczanie okresu urlopu do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, np. takie jak okres wypowiedzenia czy wymiar urlopu wypoczynkowego. Wyjątkiem są tu dwie sytuacje uregulowane w kodeksie pracy (art. 205 par. 4 i art. 1741 par. 1). Otóż pracodawca jest obowiązany na wniosek młodocianego, ucznia szkoły dla pracujących, udzielić mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym dówch miesięcy. Okres urlopu udzielonego młodocianemu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Drugi z przepisów dotyczy urlopu bezpłatnego udzielanego z inicjatywy pracodawcy i przewiduje możliwość zawarcia trójstronnej umowy o czasowym przejściu pracownika do innego pracodawcy. Za pisemną zgodą pracownika pracodawca może bowiem udzielić mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. Urlop udzielony na tych zasadach wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. W czasie jego trwania stosunek pracy z macierzystym pracodawcą ulega zawieszeniu, ale okres tego urlopu zalicza się do zakładowego stażu pracy.
Mniejszy wymiar urlopu wypoczynkowego
W określonych sytuacjach pracownik musi się także liczyć ze zmniejszeniem wymiaru urlopu wypoczynkowego o okres udzielonego mu urlopu bezpłatnego (art. 1552 k.p.). Ma to miejsce wówczas, gdy urlop bezpłatny wynosi co najmniej jeden miesiąc. W takim przypadku wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok kalendarzowy ulega proporcjonalnemu obniżeniu.
Odstępstwem od powyższej zasady jest sytuacja, gdy pracownik przed urlopem bezpłatnym wykorzystał cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy. Wówczas urlop nie ulega pomniejszeniu. Dlatego często pracownicy decydują się na urlopy bezpłatne, gdy nie mają już do dyspozycji urlopu wypoczynkowego.
Z uwagi na to, że wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika ulega obniżeniu tylko wówczas, gdy urlop bezpłatny trwa co najmniej miesiąc, ważną kwestią jest dokładne określenie tego miesięcznego okresu. Problem może się pojawić w szczególności wówczas, gdy urlop bezpłatny dotyczy części dwóch miesięcy kalendarzowych. W jaki sposób dokonać prawidłowych obliczeń, wyjaśnia rozporządzenie dotyczące szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W takiej sytuacji urlop bezpłatny obejmujący część miesięcy kalendarzowych należy zsumować, a za miesiąc uważa się łącznie 30 dni.
Bez prawa do ubezpieczenia
Urlop bezpłatny ma wpływ nie tylko na świadczenia związane bezpośrednio ze stosunkiem pracy, ale także na świadczenia z zakresu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Otóż na urlopie bezpłatnym pracownik nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, jednakże ma do niego prawo przez kolejnych 30 dni od momentu rozpoczęcia urlopu.
W czasie urlopu bezpłatnego pracownik nie podlega również ubezpieczeniom społecznym. Z jednej strony, oznacza to uszczuplone konto emerytalne pracownika, wynikające z faktu, że w okresie urlopu nie są odprowadzane składki ubezpieczeniowe. Z drugiej zaś strony, okres urlopu nie zostanie zaliczony do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia emerytalne.
Poza tym w czasie urlopu bezpłatnego pracownik pozbawiony jest prawa do zasiłków z tytułu choroby lub macierzyństwa. Zasiłek chorobowy nie przysługuje bowiem za okresy niezdolności do pracy przypadającej w czasie urlopu bezpłatnego. W tym czasie pracownik nie ma również prawa do wynagrodzenia za czas choroby. Niezdolności do pracy spowodowane chorobą przypadające w okresie urlopu bezpłatnego nie wlicza się także do okresu zasiłkowego oraz do 33 dni, za które pracownikowi na podstawie kodeksu pracy przysługuje wynagrodzenie chorobowe. W czasie urlopu pracownik nie będzie miał również prawa do innych świadczeń z tytułu choroby lub macierzyństwa, np. świadczenia rehabilitacyjnego czy zasiłku macierzyńskiego.
Ochrona podczas urlopu
Pracownik, który przebywa na urlopie bezpłatnym, nie jest całkowicie pozbawiony ochrony. Przede wszystkim w czasie urlopu bezpłatnego nie można wypowiedzieć mu umowy o pracę (art. 41 k.p.). Wyjątek od powyższej zasady stanowi ogłoszenie upadłości lub likwidacja pracodawcy (art. 411 k.p.).
Ograniczenie ochrony pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym wynika także z ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. W przypadku zwolnień grupowych znaczenie ma jednak długość udzielonego urlopu. Wypowiedzenie umowy o pracę jest bowiem dopuszczalne, gdy urlop bezpłatny trwa co najmniej trzy miesiące. Natomiast wypowiedzenie zmieniające jest możliwe niezależnie od czasu trwania tego urlopu.
Powyższe ograniczenia nie dotyczą jednak pracownika, który może wypowiedzieć umowę o pracę w każdym czasie. W czasie urlopu bezpłatnego pracodawca i pracownik mogą także rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli zaistnieją przesłanki konieczne do zastosowania tego trybu ustania zatrudnienia. W każdym zaś przypadku strony mogą rozwiązać umowę na zasadzie porozumienia.
Powrót do pracy
Pracownik i pracodawca powinni uzgodnić datę powrotu z urlopu bezpłatnego w momencie jego przyznania. Kodeks pracy nie limituje długości urlopu udzielanego na wniosek pracownika, dlatego też od jego potrzeb i zgody pracodawcy zależeć będzie, jak długo potrwa zwolnienie od świadczenia pracy.
Ustalony okres urlopu jest wiążący dla pracownika, co oznacza, że nie może on go przerwać bez zgody pracodawcy. Nie ma jednak przeszkód, aby w czasie trwania urlopu strony uzgodniły jego wcześniejsze zakończenie. Istnieje też możliwość odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego. Odwołanie jest dopuszczalne jeżeli:
  •  urlop został udzielony na okres dłuższy niż trzy miesiące,
  •  przy udzielaniu urlopu strony zastrzegły dopuszczalność takiego odwołania,
  •  zaistniały ważne przyczyny.
Upływ końcowego terminu urlopu nakłada obowiązki na obie strony. Pracownik jest bowiem zobligowany przystąpić do pracy, zaś pracodawca musi dopuścić go do jej wykonywania zgodnie z warunkami umowy o pracę. W razie naruszenia obowiązku stawienia się w pracy po upływie urlopu, pracodawca może zastosować wobec pracownika różne sankcje. Jeżeli natomiast pracodawca będzie uniemożliwiał podjęcie pracy, pracownik uzyska roszczenie o dopuszczenie do pracy i wynagrodzenie za czas gotowości do jej wykonywania.
PRZYKŁAD
OBNIŻONY URLOP WYPOCZYNKOWY
Dwóch pracowników zwróciło się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie urlopu na okres trzech miesięcy. Jeden z nich ma wykorzystany urlop wypoczynkowy w całości, drugi natomiast ma do wykorzystania jeszcze kilka dni urlopu. Biorąc pod uwagę długość urlopu bezpłatnego, w obu przypadkach miałby on wpływ na uprawnienia urlopowe pracowników. Z uwagi jednak na to, że jeden z pracowników ma już wykorzystany urlop wypoczynkowy, nie będzie on ponosił w tym względzie żadnych konsekwencji. Urlop wypoczynkowy drugiego z pracowników zostanie zaś obniżony proporcjonalnie o okres udzielonego urlopu bezpłatnego, czyli o 3/12.
PRZYKŁAD
CHORY PRACOWNIK NA URLOPIE BEZPŁATNYM
Pracownikowi został udzielony urlop bezpłatny na okres od 1 grudnia 2007 r. do 28 lutego 2008 r. W tym czasie pracownik wykonywał pracę u innego pracodawcy. 3 stycznia 2008 r. stał się on niezdolny do pracy z powodu choroby. W sytuacji gdy pracownik korzystając z urlopu bezpłatnego wykonuje jednocześnie pracę u innego pracodawcy, będzie on podlegał ubezpieczeniu chorobowemu z tytułu drugiego zatrudnienia. Ma on zatem prawo do wynagrodzenia za czas choroby, a następnie do zasiłku chorobowego, ale nie dłużej niż do zakończenia urlopu, tj. do 28 lutego 2008 r. Jeżeli choroba trwałaby dłużej, prawo do wymienionych świadczeń będzie przysługiwać mu dalej, ale już z tytułu zatrudnienia u pierwszego pracodawcy, który udzielił mu urlopu bezpłatnego. W razie przedłużającej się choroby obowiązek ten może przejść na macierzystego pracodawcę od 1 marca 2008 r.
PRZYKŁAD
NIEPRZERWANA NIEZDOLNOŚĆ DO PRACY
Pracodawca udzielił pracownikowi urlopu bezpłatnego od 1 listopada 2007 r. do 28 lutego 2008 r. W styczniu pracownik zachorował, a jego niezdolność do pracy potrwa co najmniej trzy miesiące. W okresie choroby przypadającej w trakcie urlopu bezpłatnego pracownik nie będzie miał prawa do świadczeń z tytułu choroby, gdyż jest to okres przerwy w ubezpieczeniu chorobowym. Jednakże w sytuacji, gdy pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w trakcie urlopu bezpłatnego i niezdolność ta trwa nieprzerwanie także po zakończeniu urlopu, będzie miał on prawo do świadczeń za czas niezdolności przypadający po zakończeniu urlopu. Obowiązek ich wypłaty powstanie od pierwszego dnia po zakończeniu urlopu, czyli od 1 marca 2008 r.
PRZYKŁAD
ODWOŁANIE Z URLOPU
Pracodawca udzielił pracownikowi urlopu na sześć miesięcy. W jego trakcie zachorował zastępca urlopowanego pracownika, a z uwagi na niezbędne szczególne kwalifikacje pracodawca nie ma możliwości obsadzenia czasowo wolnego stanowiska innym pracownikiem. W opisanej sytuacji spełnione zostały dwie przesłanki umożliwiające odwołanie pracownika z urlopu. Jeżeli został spełniony także trzeci z warunków, tj. pracodawca przy udzielaniu urlopu zastrzegł dopuszczalność jego wcześniejszego zakończenia, to może on odwołać pracownika z urlopu. W przeciwnym razie odwołanie z urlopu będzie możliwe tylko za zgodą pracownika.
Pozakodeksowe urlopy bezpłatne
Poza urlopem bezpłatnym uregulowanym w kodeksie pracy pracownik może korzystać także z innych urlopów bez prawa do wynagrodzenia. Najczęściej wiążą się one z podjęciem przez pracownika nauki, pełnieniem niektórych funkcji poza zakładem pracy lub realizacją obowiązków w zakresie powszechnego obowiązku obrony.
Przerwa na naukę
Pracownikowi kształcącemu się na podstawie skierowania pracodawcy przysługuje urlop szkoleniowy i zwolnienia z części dnia pracy, płatne według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Kwestia godzenia edukacji i aktywności zawodowej nie została już tak korzystnie uregulowana w stosunku do pracowników podejmujących naukę bez skierowania. Jednakże i wówczas możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia na naukę, które ma jednak charakter nieodpłatny. Pracodawca może bowiem udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego i zwolnień z pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca z własnej woli przyznał pracownikowi odpłatne zwolnienia od pracy lub świadczenia dodatkowe związane z jego dokształcaniem.
Ćwiczenia wojskowe
Gdy pracownik zostanie wezwany na ćwiczenia wojskowe, nie każdy pracodawca wie, jak w takiej sytuacji postąpić. Wątpliwości dotyczą na ogół dwóch kwestii, a mianowicie, w jakiej formie udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy i czy trzeba za ten czas wypłacić wynagrodzenie. Kwestia ta jest o tyle trudna, że problemów tych nie rozstrzyga kodeks pracy, lecz przepisy innych ustaw.
Jeżeli więc w zakładzie pracy wystąpi taka sytuacja, pracodawca przede wszystkim powinien szukać odpowiedzi w przepisach ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej. Akt ten wyjaśnia zarówno zasady udzielania zwolnień na odbycie ćwiczeń wojskowych, jak i rekompensowania utraconego przez pracownika wynagrodzenia.
Pracownik odbywa ćwiczenia wojskowe w ramach udzielonego mu urlopu bezpłatnego, za który nie przysługuje mu prawo do wynagrodzenia. Jeżeli więc pracownik przedstawi wezwanie na ćwiczenia wojskowe, obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie mu urlopu na okres ich trwania. Nie dotyczy to jedynie ćwiczeń w czasie lub w dniu wolnym od pracy trwających do 24 godzin.
W czasie udzielonego urlopu pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem jednak prawa do wynagrodzenia. Wynika to z faktu, że ustawa o powszechnym obowiązku obrony RP zapewnia żołnierzowi rezerwy odbywającemu ćwiczenia wojskowe świadczenie pieniężne rekompensujące utracony zarobek.
Nie oznacza to jednak, że na zasadzie dobrowolności pracodawca nie może zapłacić pracownikowi wynagrodzenia za czas jego nieobecności. Wówczas będzie to jednak wyłącznie dobra wola pracodawcy. W takiej sytuacji pracownik nie będzie uprawniony do świadczenia pieniężnego rekompensującego utracony zarobek.
Zasady ustalania świadczenia
Za czas odbywania ćwiczeń wojskowych pracownik nie jest pozbawiony środków utrzymania. Nie pochodzą one jednak od pracodawcy. Żołnierzowi rezerwy, który odbył ćwiczenia wojskowe, z wyjątkiem ćwiczeń trwających do 24 godzin odbywanych w czasie lub dniu wolnym od pracy, przysługuje bowiem świadczenie pieniężne rekompensujące utracone wynagrodzenie ze stosunku pracy lub stosunku służbowego, które mógłby uzyskać w okresie odbywania ćwiczeń wojskowych. Jego wysokość wynosi za każdy dzień ćwiczeń wojskowych 1/30 miesięcznego wynagrodzenia pracownika, pomnożoną przez liczbę dni odbytych ćwiczeń wojskowych. Należy jednak zauważyć, że ustawa limituje kwotę dziennego świadczenia pieniężnego, gdyż nie może być ona wyższa od 1/30 dwuipółkrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, którego wysokość ogłasza prezes GUS.
Rekompensata nie przysługuje żołnierzowi rezerwy powołanemu na ćwiczenia wojskowe, jeżeli otrzymał on od pracodawcy wynagrodzenie za ten okres. W stosunku do żołnierzy będących pracownikami wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia świadczenia rekompensującego stwierdza pracodawca. Wynagrodzenie powinno być określone w przeliczeniu na jeden dzień ćwiczeń wojskowych, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia wniosku.
Pracodawca ma również obowiązek wydać pracownikowi zaświadczenie, w którym określa kwotę dziennego utraconego wynagrodzenia. Wniosek o ustalenie i wypłatę należnego świadczenia rekompensującego pracownik składa do właściwego wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Do wniosku dołącza on zaświadczenie stwierdzające odbycie ćwiczeń wojskowych oraz wysokość utraconego zarobku. Świadczenie wypłaca się niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od otrzymania wniosku, który powinien być złożony w ciągu trzech miesięcy od zakończenia ćwiczeń wojskowych.
Zwolnienia dla poborowych
Powołanie pracownika do służby wojskowej rodzi różne konsekwencje dla obu stron stosunku pracy. Pracodawca nie może rozwiązać umowy o pracę z takim pracownikiem. Musi również pamiętać o spełnieniu innych obowiązków wobec poborowego. Do powinności tych należy m.in. udzielenie zwolnienia od pracy.
Pracownik, którego powołano do służby wojskowej, ma prawo do dwudniowego zwolnienia od pracy. Pracodawca nie może odmówić ich udzielenia. Nie jest natomiast zobligowany do wypłaty wynagrodzenia za udzielony czas wolny, ale może to zrobić z własnej inicjatywy.
PRZYKŁAD
FAKULTATYWNY CHARAKTER
Pracownik dokształcający się bez skierowania pracodawcy zwrócił się do niego z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego w związku z obroną pracy magisterskiej. Pracodawca nie jest zobligowany wnioskiem pracownika, gdyż urlop bezpłatny udzielany w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych ma charakter fakultatywny. Dlatego też od jego woli zależeć będzie, czy doceni on inicjatywę pracownika i udzieli mu zwolnień na naukę. Jeżeli pracodawca przychyli się do wniosku pracownika, to wymiar urlopu powinien być ustalony na zasadzie porozumienia między stronami. Natomiast okres tego urlopu będzie się wliczać do okresu zatrudnienia pracownika w zakresie wszystkich uprawnień pracowniczych.
PRZYKŁAD
ĆWICZENIA WOJSKOWE
Jeden z pracowników został powołany do odbycia ćwiczeń wojskowych na okres dwóch miesięcy. Zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie dwóch dni wolnych. Pracownikowi, któremu doręczono kartę powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych, przysługuje zwolnienie na jeden dzień, chyba że jest on zobowiązany do natychmiastowego stawiennictwa. Poza tym pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi jednodniowego zwolnienia od pracy po odbyciu ćwiczeń. W obu przypadkach zwolnienie przysługuje na wniosek pracownika, jeżeli czas trwania ćwiczeń wojskowych wynosi powyżej trzydziestu dni. O ile więc pracodawca jest zobligowany zwolnić pracownika od pracy, jeśli wystąpi on z takim wnioskiem, o tyle nie ma on obowiązku płacić za ten czas wynagrodzenia. Nie ma jednak przeszkód, by pracodawca z własnej inicjatywy udzielił pracownikowi powołanemu na ćwiczenia płatnych zwolnień. Jeżeli jednak nie ma takiej woli po stronie pracodawcy, za dni wolne wynagrodzenie nie przysługuje.
PRZYKŁAD
ZWOLNIENIE Z PRACY
Jeden z pracowników, który jest członkiem organów statutowych organizacji związkowej zwrócił się do pracodawcy z prośbą o zwolnienie go z pracy w celu udziału w rozprawie sądowej dotyczącej spraw związku. Pracodawca musi godzić się z pewnymi uciążliwościami związanymi z wykonywaniem przez pracownika funkcji związkowej. W tym jednak przypadku nie chodzi o bezpłatny urlop, z którego ma prawo skorzystać pracownik powołany do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika, lecz o płatne zwolnienie od pracy na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej. Pracodawca nie ma tu większego pola manewru. Powinien bowiem udzielić zwolnienia wtedy, gdy dana czynność nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy i ma charakter doraźny.
Urlopy dla związkowców
Pracownicy pełniący funkcje związkowe korzystają z licznych przywilejów, które mają im ułatwić wypełnianie różnych zadań. Niewątpliwie należą do nich także uprawnienia dotyczące zwolnień od pracy. Nie wszystkie one jednak mają charakter odpłatny. Pracownik, który został powołany do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika, ma bowiem prawo do urlopu bezpłatnego. Z wnioskiem o udzielenie tego rodzaju urlopu występuje do pracodawcy organizacja związkowa, w której pracownik ma pełnić funkcję z wyboru. Wniosek w tej sprawie winien trafić do pracodawcy na 14 dni przed proponowanym terminem rozpoczęcia urlopu bezpłatnego i wskazywać jednocześnie okres, na jaki ma on być udzielony. Pracodawca jest zobligowany uwzględnić wnioskowany okres urlopu, a ustalenie innego terminu może nastąpić tylko z ważnych przyczyn na zasadzie porozumienia pracodawcy i strony związkowej.
Organizacja związkowa ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o wygaśnięciu mandatu pracownika. Pracownik pozostający w związku z wyborem na urlopie bezpłatnym ma prawo powrotu do pracy u pracodawcy, który zatrudniał go w chwili wyboru, na stanowisko równorzędne pod względem wynagrodzenia z poprzednio zajmowanym, jeżeli zgłosi swój powrót w ciągu siedmiu dni. Niedotrzymanie tego warunku powoduje wygaśnięcie stosunku pracy, chyba że nastąpiło z przyczyn niezależnych od pracownika.
Zwolnienia w ważnych celach
Zwolnienia od pracy przysługujące pracownikowi mogą mieć charakter odpłatny lub nieodpłatny. W tym drugim przypadku zwolnienia z reguły wiążą się z pełnioną przez pracownika funkcją społeczną lub zawodową, a także z wymaganą reakcją na wezwania różnych organów lub udziału w prowadzonych przez nich postępowaniach.
Niewykonywanie pracy usprawiedliwiają powody osobiste pracownika lub realizacja ważnych celów, jakim się on poświęca. Okazuje się, że sytuacji, w których pracodawca musi zwolnić pracownika od wykonywania pracy, wcale nie jest tak mało. Nie zawsze jednak, gdy pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi zwolnienie, musi za ten czas zapłacić także wynagrodzenie.
Ze zwolnień z powodów osobistych lub rodzinnych pracownik korzysta bez konieczności obniżenia pobieranego wynagrodzenia. Inaczej jest natomiast, gdy zwolnienie wiąże się, np. z pełnioną funkcją społeczną lub obywatelską. Z reguły pracodawca nie jest wówczas obciążony koniecznością wypłaty wynagrodzenia.
Obecność obowiązkowa
Pracodawca musi się liczyć z tym, że pracownicy, uczestnicząc w życiu społecznym i prawnym, muszą niekiedy reagować na wezwania różnych organów. Reakcja ta jest związana z obowiązkiem pracodawcy udzielenia im zwolnienia od pracy na czas niezbędny do załatwienia określonej sprawy.
Kodeks pracy nie określa, kiedy zwolnienie pracownika związane z wymaganym stawiennictwem przed różnymi organami i potrzebą udziału w prowadzonych przez nich postępowaniach jest dla pracodawcy obowiązkowe. Powyższe kwestie reguluje rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika wezwanego przed organ właściwy w zakresie powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia. Nieodpłatne zwolnienie przysługuje także pracownikowi wezwanemu w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli lub powołanemu do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty.
W wymienionych przypadkach pracodawca został zwolniony z obowiązku wypłaty wynagrodzenia za czas zwolnienia. Wydaje on jedynie zaświadczenie określające wysokość utraconych zarobków, na podstawie którego pracownik może uzyskać rekompensatę od właściwego organu. Oczywiście nie ma prawnych przeszkód, aby za czas takiego zwolnienia pozostawić pracownikowi nie umniejszone zarobki na zasadzie dobrowolności.
Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika wezwanego:
  •  przez organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego,
  •  przez sąd, prokuraturę, policję,
  •  przez organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia,
  •  w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli lub powołanemu do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty.
Czas zwolnienia
Przepisy prawa nie określają sztywnych granic czasowych zwolnienia udzielanego wezwanemu pracownikowi. Brak precyzji w tej materii wydaje się zresztą zrozumiały z uwagi na to, że czas zwolnienia różnicują okoliczności konkretnej sytuacji. Zwolnienie takie obejmuje więc tyle czasu, ile pracownik potrzebuje do stawienia się przed danym organem.
Jeżeli więc dokonanie czynności związanych z wezwaniem przez określony organ wymaga od pracownika poświęcenia całego dnia pracy, to pracodawca musi pogodzić się z jego nieobecnością w danym dniu. W sytuacji gdy udział w danym postępowaniu zabierze pracownikowi tylko część dnia, pozostałe godziny powinien on przepracować.
Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika, który okaże się wezwaniem sądu lub innego z wymienionych organów, a dowodem usprawiedliwiającym jego nieobecności w pracy jest w takim przypadku imienne wezwanie do osobistego stawienia się wystosowane przez dany organ, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie.
PRZYKŁAD
OBECNOŚĆ W SĄDZIE
Jeden z pracowników zwrócił się do pracodawcy o zwolnienie go na rozprawę spadkową, na którą został wezwany w charakterze strony. Pracodawca musi się liczyć z tym, że pracownicy muszą niekiedy reagować na wezwania różnych organów. Dotyczy to na przykład stawienia się na rozprawie sądowej. W przypadku gdy pracownik okaże się wezwaniem do sądu, na pracodawcy ciąży obowiązek zwolnienia go od wykonywania pracy na czas niezbędny do załatwienia czynności procesowych związanych z wezwaniem. Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika wezwanego przez sąd w charakterze strony. Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest w takich sytuacjach pisemne, imienne wezwanie, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika w sądzie. W przypadku tego rodzaju zwolnień, pracodawca nie ma jednak obowiązku wypłacać wynagrodzenia. Wydaje on jedynie zaświadczenie określające wysokość utraconych zarobków, na podstawie którego pracownik może uzyskać rekompensatę od właściwego organu.
Inne zwolnienia z pracy
Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego członkiem działającej u niego rady nadzorczej na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniu tego organu. Niektóre zwolnienia mają charakter limitowany. Dotyczy to pracowników wykonujących czynności biegłego, członków ochotniczej straży pożarnej uczestniczących w szkoleniach pożarniczych oraz pracowników prowadzących zajęcia dydaktyczne lub szkolenia na kursach zawodowych.
Pracodawca jest zobowiązany udzielić nieodpłatnego zwolnienia pracownikowi:
  •  wezwanemu do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny do załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania,
  •  na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia,
  •  wezwanemu w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń,
  •  wezwanemu w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli i pracownika powołanego do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty,
  •  będącemu członkiem ochotniczej straży pożarnej - na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także - w wymiarze nieprzekraczającym łącznie sześciu dni w roku kalendarzowym - na szkolenie pożarnicze,
  •  na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach,
  •  w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej,
  •  będącemu członkiem rady nadzorczej, działającej u zatrudniającego go pracodawcy, na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady.
Zwolnienia dla pracowników innych wyznań
Szczególny rodzaj zwolnień od pracy przysługuje pracownikom innych wyznań religijnych. Wynika to z przepisów prawa, które gwarantują wszystkim, niezależnie od wyznania, uczestnictwo w czynnościach i obrzędach religijnych oraz możność wypełniania obowiązków religijnych i obchodzenia świąt religijnych, zgodnie z zasadami swojego wyznania.
Generalnie jednym z przywilejów pracowniczych jest zwolnienie z wykonywania pracy w niedziele i dni świąteczne. Co do zasady więc pracownik powinien w tym czasie odpoczywać, choć w określonych przypadkach dopuszczalna jest praca w dni wolne od pracy. W kwestii określenia, o jakie dni świąteczne chodzi, kodeks pracy odsyła do przepisów pozakodeksowych.
Odrębną kategorię stanowią natomiast dni świąteczne występujące w innych wyznaniach religijnych. W określonych sytuacjach pracownicy różnych wyznań mają bowiem prawo do dni wolnych z racji świąt obchodzonych w ich religii. I tak osoby należące do kościołów i innych związków wyznaniowych, których święta religijne nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, mogą na własną prośbę uzyskać zwolnienie od pracy na czas niezbędny do obchodzenia tych świąt, zgodnie z wymogami wyznawanej przez siebie religii.
Zwolnienie trzeba odpracować
Pracownik innego wyznania poza dniami ustawowo wolnymi od pracy ustalonymi dla ogółu pracowników, w tym również związanych z obchodzeniem świąt katolickich, może dodatkowo ubiegać się o czas wolny z tytułu świąt wynikających z przynależności do innego kościoła lub związku wyznaniowego. Zwolnienie od pracy w celu obchodzenia innych świąt niż katolickie może być udzielone pracownikowi pod określonymi warunkami. Najważniejszym z nich jest odpracowanie czasu zwolnienia, bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia za pracę w dni ustawowo wolne od pracy lub pracę w godzinach nadliczbowych. Prośbę o udzielenie zwolnienia od pracy pracownik innego wyznania powinien zgłosić pracodawcy co najmniej siedem dni przed dniem tego zwolnienia.
Natomiast pracodawca zawiadamia pracownika o warunkach odpracowania zwolnienia nie później niż na trzy dni przed dniem zwolnienia. Zasada powyższa nie dotyczy świąt religijnych przypadających w określonym dniu każdego tygodnia. Jednakże w celu obchodzenia tych świąt pracownik może zwrócić się do pracodawcy o ustalenie dla niego indywidualnego rozkładu czasu pracy.
PRZYKŁAD
IMIENNE WEZWANIE
Pracownik zwrócił się do pracodawcy o udzielenie zwolnienia w celu stawienia się na rozprawę karną, na którą został wezwany jego świadek. Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika na taki czas, jaki jest mu potrzebny do stawienia się w sądzie. W tym celu pracownik powinien przedłożyć pracodawcy imienne wezwanie do osobistego stawiennictwa w sądzie we wskazanym charakterze. Za wolny czas pracodawca nie wypłaca pracownikowi wynagrodzenia, chyba że obowiązek taki wynika z obowiązujących u niego przepisów zakładowych.
PRZYKŁAD
LIMITY ZWOLNIEŃ
Pracownik prowadzi szkolenia na kursach zawodowych. Od lutego rozpocznie dodatkowe kursy w dwóch innych instytucjach. Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej. Takie samo zwolnienie przysługuje pracownikowi prowadzącemu szkolenia na kursach zawodowych. Jednakże przy dużej aktywności pracownika w zakresie działalności dydaktycznej mogłoby się okazać, że jego nieobecność byłaby zbyt częsta, a to niewątpliwie stanowiłoby poważną uciążliwość dla pracodawcy. Dlatego też przepisy prawa pracy limitują wymiar zwolnień z tego tytułu. Łącznie nie mogą one bowiem przekraczać sześciu godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu. Oznacza to, że pracodawca może odmówić zwolnienia pracownika w celu prowadzenia kursów zawodowych, jeżeli jego nieobecność z tego powodu przekraczałaby ustalone granice czasowe.
PRZYKŁAD
ZWOLNIENIE NA BADANIA
Pracownik będący krwiodawcą zwrócił się do pracy z prośbą o zwolnienie go na zalecone okresowe badania lekarskie. Wyliczając przypadki, w których pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, ustawodawca przyznał priorytet potrzebie dokonania przez pracownika określonych działań, niezwiązanych wprawdzie z wykonywaną pracą, ale służącym innym ważnym celom, takim jak ratowanie zdrowia i życia ludzi. Dlatego też zwolnienia od wykonywania pracy związane z wypełnianiem misji krwiodawstwa nie zostały wymienione wśród zwolnień nieodpłatnych. Pracownik będący krwiodawcą ma bowiem prawo do odpłatnych zwolnień zarówno wtedy, gdy oddaje krew w czasie oznaczonym przez stację krwiodawstwa, jak i wówczas, gdy przeprowadza zalecone okresowe badania lekarskie, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy.
DANUTA KLUCZ
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Ustawa z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 21, poz. 205 z późn. zm.).
■ Ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).
■ Ustawa z 17 maja 1989 r. o gwarancjach wolności sumienia i wyznania (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 26, poz. 319 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).