Pracodawcy często prowadzą oddzielną ewidencję czasu przepracowanego w nadgodzinach. Inspektorzy kontrolują pracodawców z policją i składają zawiadomienia do prokuratury.
Pracodawca, który prowadzi podwójną dokumentację czasu pracy, może zostać oskarżony o popełnienie przestępstwa. Przekonali się o tym właściciele firmy meblarskiej z woj. opolskiego. Inspektor pracy Okręgowego Inspektoratu Pracy (OIP) w Opolu rozpoczął kontrolę w jego firmie wspólnie z funkcjonariuszami policji. Policjanci zabezpieczyli m.in. twarde dyski firmowych komputerów i przekazali inspekcji uzyskane w ten sposób pliki zawierające dokumentację pracowniczą (ewidencję czasu pracy w nadgodzinach oraz listę płac za tę pracę).
– Wspólne kontrole z policją odbywają się w uzasadnionych przypadkach. Są one skuteczne m.in. dzięki nakazowi przeszukania firmy, które wystawia prokurator – mówi Teresa Rynkiewicz, zastępca OIP w Opolu.

Oszczędzanie na nadgodzinach

Wspomniana kontrola wykazała, że w zakładzie prowadzono podwójną dokumentację czasu pracy. Jedna ewidencja zawierała dane oparte o nominalny czas pracy i służyła do naliczania i wypłacania pensji oraz zgłaszaniu danych do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego. Druga ewidencja dotyczyła wyłącznie pracy w godzinach nadliczbowych. Należności za tę pracę nie stanowiły już podstawy naliczania składek i podatku dochodowego. Inspekcja ustaliła, że w ten sposób pracownikom wypłacono ponad 122 tys. zł wynagrodzenia z ominięciem listy płac.
– Na takie postępowanie godzą się najczęściej pracownicy małych przedsiębiorstw z niewielkich miejscowości, którym zależy na utrzymaniu pracy – mówi Andrzej Jankowski, szef działu prawnego Forum Związków Zawodowych.
Inspektor pracy skierował zawiadomienie do prokuratury rejonowej o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez pracodawcę. Przypomnijmy, że z art. 219 kodeksu karnego wynika, że kto narusza przepisy prawa o ubezpieczeniach społecznych, nie zgłaszając, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych albo zgłaszając nieprawdziwe informacje mające wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.
– Zawiadomienie w takich sprawach najczęściej dotyczy pracodawców, którzy wypłacają pracownikom dodatkowe pieniądze z pominięciem listy płac, czyli na czarno – mówi Teresa Rynkiewicz.



Zwykła kontrola

W niektórych przypadkach udowodnienie podwójnej ewidencji jest znacznie prostsze. Inspekcji może w tym pomóc sam pracownik. Na podstawie przesłuchań świadków oraz ewidencji czasu pracy prowadzonej na terenie budowy (przekazanej przez jednego z pracowników) inspektorzy ustalili, iż podwładni firmy budowlanej z woj. opolskiego świadczyli pracę od poniedziałku do piątku po 10 – 12 godzin dziennie oraz dodatkowo w soboty po sześć godzin. Tymczasem z przedstawionej przez pracodawcę ewidencji wynikało, że w okresie od stycznia 2008 r. do lutego 2010 r. w ogóle nikt nie pracował w nadgodzinach. Inspektor skierował zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa m.in. z art. 271 k.k. (fałszowanie dokumentów). O podejrzeniu naruszenia przepisów powiadomił też oddział ZUS oraz urząd kontroli skarbowej.

Obowiązki firm

Zgodnie z art. 149 kodeksu pracy firma prowadzi ewidencję czasu pracy podwładnych w celu prawidłowego ustalenia ich wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek ten jest bezwzględny. Nie można go wyłączyć ani aktem wewnętrznym pracodawcy (regulaminem, statutem), ani też umownie (z pracownikiem). Oprócz ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, celem ewidencji jest też umożliwienie kontroli pracodawcy.
– Dlatego powinna ona przedstawiać rzeczywisty czas pracy pracownika, uwzględniając faktycznie przez niego przepracowane godziny w przyjętym okresie rozliczeniowym – mówi Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc – Doradztwo Kadrowe i Personalne.
Z kodeksu pracy wynika, że nie trzeba ewidencjonować godzin pracy m.in. osób objętych systemem zadaniowego czasu pracy lub otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe.