Pracownik rozpoczynający po raz pierwszy pracę w urzędzie gminy jest zatrudniany maksymalnie na pół roku. W tym czasie powinien odbyć służbę przygotowawczą i zdać egzamin. Dopiero po spełnieniu tych warunków wójt decyduje o jego dalszym zatrudnieniu.
O pracę w urzędzie gminy może ubiegać się osoba, która posiada obywatelstwo polskie. Na niektórych stanowiskach wójt może zatrudnić cudzoziemca. Może to być obywatel Unii Europejskiej lub innego państwa, któremu na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia w Polsce. Taka osoba musi się jednak wykazać znajomością języka polskiego potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej, tj. w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 23 kwietnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej (Dz.U. nr 64, poz. 539).
Osoby, które nie posiadają obywatelstwa polskiego, mogą być zatrudnione tylko na takich stanowiskach, które nie są bezpośrednio lub nawet pośrednio związane z wykonywaniem władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa. Nie ma jednak jednego o wykazu takich stanowisk. O tym decyduje kierownik urzędu.

Odpowiednie wykształcenie

W przypadku zatrudnianych na podstawie umowy o pracę (tych pracowników jest najwięcej w urzędzie) wymagane jest wykształcenie co najmniej średnie. Z kolei takie wykształcenie ogranicza możliwości awansu. Na wyższe stanowiska, w tym kierownicze, wymaga się wykształcenia wyższego. Kandydaci do pracy w gminie muszą ponadto posiadać pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystać z pełni praw publicznych. Nie mogą być też skazani prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Otwarty nabór

Kandydat, który spełni te podstawowe i formalne kryteria określone w ustawie, może przystąpić do otwartego i konkurencyjnego naboru. Oznacza to, że każdy konkurs na wolne stanowisko powinien być przeprowadzony w sposób bezstronny i dasjący wszystkim kandydatom takie same szanse.
Wójt lub upoważniony przez niego sekretarz zobowiązany jest do zamieszczenia informacji o wolnym stanowisku w biuletynie informacji publicznej i tablicy ogłoszeń w budynku gminy. Może tez zawiesić taką informację na stronie internetowej urzędu.
W ogłoszeniu powinna być podana nazwa gminy i określone stanowisko, którego dotyczy nabór. Powinna tam też zostać zamieszczona informacja o wymaganiach dla tego stanowiska z określeniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. Szanse kandydata wzrastają, gdy spełnia on wszystkie wymagania. Z ogłoszenia o naborze osoba zainteresowana pracą w gminie powinna dowiedzieć się też, jakie zadania zostaną jej powierzone.
Jeśli kandydatów jest dużo, przeprowadzany jest pisemny test, a następnie z najlepszymi kandydatami przeprowadzana jest rozmowa kwalifikacyjna. Potem do publicznej wiadomości trzeba podać dane dotyczące trzech najlepszych kandydatów. Kierownicy urzędów muszą pamiętać, że takie informacje powinny być zamieszczone na stronie internetowej przez co najmniej trzy miesiące.



Pierwsza praca

Wójt zanim zatrudni na stałe nowego pracownika, będzie mógł wcześnie sprawdzić jego zaangażowanie w pracy. Z osobą po raz pierwszy podejmująca pracę na stanowisku urzędniczym nie można podpisać umowy o pracę na dłuższy okres niż pół roku. W tym czasie powinna ona też odbyć tzw. służbę przygotowawczą, która jest zakończona egzaminem. Decyzję w sprawie skierowania do służby przygotowawczej i jej zakresu podejmuje kierownik jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, biorąc pod uwagę poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska oraz na podstawie opinii osoby kierującej komórką organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony.

Zwolnienie ze służby

Z odbycia służby przygotowawczej zwolnieni są ci pracownicy, którzy wcześnie pracowali w samorządzie dłużej niż pół roku i odbyli wcześniej taką służbę zakończoną egzaminem. Wójt na umotywowany wniosek bezpośredniego przełożonego nowo zatrudnionego pracownika może zwolnić z obowiązku odbywania służby przygotowawczej, pracownika, którego wiedza lub umiejętności umożliwiają należyte wykonywanie obowiązków służbowych. Zwolnienie to dotyczy tylko odbywania służby przygotowawczej a nie egzaminu końcowego. W związku z tym, że służba przygotowawcza zwiększa szanse na zaliczenie egzaminu, powinni być z niej zwalniani pracownicy wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. osoby po ukończeniu studiów prawniczych lub posiadające doświadczenie zawodowe związane z administracją samorządową.
Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych. Powinna trwać do trzech miesięcy. Szczegółowy sposób jej przeprowadzania i organizowania egzaminu końcowego określa wójt w wydanym przez siebie zarządzeniu. Dla celów odbywanej praktyki kierownik wydziału powinien wyznaczyć nowemu pracownikowi tzw. opiekuna. Z kolei część teoretyczna powinna odbywać się w formie szkolenia i być przeprowadzona przez osoby do tego odpowiednio przygotowane. Nie można, jak to w niektórych gminach występuje, ograniczać się wyłącznie do wskazania nowemu pracownikowi zakresu materiału wymaganego do zaliczenia egzaminu.



Brak środków

Niestety, największym problemem gmin jest brak środków na szkolenia i często mała liczba zatrudnianych pracowników. Gminy mogą się jednak porozumieć i zorganizować szkolenie dla nowych pracowników w kilku samorządach w regionie.
Jeżeli gmina dysponuje odpowiednimi środkami, może zlecić przeprowadzenie służby przygotowawczej wyspecjalizowanej w tym firmie zewnętrznej. Mogą ją też przeprowadzić doświadczeni pracownicy. Gminy nie mogą zasłaniać się jednak brakiem pieniędzy na szkolenia, co roku muszą zapewniać w budżecie środki na ten cel.

Zamiast naboru awans

Wójt z nowo zatrudnionym pracownikiem, który w trakcie pierwszej umowy odbył służbę przygotowawczą i pomyślnie zaliczy egzamin, może zawrzeć kolejną umowę na czas określony lub na nieokreślony. Jeśli w gminie zwalnia się stanowisko, wójt zamiast ogłaszać nabór, może przenieść na to stanowisko innego pracownika posiadającego kwalifikacje wymagane na tym stanowisku.
Przeniesienie odbywa się za pomocą tzw. awansu wewnętrznego. Kierownik urzędu, decydując się na dokonanie awansu wewnętrznego, powinien m.in. sprawdzić w wykazie stanowisk określonych w przepisach o pracownikach samorządowych, jakie wykształcenie i staż pracy musi posiadać kandydat na określone stanowisko.
Ogłoszenie o naborze
Ogłoszenie o naborze powinno zawierać:
● nazwę i adres jednostki;
● określenie stanowiska;
● określenie wymagań związanych ze stanowiskiem, zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe;
● wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku;
● wskazanie wymaganych dokumentów;
● określenie terminu i miejsca składania dokumentów
Przykład: Skrócony staż pracy
Wójt w związku z odejściem z urzędu pracownika zajmującego stanowisko starszego specjalisty ogłosił nabór. Niestety żaden z kandydatów nie spełnił wymagań formalnych, a inni pracownicy w gminie nie posiadali odpowiedniego stażu.
W takiej sytuacji wójt może skorzystać z możliwości, jaką daje mu prawo, które pozwala na przyjęcie skróconego stażu pracy wymaganego na danym stanowisku. Oznacza to, że jeśli poszukiwany na wolne stanowisko pracownik jest niezbędny dla prawidłowego funkcjonowania gminy, wójt może awansować na to stanowisko innego pracownika, który poza stażem pracy spełnia wszystkie kryteria formalne. Trzeba jednak pamiętać, że to ułatwienie nie ma zastosowania w przypadku stanowiska sekretarza i kierowniczych stanowisk urzędniczych.
Podstawa prawna
Art. 6 i art. 11–16 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458).
Załącznik nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. nr 50, poz. 398 z późn. zm.).