Zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych podstawą do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników są przepisy prawa pracy, w tym kodeksu pracy, oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze, w szczególności rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zakres danych osobowych, jakie może pozyskać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, został określony w art. 221 par. 1 k.p. Są to następujące dane:

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● data urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

● wykształcenie oraz

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca może żądać od pracowników także numeru PESEL oraz innych informacji, w tym imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli od ich podania zależy korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień. Innych danych pracodawca może żądać jedynie wówczas, gdy ich udostępnienie nakazują odrębne przepisy.

Szczegółowe kwestie związane z gromadzeniem danych przez pracodawcę reguluje natomiast wspomniane rozporządzenie wydane na podstawie art. 2981 k.p.

Na podstawie par. 1 ust. 2b tego rozporządzenia pracodawca może żądać od pracownika złożenia kwestionariusza osobowego, którego pomocniczy wzór jest w załączniku nr 1a do tego rozporządzenia. Wymaga on podania tylko tych danych, które wymienia art. 22 1 kodeksu pracy.

A zatem, skoro przepisy prawa pracy nie przewidują gromadzenia przez pracodawcę informacji o przynależności partyjnej kandydata do pracy to wymaganie jej przez pracodawcę jest zabronione, nawet jeśli osoba taka wyrazi na to swoją zgodę.

Potwierdzeniem tego jest stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego wyrażone w wyroku z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, LEX nr 553777) – które ma związek z gromadzeniem za zgodą pracownika innych danych niż przewiduje k.p. – w którym sąd m.in. wskazał, że brak równowagi w relacji pracodawca – pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażenia zgody na pobieranie i przetworzenie danych. Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika.

W opinii Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, uznanie faktu wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jako okoliczności legalizującej pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 kodeksu pracy, stanowiłoby obejście tego przepisu.

Podstawa prawna

Art. 22 1, art. 2981 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Par. 1 ust. 2b rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Opracował