Pracodawca musi dokumentować przebieg pracy pracowników. Obowiązek ten rozpoczyna się już na etapie rekrutacji i trwa przez cały okres zatrudnienia. Pracodawca musi również przechowywać dokumenty po zwolnieniu pracownika przez wskazany w przepisach okres.
Zakres dokumentowania przez pracodawcę stosunku pracy zatrudnionych pracowników określają przepisy prawa pracy. Pracodawca musi je stosować, ponieważ odpowiada za szkodę pracownika spowodowaną brakiem lub nieprawidłowym prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Ponadto, gromadząc dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika, pracodawca dysponuje danymi osobowymi pracownika. Jest zatem administratorem tych danych, a więc musi również przestrzegać przepisów określających zasady ochrony danych osobowych.
Rekrutacja pracowników
Od kandydata do pracy pracodawca może żądać przedstawienia tylko określonych dokumentów i danych. Pracodawca podczas rekrutacji może bowiem uzyskać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujące dane osobowe (art. 221 par. 1 k.p.):
● imię (imiona) i nazwisko,
● imiona rodziców,
● datę urodzenia,
● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
● wykształcenie,
● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca może zatem żądać od kandydata do pracy złożenia następujących dokumentów (par. 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r.):
● wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
● świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
● dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
● świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
● orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
● innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Dopuszczalne jest zatem dobrowolne dołączenie do dokumentacji pracowniczej listów rekomendacyjnych.
To jest tylko część artykułu, zobacz pełną treść w e-wydaniu Dziennika Gazety Prawnej: Braki w dokumentacji pracowniczej to przegrane procesy z pracownikami.