Najwłaściwsze wydaje się odwołanie do definicji podmiotowej administracji publicznej. Przez organy administracji publicznej rozumie się bowiem ministrów, centralne organy administracji rządowej, wojewodów, działające w ich lub we własnym imieniu, inne terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz organy i podmioty powołane z mocy prawa lub na podstawie porozumień do załatwiania spraw indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych.

Zatrudnieniem w administracji publicznej będzie więc okres pracy w urzędach obsługujących te organy. W praktyce dodatkowy urlop uzależniony będzie zatem od stażu nabytego w całej karierze urzędnika w organach administracji rządowej, samorządowej lub innym organie państwowym.

W przyszłości zaliczeniu przy określeniu uprawnień urlopowych będzie podlegał również staż na innych niż urzędnicze stanowiskach w korpusie służby cywilnej. Przy ustalaniu prawa do dodatkowego urlopu wypoczynkowego – odmiennie niż przy ustalaniu uprawnień urlopowych na zasadach ogólnych, bez znaczenia będzie pozostawał staż pracy u innych pracodawców – przede wszystkim prywatnych, ale również tych publicznych, którzy nie są związani z administracją.

Przy wyliczaniu stażu uprawniającego do urlopu nie będzie miało znaczenia to, iż urzędnik służby cywilnej wcześniej pracował w kilku rożnych urzędach zaliczanych do administracji publicznej. Poszczególne okresy zatrudnienia w administracji publicznej będą podlegały bowiem zsumowaniu.

Urlop dodatkowy po spełnieniu przez urzędnika kryteriów do jego uzyskania przysługiwał mu będzie corocznie, aż do ustania stosunku pracy lub odebrania tego uprawnienia – w przypadku kolejnej zmiany przepisów określającej status członków korpusu służby cywilnej.

Urlop dodatkowy przysługuje urzędnikowi służby cywilnej z mocy prawa. Przepisy ustawy o służbie cywilnej ani kodeksu pracy nie uzależniają prawa do tej części urlopu wypoczynkowego od wniosku osoby do urlopu uprawnionej.

Pracodawca urzędnika służby cywilnej, posiadając niezbędne dane pozwalające na określenie uprawnienia do tego urlopu, powinien go uwzględnić w planie urlopów niezależnie od tego, czy urzędnik powoła się na swoje uprawnienie. Jest to o tyle istotne, że gdyby pracownik nabył prawo do dodatkowego urlopu w danym roku kalendarzowym, ale nie wnioskował o jego udzielenie, nie utraci tego urlopu. W takiej sytuacji urlop może zostać wykorzystany aż do czasu jego przedawnienia, a gdyby przed tym terminem ustał stosunek pracy urzędnika, będzie przysługiwał za niego ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Identyczne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 29 czerwca 2005 r. (II PK 339/04, OSNP 2006/9-10/150) wydanym w sprawie dodatkowych urlopów niepełnosprawnych.