Regulamin wydatkowania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ustala pracodawca z działającymi u niego organizacjami związkowymi, a jeżeli takich organizacji nie ma, to z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Na jakie cele można przeznaczać środki funduszu i jakimi kryteriami należy się posługiwać przy przyznawaniu świadczeń?
Zgodnie z ustawą fundusz przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej pracodawcy. Ze środków funduszu można dofinansowywać zakładowe obiekty socjalne, tworzyć żłobki, przedszkola i inne formy wychowania przedszkolnego. Ponadto w ramach działalności socjalnej pracodawcy można finansować usługi na rzecz wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną, opiekę nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego. Pracodawca może również udzielać pomocy materialnej.
W praktyce najczęściej spotykaną formą wydatkowania środków funduszu jest udzielanie pracownikom zapomóg (rzeczowych lub finansowych) oraz bezzwrotnych lub niskooprocentowanych pożyczek na cele mieszkaniowe. Pracodawca, udzielając takiego wsparcia, zobowiązany jest kierować się tzw. kryterium socjalnym, na które składa się sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika. W praktyce nie powinno się zatem tych świadczeń przyznawać po równo, ale każdorazowo uwzględniać indywidualną sytuację danej osoby.