W przypadku niewykorzystania urlopu wypoczynkowego pracownikowi, z którym rozwiązano umowę o pracę, należy się za ten czas ekwiwalent. Sposób ustalania jego wysokości jest zależny od charakteru przysługujących mu składników pensji.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Elementy pensji określone w zmiennej wysokości i za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc należy uwzględnić w przeciętnej wysokości z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Natomiast składniki za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłacone podczas 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przy ustalaniu ekwiwalentu uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
Ten prosty mechanizm ustalania podstawy ekwiwalentowej komplikuje się w momencie, gdy w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, lub miesiącach wcześniejszych, ale uwzględnianych w tej podstawie, nastąpiły zmiany w składnikach wynagrodzeń lub zmiana systemu wynagradzania.
Fakt ten oczywiście musi zostać uwidoczniony przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu za urlop. Sposób uwzględniania w podstawie ekwiwalentowej zmiany systemu wynagradzania zależy od tego, w jaki sposób pracownik był wynagradzany przed zmianą, a w jaki po niej.
Zmiany w systemie wynagradzania
W przypadku, gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop, nastąpiła zmiana w stałych miesięcznych składnikach wynagrodzenia, lub nastąpiły zmiany w ich wysokości, i zostały one wprowadzone przed miesiącem nabycia prawa do ekwiwalentu lub w tym miesiącu, ustalając jego podstawę bierzemy pod uwagę stałe wynagrodzenie przysługujące po zmianie.
Jeśli jednak w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop, zmiany nastąpiły w składnikach wynagrodzenia, przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, jego podstawę należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian od początku okresu obliczeniowego.
Ze stawki miesięcznej na godzinową
Jeśli w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, albo miesiącach bezpośrednio poprzedzających nastąpiła zmiana systemu wynagradzania, polegająca na przejściu z wynagrodzenia miesięcznego na godzinowy, wówczas do podstawy ekwiwalentowej przyjmujemy nowe wynagrodzenie, obowiązujące po zmianie od początku okresu obliczeniowego, tj. z trzech miesięcy.
Tak więc do podstawy ekwiwalentowej po zmianie wynagradzania z sytemu miesięcznego na godzinowy, przyjmujemy pensje z okresu trzech miesięcy, poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu, po przeliczeniu według zmienionej stawki, tzn. będące iloczynem liczby godzin pracy w miesiącu i nowej stawki godzinowej.
Ze stawki stałej na zmienną
Trudniej jest ustalić podstawę ekwiwalentowi w przypadku, gdy w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu bądź miesiącach bezpośrednio poprzedzających ten czas nastąpiła zmiana systemu wynagradzania polegająca na przejściu z systemu miesięcznego na prowizyjny bądź akordowy. W takiej bowiem sytuacji następuje zmiana stałego wynagrodzenia na zmienne, i zasadne wydaje się uwzględnienie jej od początku okresu przyjmowanego do podstawy wynagrodzenia urlopowego, tj. z trzech miesięcy. A zatem pensje z tego okresu przeliczmy według nowej stawki.
Ze stawki zmiennej na stałą
Jeśli w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, albo w miesiącach bezpośrednio poprzedzających ten czas nastąpiła u pracownika zmiana systemu wynagradzania, polegająca na przejściu z wynagrodzenia zmiennego (godzinowego, akordowego bądź prowizyjnego) na stały (miesięczny), wówczas ekwiwalent za urlop należy ustalić na podstawie wynagrodzenia po jego zmianie, a więc stałego w określonego w kwocie miesięcznej. W takiej sytuacji do podstawy ekwiwalentowej nie należy wliczać składników zmiennych z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, te składniki bowiem w wyniku zmiany systemu wynagradzania przestały istnieć.
3 KROKI
JAK OBLICZYĆ PODSTAWĘ EKWIWALENTU
1. Ustal charakter stawek sprzed zmiany i po zmianie systemu wynagradzania
2. Jeśli w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu obowiązywała stała stawka miesięczna, ekwiwalent za urlop oblicz z tej stawki
3. Jeśli w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu obowiązywała stawka zmienna, pensje za okres trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu przelicz z uwzględnieniem tej stawki
PRZYKŁAD
PRZEJŚCIE ZE STAWKI STAŁEJ NA ZMIENNĄ
Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę 15 listopada. W tym dniu nabył on prawo do ekwiwalentu za 12 dni niewykorzystanego urlopu. W zakładzie pracy 1 września nastąpiła zmiana systemu wynagradzania z miesięcznego na akordowy. Pracownikowi według starej stawki przysługiwała pensja w stałej wysokości 3000 zł, a po jej zmianie 2,80 zł za wytworzoną 1 sztukę produktu. Jak ustalić podstawę ekwiwalentu?
Ponieważ w dniu nabycia prawa do ekwiwalentu pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie zmienne, w celu ustalenia podstawy ekwiwalentowej należy wziąć pod uwagę pensje z okresu trzech miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu, tj. października, września i sierpnia. W październiku i wrześniu pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie według stawki akordowej, a za sierpień - miesięcznej. A zatem wynagrodzenie za sierpień należy przeliczyć według nowej stawki.
■ Załóżmy że w okresie tych trzech miesięcy pracownik wytworzył następujące liczbę produktów: październik - 1125 sztuk, wrzesień - 1004 sztuki, sierpień - 1089 sztuk.
Za październik pracownik otrzymał wynagrodzenie: 1125 sztuk x 2,80 zł = 3150 zł.
We wrześniu pracownik otrzymał pensję: 1004 sztuki x 2,80 zł = 2811,20 zł.
W sierpniu natomiast pracownik dostał płacę zasadniczą w stałej kwocie 3000 zł. W takiej jednakże postaci pensja za sierpień nie może zostać uwzględniona w podstawie ekwiwalentowej. Należy ją przeliczyć według nowej stawki. W tym celu liczbę wytworzonych w sierpniu produktów mnożymy przez nową stawkę: 1089 sztuk x 2,80 zł = 3049,20 zł.
■ Podstawą ekwiwalentu jest suma wynagrodzeń z października, września i sierpnia (po uwzględnieniu zmiany): 3150zł + 2811,20 zł + 3049,20 zł = 9010,40 zł.
DOROTA TWARDO
Specjalista ds. kadr i płac Audyt Doradztwo Finanse Lidmar
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.).