Zaistnienie okoliczności uniemożliwiających stawienie się do pracy, zobowiązuje pracownika do niezwłocznego powiadomienia pracodawcy o przyczynie i przewidywanym terminie nieobecności. Jest to jeden z pracowniczych obowiązków, którego nie należy lekceważyć. Skutki nieusprawiedliwienia nieobecności w pracy mogą okazać się bowiem dotkliwe.

Podstawowe zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy określa rozporządzenie z 15 maja 1996 r. Skonkretyzowanie zasad ujętych w rozporządzeniu powinno nastąpić w przepisach zakładowych z uwzględnieniem organizacji pracy u danego pracodawcy. Sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz tryb usprawiedliwiania nieobecności stanowią bowiem kwestie wchodzące w zakres przedmiotowy regulaminu pracy.

Pracodawca, który nie ma obowiązku wydania tego dokumentu (zatrudnia mniej niż 20 pracowników), sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy określa w pisemnej informacji o podstawowych warunkach pracy kierowanej do każdego nowo zatrudnionego pracownika.

Przyczyny nieobecności

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika mogą być różne. Nie chodzi tu jednak o każdy powód niestawienia się do pracy, na jaki mógłby powołać się pracownik, lecz tylko o zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają pracownikowi stawienie się do pracy i jej świadczenie, oraz o inne przypadki niemożliwości wykonywania pracy, uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność.

W zależności od charakteru przyczyny nieobecności w pracy, dwojaki może być tryb postępowania w tym zakresie. Jeżeli bowiem przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o niej, jak również o przewidywanym okresie swojej nieobecności.

Z natury rzeczy takie postępowanie nie jest możliwe w razie zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć. Dlatego w takim przypadku pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o zaistniałej już przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Powinien to uczynić najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy.

Wśród przyczyn usprawiedliwiających absencję pracownika można wymienić:

• chorobę pracownika lub członka rodziny wymagającego jego osobistej opieki,

• sprawowanie opieki nad dzieckiem,

• konieczność stawienia się na wezwanie organów administracji, sądu, prokuratury, policji,

• odpoczynek po nocnej podróży służbowej.

Obowiązek zawiadomienia

Sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy powinien być określony w regulacjach obowiązujących u danego pracodawcy. Wówczas pracownik jest zobligowany postępować według reguł wynikających z przepisów wewnątrzzakładowych. W przypadku braku regulaminu pracy elementy organizacji i porządku pracy, w tym sposób potwierdzania obecności w pracy, określa pracodawca w drodze wydawanych poleceń.

Z praktyki wynika, że przepisy zakładowe często nie regulują odmiennie tej materii i odsyłają do przepisów powszechnie obowiązujących. W takim przypadku stosuje się ogólne zasady wynikające z rozporządzenia. Zgodnie zaś z tym aktem zawiadomienie o nieobecności w pracy może być dokonane w różny sposób, a więc nie tylko osobiście, ale i za pośrednictwem innych środków łączności.

PRZYKŁAD: ZAWIADOMIENIE PRACODAWCY

Pracownik nie stawił się do pracy z powodu choroby. Od lekarza otrzymał kilkunastodniowe zwolnienie lekarskie. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia o przyczynie nieobecności w pracy, pracownika obowiązują zasady określone w przepisach rozporządzenia. Zgodnie z nimi pracownik nie musi zawiadamiać pracodawcy osobiście o swojej nieobecności, co jest szczególnie ważne w przypadku choroby. Może przekazać tę informację przez inną osobę lub telefonicznie albo też za pomocą innego środka łączności, np. faksu lub internetu. Poza tym pracownik może zaświadczenie lekarskie przesłać drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Tylko w wyjatkowych sytuacjach niepowiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy będzie usprawiedliwione. Taką sytuacją jest np. obłożna choroba pracownika połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. W takim przypadku pracownik powinien powiadomić pracodawcę niezwłocznie po ustaniu przeszkody uniemożliwiającej dokonanie tego w pierwotnym terminie.

Oświadczenie lub zaświadczenie

Nieobecność w pracy, aby została uznana za usprawiedliwioną, musi być odpowiednio udokumentowana. Zobowiązuje to pracownika do przedłożenia pracodawcy dowodu, z którego wynika, iż jego nieobecność w pracy była usprawiedliwiona. Dowodami takimi są przede wszystkim zaświadczenia lub inne dokumenty wydane przez uprawnione organy (instytucje). W niektórych sytuacjach wystarczające jest jednak oświadczenie pracownika.

Usprawiedliwienie nieobecności na podstawie oświadczenia pracownika następuje w razie konieczności sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza. Oświadczenie składa także pracownik, który nie stawia się do pracy po odbyciu podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Jeżeli natomiast nieobecność w pracy spowodowana jest chorobą, dowodem usprawiedliwiającym jest zaświadczenie lekarskie, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy lub decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego w razie odosobnienia pracownika z powodu choroby zakaźnej.

Gdy pracownik zostaje wezwany

Pracodawca musi się liczyć z tym, że pracownicy muszą niekiedy reagować na wezwania różnych organów. Dotyczy to na przykład stawienia się na rozprawie sądowej, przed organem właściwym w sprawach powszechnego obowiązku obrony czy innym organem administracji. W przypadku gdy pracownik przedstawi wezwanie do stawienia się przed jednym z tych organów, na pracodawcy ciąży obowiązek zwolnienia go od wykonywania pracy na czas niezbędny do załatwienia czynności związanych z tym wezwaniem.

Dowodem usprawiedliwiającym jest w takich przypadkach imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub inny organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia. Wezwanie powinno zawierać adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika przed danym organem.

PRZYKŁAD: ZWOLNIENIE Z CZĘŚCI DNIA PRACY

Jeden z pracowników zwrócił się o zwolnienie go na rozprawę spadkową, na którą został wezwany jako strona. Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika wezwanego przez sąd w charakterze strony, choć w przypadku tego rodzaju zwolnień nie ma on obowiązku wypłacać wynagrodzenia. Przepisy prawa nie określają sztywnych granic czasowych zwolnienia udzielanego wezwanemu pracownikowi. Zwolnienie takie obejmuje więc tyle czasu, ile pracownik potrzebuje do stawienia się przed danym organem. Jeżeli dokonanie czynności związanych z wezwaniem wymaga od pracownika poświęcenia całego dnia pracy, to pracodawca musi usprawiedliwić jego nieobecność w danym dniu. W sytuacji gdy realizacja tej powinności zabierze pracownikowi tylko część dnia, pozostałe godziny powinien on przepracować. Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest w takiej sytuacji wystawione przez sąd pisemne, imienne wezwanie, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika przed sądem.

Co grozi pracownikowi

Za naruszenie obowiązku usprawiedliwienia swojej nieobecności pracownik może ponieść różne konsekwencje w zależności od stopnia tego naruszenia. Inaczej bowiem ocenia się absencję w pracy bez formalnego usprawiedliwienia jej i przy jednoczesnym braku okoliczności usprawiedliwiających tę nieobecność, a inaczej sytuację, gdy faktycznie wystąpiła przyczyna usprawiedliwiająca nieobecność, a pracownik naruszył jedynie procedurę jej usprawiedliwiania.

Na różnicę tę wskazano w orzecznictwie Sądu Najwyższego, przyjmując, że zachowanie pracownika w przypadku formalnych uchybień nie powinno być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (np. wyrok z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 126/99; OSNP 2000/20, poz. 752). O naruszeniu takim można natomiast mówić, gdy nie zaistniały okoliczności usprawiedliwiające nieobecność, a mimo to pracownik nie stawił się do pracy.

W każdym przypadku za nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania absencji w pracy pracodawca może udzielić pracownikowi upomnienia lub nagany. Natomiast za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia grozi mu kara pieniężna.

PRZYKŁAD: SPÓŹNIONE USPRAWIEDLIWIENIE

Zgodnie z obowiązującym regulaminem pracy, pracownik był zobowiązany najpóźniej w drugim dniu swojej nieobecności powiadomić pracodawcę o przyczynie tej nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania. Pracownik dopiero po tygodniu powiadomił pracodawcę, że w tym czasie był chory, dostarczając zaświadczenie lekarskie. Pracodawca może za takie zachowanie nałożyć na pracownika sankcje porządkowe lub nawet wypowiedzieć mu umowę o pracę. Jednakże pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia i z tego powodu rozwiązać z nim umowy o pracę w trybie natychmiastowym.

Podstawa prawna

• Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).