Urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w terminie ustalonym wspólnie przez pracodawcę i pracownika. Są jednak sytuacje, w których pracownik musi, niekiedy wbrew swej woli, przesunąć urlop na później. Pracodawca może też przerwać pracownikowi rozpoczęty już urlop i wezwać go z powrotem do pracy.
Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Realizacji tego celu służy ustalenie planu urlopów. Plan taki ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca może też nie ustalać planu urlopów i uzgodnić termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem, pod warunkiem że w firmie nie działają związki zawodowe albo zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę.
Termin wykorzystania urlopu ustalony w planie urlopów lub uzgodniony przez pracodawcę z pracownikiem nie zawsze jest jednak dotrzymywany, czasami - albo na wniosek samego pracownika, albo z przyczyn leżących po stronie pracodawcy - musi być przesunięty (art. 164 k.p.).
Ważne!
Gdy do przesunięcia urlopu dochodzi z woli pracodawcy, musi on liczyć się z koniecznością pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika związku z tą zmianą

Z inicjatywy pracownika

Wniosek pracownika o przesunięcie urlopu musi być umotywowany ważnymi przyczynami. Kodeks pracy nie precyzuje, jakie przyczyny są na tyle ważne, aby przesunięcie urlopu było konieczne. W każdej sytuacji pracodawca ocenia zatem, czy przedstawione przez pracownika powody faktycznie uzasadniają zmianę terminu rozpoczęcia urlopu.
Jako typowe sytuacje uzasadniające przesunięcie urlopu wypoczynkowego wskazuje się nieuzyskanie w zaplanowanym terminie urlopu przez małżonka pracownika, konieczność sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, klęski żywiołowe uniemożliwiające wyjazd z miejsca zamieszkania czy odwołanie zaplanowanego wyjazdu przez organizatora wczasów.
Pracodawca nie jest na pewno zobowiązany do przesunięcia zaplanowanego terminu urlopu wypoczynkowego w celu umożliwienia pracownikowi uczestnictwa w strajku (proteście) głodowym. Tak orzekł Sąd Najwyższy w uchwale z 27 listopada 1997 r. I PKN 393/97, OSNP 1998/17/511). W uzasadnieniu tej uchwały SN podkreślił, iż wniosek o przesunięcie urlopu wypoczynkowego pracownika może zostać nieuwzględniony przez pracodawcę, jeżeli pracownik domaga się przesunięcia urlopu ze względu na cele sprzeczne z funkcją wypoczynkową urlopu.
PRZYKŁAD: ODRZUCENIE WNIOSKU PRACOWNIKA
Pracownik domagał się przesunięcia urlopu, motywując to tym, iż zrezygnował z planowanego wyjazdu urlopowego, zaś w okresie planowanego urlopu, po godzinach pracy, chciałby wykonywać dodatkowe zajęcie zarobkowe jako glazurnik. Pracodawca może odmówić przesunięcia urlopu, ponieważ wniosek nie ma nic wspólnego z funkcją wypoczynkową urlopu.
Przesunięcie urlopu wypoczynkowego może nastąpić w dowolnym czasie. Możliwe jest zatem złożenie wniosku przez pracownika również w odniesieniu do części niewykorzystanego urlopu. Jeżeli pracownik złoży wniosek o przesunięcie urlopu odpowiednio wcześniej, to stanowi on podstawę do dokonania przez pracodawcę korekty planu urlopów.

Potrzeby pracodawcy

Pracodawca może też samodzielnie zdecydować o przesunięciu terminu urlopu pracownika. Pod pewnymi jednak warunkami. Przesunięcie urlopu przez pracodawcę jest dopuszczalne, gdy uzasadniają to szczególne potrzeby firmy, jeśli nieobecność pracownika w pracy spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Przesunięcia urlopu nie uzasadniają zatem zwykłe potrzeby pracodawcy związane z normalnym tokiem pracy jego przedsiębiorstwa.
Przyjmuje się, że szczególnymi potrzebami, które mogłyby uzasadniać przesunięcie urlopu przez pracodawcę, może być przykładowo: nagła choroba innego pracownika, którego trzeba zastąpić, czy poważna awaria powodująca konieczność zaangażowania do usunięcia jej skutków wszystkich pracowników.
Pracownik nie może kwestionować decyzji pracodawcy o przesunięciu urlopu, choćby nie zgadzał się z dokonaną przez niego oceną sytuacji. Nowy termin urlopu pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem i udzielić go jeszcze w tym samym roku kalendarzowym, a najpóźniej do końca I kwartału roku następnego.

Obligatoryjne przesunięcie urlopu

Kodeks pracy nakłada też na pracodawcę obowiązek przesunięcia terminu urlopu pracownika, o ile nie może on go rozpocząć ze względu na zaistnienie określonych okoliczności. Obligatoryjne przesunięcie urlopu uzasadnia każda z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności w pracy (art. 165 k.p.). Przykładowe przyczyny przesunięcia urlopu wymienione w kodeksie pracy to:
• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy,
• urlop macierzyński.
Zgodnie z par. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Każda z takich okoliczności obliguje pracodawcę do przesunięcia urlopu.

Obowiązek pracownika

Przyczynę usprawiedliwiającą nieobecność w pracy musi udokumentować pracownik. Po udokumentowaniu tej przyczyny pracodawca sam, nawet bez wniosku pracownika, jest zobligowany przesunąć jego urlop.
Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, iż pracodawca nie może skutecznie udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi niezdolnemu do pracy nawet wówczas, gdy pracownik wyraził na to zgodę, a więc udzielenie urlopu wypoczynkowego nie przerywa niezdolności pracownika do pracy (por. wyrok SN z 10 listopada 1999 r., I PKN 350/99, Opubl: OSNAPiUS rok 2001, nr 6, poz. 198). Podobnie jak po fakultatywnym przesunięciu terminu urlopu pracodawca musi uzgodnić z pracownikiem termin późniejszego wykorzystania tego urlopu.

Przerwanie wypoczynku

Także w trakcie trwającego urlopu pracownika mogą zaistnieć sytuacje, z powodu których pracownik nie będzie mógł wykorzystać urlopu w całości. Sytuacje te wymienia kodeks pracy. Chodzi tu o: czasową niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy i urlop macierzyński.
Jak widać, są one takie same jak okoliczności uniemożliwiające rozpoczęcie urlopu przez pracownika. Ich wyliczenie ma tu jednak charakter wyczerpujący, co oznacza, że wystąpienie po rozpoczęciu urlopu jakiejkolwiek innej przyczyny, nawet usprawiedliwiającej nieobecność pracownika w pracy, nie obliguje pracodawcy do udzielenia pozostałej części urlopu w późniejszym terminie.
PRZYKŁAD: ROZLICZENIE DNI NIEWYKORZYSTANEGO URLOPU
Pracownik w piątek w ostatnim dniu urlopu wypoczynkowego, na którym przebywał od miesiąca, złamał nogę, przez co stał się niezdolny do pracy. W pracy pracownik miał stawić się w poniedziałek. Pracownik może wykorzystać w późniejszym terminie tylko jeden dzień urlopu wypoczynkowego, ponieważ do dni urlopu, które można wykorzystać w okresie późniejszym, wlicza się wyłącznie dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Odwołanie z urlopu

Nie tylko wystąpienie określonych sytuacji skutkuje przerwaniem rozpoczętego już urlopu. Przerwać urlop pracownika może też pracodawca, wydając mu polecenie powrotu do pracy. Taka sytuacja dopuszczalna jest jednak tylko wyjątkowo.
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecność w zakładzie jest konieczna, z powodu okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili rozpoczynania przez pracownika urlopu. Pracownik nie powinien być zatem odwoływany z urlopu, jeżeli odwołanie to wynika z takich potrzeb pracodawcy, które mogłyby zostać zaspokojone przez innych pracowników.
Oceny tego, czy okoliczności uzasadniające odwołanie z urlopu faktycznie zaistniały, pracownik nie może w żaden sposób zakwestionować. Musi podporządkować się poleceniu pracodawcy i stawić się do pracy. Odmowa powrotu z urlopu skutkować może ukaraniem pracownika karą porządkową czy nawet rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, ponieważ pracodawca może w takiej sytuacji zakwalifikować zachowanie pracownika jako niestawienie się do pracy bez usprawiedliwienia. Termin wykorzystania pozostałej po odwołaniu części urlopu pracownik powinien uzgodnić z pracownikiem.

Zwrot poniesionych kosztów

Pracodawcę obciążają koszty poniesione przez pracownika, a pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Najczęściej obejmowały one będą koszt opłaconego i niewykorzystanego przez pracownika zakwaterowania i wyżywienia w miejscu, w którym spędza urlop, oraz koszt powrotu do miejsca zamieszkania (art. 167 par. 2 k.p.). Jeśli odwołanie pracownika z urlopu spowodowało ponadto konieczność przerwania wypoczynku przez rodzinę pracownika, to również koszty poniesione przez te osoby pozostawały będą w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu.
Jak się przyjmuje w doktrynie, poprzez analogię do tego uregulowania pracodawca powinien na identycznych zasadach pokryć koszty poniesione przez pracownika w związku z przesunięciem urlopu.
Podstawa prawna
• Art. 163-167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
• Par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).