Zasady wspólnej odpowiedzialności pracowników reguluje szczątkowo kodeks pracy, zaś w szerszym zakresie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (Dz.U. nr 143, poz. 663).
Podstawową przesłanką przyjęcia wspólnej odpowiedzialności jest zawarcie przez pracowników umowy z pracodawcą. Istotne jest, aby umowa była zawarta przez wszystkich pracowników sprawujących pieczę nad powierzonym mieniem. W przeciwnym przypadku umowa jest nieważna. Brak zgody któregokolwiek z pracowników powoduje, że zawarcie umowy nie może dojść do skutku.