Środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych administruje pracodawca. Nie znaczy jednak, że ma on całkowitą swobodę w podejmowaniu decyzji o wydatkowaniu pieniędzy z tego funduszu. Na co mogą być przeznaczone środki z zfśs? Czy wszyscy pracownicy mogą korzystać z niego w jednakowym stopniu?
Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). W myśl tej ustawy fundusz jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz na organizowanie dofinansowania zakładowych obiektów socjalnych. Działalność socjalna obejmuje przy tym usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej-rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. Warto przy tym wspomnieć, że zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r., K 40/04 środki z funduszu mogą być przeznaczane na finansowanie wypoczynku także poza granicami kraju.
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być określone w regulaminie. Regulamin ten ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.