Świadczenie urlopowe a nagła przypadłość? Paczka świąteczna na dziecko czy na pracownika? Tworzenie funduszu a dzień rozpoczęcia pracy. Wsparcie dla nauki zdalnej. Konieczna zmiana zapisów regulaminu wynagradzania - przeczytaj wyjaśnienia dotyczące tych problemów.
Przełom roku charakteryzuje się wzmożoną liczbą pytań o działalność socjalną zakładu pracy. Zgodnie z kodeksem pracy (dalej: k.p.) pracodawca to nie tylko ten, który płaci wynagrodzenie, lecz także ten, kto zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Oczywiście z zastrzeżeniem – zawartym w art. 16 k.p. – że robi to „stosownie do możliwości i warunków”. Realizacją tego zapisu kodeksowego jest przyjęta w 1994 r. ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Pracodawcy mają mieszane uczucia: z jednej strony działalność socjalna zakładu pracy to kula u nogi, ale z drugiej udzielanie świadczeń z funduszu to ciekawy pomysł na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy, zwłaszcza że ponoszony przez pracodawcę odpis na ZFŚS stanowi jego koszt uzyskania przychodu. Świadczenia z funduszu są także zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne. Dodatkowo, w wyniku tegorocznych zmian w przepisach, wartość świadczeń w związku z działalnością socjalną firmy, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS, podlega również zwolnieniu z podatku dochodowego – do kwoty 2000 zł rocznie. Ten sam limit będzie obowiązywał także w nadchodzącym 2021 r.

O co kadrowe pytają na szkoleniach

problem Pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego przez 18 dni. Wypłaciliśmy mu świadczenie urlopowe. Po wykorzystaniu ośmiu dni urlopu zachorował i na PUE ZUS otrzymaliśmy jego zwolnienie lekarskie. Czy ma obowiązek zwrotu świadczenia urlopowego w związku z niespełnieniem podstawowego kryterium jego otrzymania, jakim jest wykorzystanie urlopu w wymiarze co najmniej 14 dni kolejnych kalendarzowych?
odpowiedź Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Taka reguła obowiązuje u pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia ZFŚS i nie zrezygnowali z wypłacania tego świadczenia. Zgodnie z przepisami musi zostać ono wypłacone nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego – a więc w terminie, w którym nie można było jeszcze przewidzieć choroby pracownika. Można zastosować tu kilka rozwiązań. Po pierwsze, pracodawca może zażądać od pracownika zwrotu nienależnie pobranego świadczenia w związku z niespełnieniem wymogu korzystania z urlopu przez 14 kolejnych dni. Drugim rozwiązaniem będzie zakwalifikowanie wypłaconego świadczenia na poczet kolejnego urlopu pracownika, który pracownik wykorzysta po powrocie ze zwolnienia lekarskiego. Po trzecie wreszcie, pracodawca może także nie żądać zwrotu świadczenia urlopowego, bez żadnych dodatkowych warunków. W tej ostatniej sytuacji należy pamiętać o tym, że świadczenie nie zostało wypłacone zgodnie z ustawą o ZFŚS, a w związku z tym nie można zastosować do niego zwolnienia ze składek ubezpieczeniowych, co oznacza, że stanowi ono przychód ze stosunku pracy. Składki należy policzyć więc tak, jakby nienależnie wypłacone świadczenie stanowiło składnik wynagrodzenia pracownika.
problem Zatrudniamy kilka małżeństw posiadających dzieci. Czy finansując paczki świąteczne na dzieci z ZFŚS, powinniśmy przygotować tyle paczek, ile dzieci mają nasi pracownicy? Czy, kierując świadczenie do pracowników będących małżonkami, należy liczyć ich wspólne dziecko podwójnie i przekazać paczkę zarówno matce, jak i ojcu?
odpowiedź W przypadku dziecka dwojga pracowników uprawnionych do korzystania ze świadczeń z ZFŚS istotne jest sformułowanie konkretnych zapisów w wewnętrznym regulaminie funduszu. Zgodnie z ustawową definicją osobami korzystającymi z funduszu są m.in. pracownicy i ich rodziny, co oznacza także dzieci pracowników. Jeśli postanowienia regulaminu wskazują, że dziecko pracownika ma prawo do otrzymania paczki, to wówczas bez względu na to, że oboje jego rodzice są zatrudnieni w tym samym zakładzie pracy, należy przyznać uprawnionemu dziecku jedną paczkę. Ale już przy zapisie, że pracownik ma prawo do otrzymania na każde swoje dziecko paczki świątecznej, podmiotem uprawnień staje się pracownik, a więc świadczenie to otrzymają oboje rodzice. Pominięcie jednego z pracowników przy przyznawaniu świadczenia, mimo spełnienia przez niego ustawowych kryteriów, tylko z tego powodu, że drugim rodzicem dziecka jest pracownik tego samego zakładu, mogłoby bowiem spotkać się z zarzutem dyskryminacji w zatrudnieniu. Aby uniknąć takiej sytuacji, wskazane jest doprecyzowanie w regulaminie ZFŚS zasad przyznawania świadczeń na wspólne dzieci dwóch osób uprawnionych, np. poprzez prowadzenie zapisu, że świadczenie jest nienależne, jeśli wcześniej na to samo dziecko zostało pobrane analogiczne świadczenie przez inną osobę uprawnioną do korzystania z ZFŚS.
problem Jesteśmy młodą firmą dostarczającą przesyłki kurierskie. Ze względu na ostatni wzrost zapotrzebowania na nasze usługi zatrudniamy nowych pracowników. Z częścią z nich już podpisaliśmy umowy, wskazując jako pierwszy dzień pracy 2 stycznia 2021 r. Czy ustalając obowiązek tworzenia ZFŚS i obliczając wielkość zatrudnienia według stanu na 1 stycznia 2021 r., należy uwzględnić te osoby?
odpowiedź Artykuł 26 kodeksu pracy stanowi, że stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w zawartej pomiędzy stronami umowie i wskazanym jako dzień rozpoczęcia pracy. Jeśli ten dzień nie został wpisany do umowy o pracę, to o nawiązaniu stosunku pracy decyduje dzień podpisania tej umowy. Ponieważ firma kurierska wskazała w umowach pracowniczych 2 stycznia 2021 r. jako termin rozpoczęcia pracy, to ten dzień jest pierwszym dniem zatrudnienia. Stan zatrudnienia stanowiący przesłankę powstania obowiązku tworzenia ZFŚS oblicza się na 1 stycznia 2021 r., więc w jego ustalaniu nie powinno się uwzględniać tych osób – mimo zawartych już z nimi umów o pracę.
problem Nasz regulamin świadczeń z ZFŚS przewiduje możliwość sfinansowania paczek świątecznych dla dzieci pracowników. W tym roku, w związku z nauką zdalną w szkołach, chcielibyśmy do paczek dzieci w wieku szkolnym dorzucić słuchawki komputerowe. Czy możemy w taki sposób zróżnicować zawartość paczek?
odpowiedź Paczki świąteczne dla dzieci mogą być zróżnicowane, ale ze względu na sytuację życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Kryteria określa regulamin funduszu przyjęty u danego pracodawcy. Zróżnicowanie zawartości paczek, a co za tym idzie ich wartości, mogłoby być uzasadnione konkretną sytuacją rodziny. Jednak w odniesieniu do nauki zdalnej dzieci trudno mówić o zastosowaniu kryterium sytuacji życiowej. Z zadanego pytania nie wynika też, czy kryterium wieku szkolnego dziecka uwzględnia np. odroczenie obowiązku szkolnego dziecka czy rozpoczęcie nauki przez dziecko w wieku sześciu lat. W praktyce niemożliwe jest także sprawdzenie, czy słuchawki wykorzystywane są jedynie w celu, który przewidział pracodawca. Można je bowiem wykorzystać nie tylko do nauki zdalnej, lecz także np. do gier komputerowych.
Zróżnicowanie wartości paczek jest możliwe przy zastosowaniu kryterium dochodowego konkretnej rodziny osoby uprawnionej. Kontrolerzy ZUS kwestionują przyznanie paczek o tej samej wartości dzieciom wszystkich pracowników, wskazując, że brak uwzględnienia kryterium socjalnego powoduje, iż nie można skorzystać ze zwolnienia takiego świadczenia rzeczowego ze składek na ubezpieczenia społeczne. Nie zawsze mają rację, o czym świadczy np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 22 czerwca 2018 r., sygn. akt III AUa 237/18. Sąd stwierdził, że wszystkie kryteria stosowane w ustawie o ZFŚS (sytuacja życiowa, rodzinna i materialna) są kryteriami uzupełniającymi się, a kolejność ich wymienienia w ustawie nie jest tożsama z ich wagą przy przyznawaniu świadczeń. W uzasadnieniu do tego wyroku sąd podkreślił, że: „zasady przyznawania paczek świątecznych uzależnione są sytuacją rodzinną (liczbą posiadanych dzieci), a kryterium materialne i życiowe nie odgrywa w tym wypadku żadnej roli”. Wskazując na to, że doniosłości konkretnych kryteriów należy poszukiwać w istocie poszczególnych świadczeń, sąd oddalił apelację ZUS, który zarzucił pracodawcy naruszenie prawa w zakresie wykorzystania zwolnienia paczek dla dzieci ze składek na ubezpieczenie społeczne, bez badania sytuacji materialnej ich rodzin. Wyrok został jednak wydany w indywidualnej sprawie i nie można założyć, że takie rozumowanie jest powszechne.
problem Od stycznia 2021 r. chcielibyśmy zrezygnować z prowadzenia ZFŚS. Nadal zatrudniamy nieco powyżej 50 pracowników, ale z związku z ograniczeniem im wymiaru czasu pracy w okresie pandemii COVID-19 nie osiągamy limitu 50 pełnych etatów. W jaki sposób zrezygnować z funduszu? Jaki powiadomić o tym pracowników, zwłaszcza tych, którzy świadczą pracę zdalną? Nadmieniam, że nie mamy podpisanego układu zbiorowego.
odpowiedź Kodeks pracy narzuca pracodawcom zatrudniającym przynajmniej 50 pracowników obowiązek wydania regulaminu wynagradzania. Rezygnacja z tworzenia ZFŚS, o ile dana firma nie jest objęta układem zbiorowym, powinna znaleźć się w tym właśnie regulaminie i wymaga zmiany jego zapisów. Zmiana treści regulamoinu wymaga uzgodnienia z działającą u pracodawcy organizacją związkową. Jeśli takiej organizacji nie ma, to zmiany trzeba konsultować z przedstawicielem załogi. Jeżeli natomiast u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, to wymagane jest ustalenie przez nie wspólnego stanowiska w sprawie zmian. Związki zawodowe mają na to 30 dni. Jeśli nie przedstawią swojego stanowiska lub przedstawią stanowiska rozbieżne, to podjęcie decyzji w tej sprawie będzie należeć do pracodawcy. W przypadku gdy ustalone przez związki zawodowe wspólne stanowisko jest negatywne, to zmiany regulaminu nie mogą wejść w życie.
Zmieniony regulamin wynagradzania wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to być powiadomienie poprzez e-mail, w wewnętrznej sieci extranet, telefoniczne, a nawet poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń. Sposób przyjęty u danego pracodawcy powinien być pracownikom znany: określa go najczęściej regulamin pracy, a w razie braku stosownego zapisu w regulaminie – informacja o warunkach zatrudnienia. Niezwykle istotne jest przy tym uzależnienie terminu obowiązywania zmienionego regulaminu od poinformowania o zmianach pracowników – wejdą one w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania ich do wiadomości w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Brak takiej informacji oznacza, że zmiany w regulaminie po prostu nie wejdą w życie. Przy czym oczywiste jest, że jeśli sposobem przyjętym u pracodawcy jest np. wywieszenie zmian w regulaminie na zakładowej tablicy ogłoszeń, to osoby wykonujące pracę zdalną nie będą się mogły z nimi zapoznać. W takim przypadku należy przyjąć dla tej grupy taki sam kanał informacyjny, jaki ustalono dla komunikowania się w zakresie wykonywanej zdalnie pracy. Najprawdopodobniej będzie to więc poczta elektroniczna.
O czym warto pamiętać
!Świadczenie urlopowe może podlegać zwrotowi.
!Paczki dla dzieci można różnicować według kryteriów wskazanych w ustawie o ZFŚS.
!Brak precyzyjnych zapisów regulaminu może skutkować koniecznością przekazania podwójnego świadczenia na dane dziecko.
!Praca zdalna wymusza przyjęcie nowych kanałów komunikacji z pracownikiem, co dotyczy również powiadomienia o rezygnacji z funduszu.
Podstawa prawna
• art. 2, 26, 772 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• art.1‒3 i 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070)
• art. 30 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 263)