Zgodnie z art. 87 par. 1 kodeksu pracy z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego (jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania) – potrąceniu podlegają tylko następujące należności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.
Potrąceń dokonuje się w podanej wyżej kolejności.
Pracodawca zatrudniający pracownika, który nie złożył deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, po otrzymaniu np. pisma od komornika o zajęciu wynagrodzenia tego pracownika, zobowiązany jest więc najpierw odliczyć z tego wynagrodzenia składki na ubezpieczenia społeczne, zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłaty na PPK finansowane przez pracownika, a dopiero od pozostałej kwoty dokonać potrącenia w ramach egzekucji prowadzonej z wynagrodzenia.
Dla pracowników, którzy oszczędzają w PPK, inaczej ustalana jest też kwota wolna od potrąceń. W ich przypadku przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat na PPK.

pytania i odpowiedzi

▶ Co, jeśli pracodawca nie naliczy od wynagrodzenia pracownika wpłat do PPK, mimo że miał taki obowiązek?
Taka sytuacja może mieć miejsce np. na skutek niezawarcia w imieniu pracownika w terminie umowy o prowadzenie PPK bądź gdy pracownik zadeklarował finansowanie wpłaty dodatkowej albo zmienił jej wysokość, a pracodawca pominął tę deklarację. W ustawie o PPK nie określono jednak zasad, na jakich miałyby być dokonywane zaległe wpłaty, w związku z czym nie ma możliwości wstecznego ich dokonywania. Szkoda wyrządzona przez pracodawcę niedokonaniem wpłat do PPK powinna zostać zrekompensowana pracownikowi na zasadach wynikających z kodeksu cywilnego.
Należy jednak pamiętać, że w razie przekazania podmiotowi zatrudniającemu przez pracownika błędnych informacji, skutkujących błędnym ustaleniem w kwestii podlegania przez tę osobę obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu zatrudnienia w danym podmiocie, podmiot ten nie ponosi odpowiedzialności za spowodowany tym brak bądź błędne obliczenie, pobranie lub dokonanie wpłat do PPK (art. 28 ust. 6 ustawy o PPK). Jak to będzie wyglądać w praktyce, przeanalizujmy na przykładzie pracownika samorządowego zatrudnionego u swego pracodawcy 1 stycznia 2021 r. (czyli w dniu objęcia pracodawcy ustawą o PPK). Załóżmy, że pracodawca umowę o zarządzanie PPK zawrze 11 stycznia, a umowę o prowadzenie PPK – 25 stycznia 2021 r. Jednak omyłkowo nie zawrze wówczas umowy o prowadzenie PPK w imieniu tego pracownika i zauważy swój błąd dopiero 1 lutego. W takim przypadku niezwłocznie – po stwierdzeniu swego błędu – musi zawrzeć w imieniu i na rzecz tej osoby umowę o prowadzenie PPK. Rozwiązanie to (obowiązek niezwłocznego zawarcia umowy o prowadzenie PPK) dotyczy okresu przejściowego na wdrożenie PPK. W rozpatrywanym przypadku jest to okres od 1 stycznia 2021 r. (data objęcia pracodawcy samorządowego ustawą o PPK) do 25 stycznia 2021 r. (data zawarcia przez niego umowy o prowadzenie PPK). Gdyby ten pracodawca zatrudnił nowego pracownika, np. 1 marca 2021 r., to 90 dni zatrudnienia tego pracownika upłynęłoby 29 maja 2021 r., a pracodawca miałby obowiązek zawrzeć w jego imieniu umowę o prowadzenie PPK do 10 czerwca 2021 r. Gdyby tego nie zrobił, to od 11 czerwca 2021 r. zgodnie z art. 17 ustawy o PPK pracownik ten stałby się uczestnikiem PPK z mocy prawa, co nie zmieniłoby jednak zasady niedokonywania zaległych wpłat do PPK.
W rozpatrywanej sytuacji od wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi 29 stycznia nie zostały naliczone wpłaty do PPK. Po zawarciu w imieniu tego pracownika umowy o prowadzenie PPK 1 lutego 2021 r. pracodawca nie naliczy z wynagrodzenia wypłaconego mu w lutym dodatkowo wpłat do PPK nienaliczonych w styczniu. Podmiot zatrudniający będzie natomiast odpowiadać za szkodę wyrządzoną pracownikowi niedokonaniem wpłat do PPK zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.
▶ Czy w razie nadpłaty pracodawca może decydować o środkach w PPK?
Może się zdarzyć, że pracodawca dokona wpłat do PPK, mimo że nie powinien był tego zrobić. Tak będzie np. w razie omyłkowego nieuwzględnienia przez pracodawcę deklaracji uczestnika PPK o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Również w tym przypadku do wzajemnych rozliczeń pracodawcy i pracownika z tytułu wpłaty dokonanej niezgodnie z wolą uczestnika PPK zastosowanie będą mieć przepisy kodeksu cywilnego. Jeżeli po dokonaniu takiej wpłaty do PPK (i ujawnieniu błędu pracodawcy) pracownikowi nie zostaną jeszcze przydzielone jednostki uczestnictwa funduszu, rekomendowanym działaniem jest, aby instytucja finansowa – po otrzymaniu informacji od pracodawcy – niezwłocznie zwróciła pracodawcy wpłaconą kwotę (zarówno w części finansowanej przez niego, jak i w części finansowanej przez pracownika). Następnie pracodawca powinien niezwłocznie zwrócić pracownikowi kwotę odpowiadającą wpłacie w części sfinansowanej przez pracownika. Pracodawca i pracownik powinni także dokonać między sobą dalszych rozliczeń ewentualnych szkód, jakie powstały w związku z niezasadnym dokonaniem wpłat.
Natomiast w przypadku gdy po dokonaniu wpłaty do PPK – niezgodnie z wolą pracownika – zostały mu już przydzielone jednostki uczestnictwa funduszu, rekomendowanym działaniem jest poinformowanie przez instytucję finansową pracodawcy o przydzieleniu jednostek uczestnictwa i oczekiwanie na dalsze instrukcje postępowania, wyrażające zgodną wolę pracodawcy i pracownika. Jednostki uczestnictwa nabyte za wpłatę do PPK (zarówno w części finansowanej przez pracodawcę, jak też w części od pracownika) stanowią własność pracownika (uczestnika PPK). Pracodawca lub instytucja finansowa nie mogą samodzielnie, z pominięciem pracownika, wydać i zrealizować dyspozycji umorzenia jednostek uczestnictwa należących do tej osoby.
▶ Czy ustalając staż wymagany do zawarcia umowy o prowadzenie PPK urzędnika służby cywilnej przeniesionego z innego urzędu, należy uwzględnić w nim okres zatrudnienia w poprzednim urzędzie?
Tak. Jeżeli np. z uwagi na interes służby cywilnej szef Służby Cywilnej przeniósłby urzędnika do innego urzędu w tej samej miejscowości, to okres zatrudnienia tej osoby w urzędzie – przed przeniesieniem – wlicza się do trzymiesięcznego okresu zatrudnienia, od którego zależy zawarcie w imieniu tej osoby umowy o prowadzenie PPK. Instytucja przeniesienia przewidziana w art. 63, art. 64 i art. 66 ustawy o służbie cywilnej stanowi szczególną formę zmiany warunków zatrudnienia, w tym zmiany pracodawcy w ramach istniejącego stosunku pracy w służbie cywilnej. I choć w wyniku takiego przeniesienia nie dochodzi do ustania dotychczasowego stosunku pracy i nawiązania stosunku pracy u nowego pracodawcy, to nowy pracodawca wstępuje w prawa strony istniejącego stosunku pracy, w ramach którego doszło do przeniesienia. Przeniesienie na podstawie ustawy o służbie cywilnej oznacza kontynuację dotychczasowego stosunku pracy, a bezpośrednią konsekwencją tego przeniesienia jest zmiana pracodawcy.
▶ Jak zmieni się sytuacja urzędnika – uczestnika PPK, który na wniosek szefa Służby Cywilnej zostanie przeniesiony do pracy w innym urzędzie?
W opisanym przypadku wpłat do PPK w jego imieniu będzie dokonywać nowy podmiot zatrudniający – oczywiście, jeśli zawrze na rzecz tego urzędnika umowę o prowadzenie PPK. Uczestnik programu może bowiem złożyć temu pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
▶ Czy wójt może przeprowadzić wspólny wybór instytucji finansowej tylko dla części jednostek organizacyjnych gminy?
Może się zdarzyć, że wójt będzie zainteresowany przeprowadzeniem wspólnego wyboru instytucji finansowej, zgodnie art. 7 ust. 4a ustawy o PPK, tylko dla części jednostek organizacyjnych gminy albo przeprowadzeniem kilku odrębnych wspólnych wyborów instytucji finansowej dla jednostek organizacyjnych gminy pogrupowanych w tym celu ze względu na ich specyfikę.
Na gruncie ustawy o PPK dopuszczalne wydaje się pogrupowanie jednostek organizacyjnych danej JST przez organ zarządzający z uwagi na ich specyfikę i po to, by przeprowadzić dla nich wspólny wybór instytucji finansowej.
W przypadku przeprowadzenia przez organ nadrzędny JST odrębnych wyborów instytucji finansowej dla różnych grup jednostek organizacyjnych, każdy z tych wyborów będzie mógł zakończyć się wybraniem innej instytucji finansowej, najlepiej odpowiadającej specyfice jednostek z tej grupy.
Po wyborze instytucji finansowej, dokonanym zgodnie z art. 7 ustawy o PPK, każdy z podmiotów zatrudniających, dla którego dokonano tego wyboru, sam zawrze z wybraną instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie PPK.