Prawo do dodatkowego urlopu takiej osoby ustalamy tylko na podstawie okazanych dokumentów. Z kolei telepracownika zapoznajemy z zasadami ochrony danych, ale nie musi to być odrębny regulamin czy zarządzenie
DGP

i. urlop weterana

Weterani wojenni mają prawo do dodatkowych urlopów. W praktyce pojawiły się więc pytania o możliwość kopiowania dokumentów potwierdzających taki status pracownika, czyli legitymacji weterana albo decyzji administracyjnej o przyznaniu takiego statusu. Urząd Ochrony Danych Osobowych uważa, że nie ma takiej potrzeby, a wręcz działanie takie mogłoby zostać uznane za naruszenie zasady minimalizacji danych, wynikającej z art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Urząd stwierdza, że rozporządzenie wykonawcze do kodeksu pracy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie wskazuje takiego rodzaju dokumentu, a więc nie musi on być przechowywany. Wystarczające będzie okazanie dokumentu do wglądu służbom kadrowym. Stanowisko to jest spójne z wcześniejszymi wypowiedziami urzędu, np. na temat książeczek wojskowych, gdzie mimo wliczania służby wojskowej do stażu pracy także powinno się polegać na oświadczeniu pracownika (zob. „UODO: pracodawca może pytać o służbę w armii” – dodatek Kadry i Płace z 20 sierpnia 2020 r., DGP nr 162).
Reklama

ii. telepraca a ochrona danych

Reklama
UODO nie widzi konieczności tworzenia odrębnych dokumentów związanych z zasadami ochrony danych osobowych w przypadku telepracy. Mogą one wynikać także z polityki bezpieczeństwa, a to pracodawcy ustalają zasady ochrony danych w przypadku telepracy i mają z nimi zapoznać pracowników. W praktyce zawsze należałoby dostosować politykę bezpieczeństwa do zasad wykonywania telepracy czy pracy zdalnej, gdyż są w niej często zakazy, które nie będą mogły być przestrzegane przy takiej organizacji pracy. Chodzi np. o zakazy:
  • wykorzystywania sprzętu prywatnego do przetwarzania danych,
  • wynoszenia sprzętu służbowego poza obszar przetwarzania,
  • używania zewnętrznych nośników danych,
  • przesyłania pewnych rodzajów danych e-mailowo,
  • kopiowania czy skanowania dokumentów.
Zatem, jeśli nie będzie przygotowany odrębny dokument, to należy odpowiednio dostosować ogólną politykę bezpieczeństwa do realiów wykonywania telepracy.
Wyjaśnienia UODO z 18 listopada 2020 r. w sprawie przechowywania danych weterana i zasad ochrony danych telepracownika wydane dla DGP
W obecnym stanie prawnym brak jest podstawy do przechowywania przez pracodawcę kopii legitymacji weterana lub decyzji administracyjnej przyznającej taki status pracownikowi w celu wykazania, że przysługuje mu dodatkowy urlop wypoczynkowy.
Na podstawie art. 35 ust. 4 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o weteranach działań poza granicami państwa, prawo do pierwszego dodatkowego urlopu, o którym mowa w ust. 1 i 2 w/w ustawy, powstaje z dniem, w którym decyzja administracyjna o przyznaniu statusu weterana lub weterana poszkodowanego stała się ostateczna, jednak realizacja tego prawa może nastąpić nie wcześniej niż z dniem przedstawienia pracodawcy tej decyzji. Zgodnie z art. 9 ustawy o weteranach, dokumentem potwierdzającym status weterana oraz weterana poszkodowanego jest legitymacja, którą wydaje się w terminie do 60 dni od dnia wydania decyzji ostatecznej o przyznaniu statusu weterana albo weterana poszkodowanego.
Osoba uprawniona do skorzystania z praw wynikających z art. 35 ustawy o weteranach może z nich skorzystać pod warunkiem, że udokumentuje pracodawcy status weterana. Może to zrobić za pomocą legitymacji lub, ze względu na czas oczekiwania na jej wydanie, odpowiedniej decyzji administracyjnej. Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO, administrator przetwarza dane osobowe w zakresie ograniczonym do tego, co niezbędne do celów, w których są one przetwarzane. Pracodawca został uprawniony art. 35 ustawy o weteranach do przetwarzania informacji o statusie swojego pracownika. Przetwarzanie wszystkich informacji znajdujących się na kopii dokumentu, a zwłaszcza kopii legitymacji, która zawiera oprócz imienia i nazwiska, również nr PESEL oraz serię i nr legitymacji, mogłoby narazić go na naruszenie zasady minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c) RODO.
Należy również zwrócić uwagę na rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które w § 3 określa, jakie dokumenty składają się na akta osobowe pracownika. Nie wskazuje ono na konieczność przechowywania przez pracodawcę kopii dokumentów potwierdzających status weterana. Niemniej jednak Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych jest organem wyznaczonym do interpretowania jedynie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych. Właściwym organem w sprawie stosowania przepisów prawa pracy m.in. w kontekście tworzenia dokumentacji i przechowywania nośników z informacjami jest Państwowa Inspekcja Pracy, którą kieruje Główny Inspektor Pracy. To ten organ kształtuje określone stanowiska w odniesieniu do aspektów praktycznego stosowania przepisów prawa pracy.
Odnosząc się natomiast do drugiego pytania dotyczącego zasad przekazywania telepracownikowi informacji, o których mowa w art. 67[12] Kodeksu pracy, należy wskazać, że zgodnie z w/w przepisem to pracodawca określa zasady ochrony danych przekazywanych osobie wykonującej pracę w formie telepracy. Nie ma natomiast znaczenia, czy będą one zapisane w formie odrębnego dokumentu, czy zawarte w obowiązującej u pracodawcy polityce bezpieczeństwa. Przepis art. 67[12] Kodeksu pracy nie wymaga przedstawienia pracownikowi konkretnego dokumentu, a informacji określających przyjęte przez pracodawcę zasady przetwarzania danych osobowych podczas wykonywania telepracy.
Podstawa prawna
• art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; RODO)