Pracodawcy, którzy w 2020 r. prowadzili zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), mają obowiązek dokonania do końca grudnia ostatecznej korekty odpisów. Warto się do tego przygotować już teraz, by w grudniu przeliczyć odpis ponownie i ustalić jego wartość całoroczną, uwzględniając faktyczną przeciętną liczbę pracowników w roku kalendarzowym.
Przypomnijmy, że do 31 maja pracodawcy przekazali na rachunek bankowy funduszu socjalnego kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych, a do 30 września pozostałą część dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy. Ta druga rata odpisu mogła jednak stanowić dla nich kłopot, bo trzeba w niej było uwzględnić zmiany w przepisach obowiązujące od 24 czerwca br., które wprowadziły możliwość ograniczenia kosztów związanych z prowadzoną przez pracodawców działalnością socjalną (o czym dalej w tekście).
Jeśli więc we wrześniu pracodawca dokonał odpowiednich obliczeń i przeprowadził korektę odpisu (w sytuacji, gdy dotyczyły go zmiany w przepisach), to w grudniu powinien już tylko dokonać tradycyjnych corocznych obliczeń związanych z liczbą pracowników, aby dopełnić obowiązku przeprowadzenia ostatecznej korekty odpisów. Przy czym w tym roku odpis nalicza się od kwoty bazowej stanowiącej przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r. – 4134,02 zł. Odpis podstawowy na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy wynosi zatem 1550,26 zł.

Faktyczne przeciętne zatrudnienie

Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać ewidencją kadrową. Powinien więc policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. Posługuje się przy tym jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Następnie sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12.
4134,02 zł – od tej kwoty bazowej, stanowiącej przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r., nalicza się w tym roku odpis na zakładowy fundusz socjalny.
Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast, jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny.

COVID-19 namieszał

Jak już wspominaliśmy, 24 czerwca br. weszły w życie przepisy, które wprowadziły możliwość ograniczenia kosztów związanych z prowadzoną przez pracodawców działalnością socjalną. Chodzi o art. 15ge dodany do specustawy o COVID-19. Zgodnie z nim pracodawca może zawiesić obowiązki tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS, a także dokonywania odpisu podstawowego i wypłaty świadczeń urlopowych. W niektórych przypadkach – gdy przepisy wewnętrzne przewidują odpis wyższy od ustawowego – tarcza 4.0 ograniczyła jego wysokość.
Z nowych ustawowych uprawnień mogły skorzystać te podmioty, które przekazały pierwszą ratę odpisu do 31 maja br. Pracodawcy mogli więc przeliczyć środki przekazywane do ZFŚS po zmianach przepisów i odpowiednio je skorygować. Jeśli tego jednak nie zrobili, to we wrześniu był na to odpowiedni moment. Taki sposób postępowania potwierdzają wydane dla DGP stanowiska Ministerstwa Rozwoju oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W piśmie z 25 czerwca 2020 r. w sprawie obniżenia wysokości odpisów na ZFŚS napisano m.in.: „Wprowadzony art. 15ge ust. 3 przewiduje, że: «W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, (…) nie stosuje się postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, (…) ustalających wyższą wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym niż określa ta ustawa. W takim przypadku stosuje się wysokość odpisu na ten fundusz określoną w tej ustawie». Z treści powołanej regulacji i wprowadzonego wyrażenia: «nie stosuje się» wynikałoby, iż ma ona charakter stanowczy. Oznacza to, że u pracodawców przedsiębiorców objętych tym rozwiązaniem nie będą stosowane układowe lub regulaminowe postanowienia o wyższej niż przewiduje ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 5) wysokości odpisu na ZFŚS z mocy wprowadzanej regulacji. Pracodawcy ci powróciliby zatem do stosowania ustawowych wskaźników naliczania odpisu. Wprowadzony bowiem przepis art. 15ge ust. 3, jako rozwiązanie szczególne wyłączające stosowanie u niektórych pracodawców postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania wprowadzonych na podstawie art. 4 ustawy o ZFŚS, miałby pierwszeństwo stosowania przez tych pracodawców, co oznaczałoby obowiązek stosowania przez nich, z dniem wejścia w życie ustawy z 19 czerwca 2020 r., tzn. od dnia 24 czerwca br., wysokości odpisu na ZFŚS zawartych w ustawie o ZFŚS. Niezależnie od powyższego, po wejściu w życie w dniu 24 czerwca br. omawianej regulacji – pracodawcy (…) objęci zakresem jej obowiązywania, mogą nadal zwiększać fundusz zyskiem netto do podziału, jeśli będą mieć takie możliwości. Stanowi o tym przepis art. 7 ust. 4 ustawy o ZFŚS, który nie został zmieniony (…)”.
Z kolei w stanowisku MRPiPS z 30 czerwca 2020 r., także wydanym dla DGP, resort dopowiedział, że w jego ocenie „wejście w życie powołanych regulacji będzie skutkować także potrzebą dostosowania przez pracodawców objętych tymi przepisami naliczenia odpisu na ZFŚS na 2020 r. do obowiązującego stanu prawnego w tym zakresie, co skutkuje także koniecznością korekty równowartości środków z tego tytułu, przekazywanych na rachunek bankowy ZFŚS. Zgodnie bowiem z zasadami tworzenia ZFŚS, zawartymi w art. 5–6 oraz definicją odpisu podstawowego, o której mowa w art. 2 pkt 2 ustawy o ZFŚS, coroczny odpis podstawowy, będący głównym źródłem tworzenia funduszu, oznacza równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy funduszu, w wysokości określonej w art. 5 ustawy o ZFŚS, na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS”.
Podstawa prawna
ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070)
• art. 15ge ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374; ost.zm. Dz.U. poz. 1086)