Pracownica chorowała w listopadzie br. przez 10 dni. Jest wynagradzana stałą stawką miesięczną w wysokości 13 000 zł. W listopadzie 2019 r. jej roczna podstawa wymiaru składki emerytalnej i rentowej przekroczyła ustawowy limit. Pracownica w tym miesiącu miała nieobecność z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem – sześć dni. W listopadzie 2019 r. otrzymała uznaniowo nagrodę pieniężną za ukończenie projektu w wysokości 6000 zł. Jaką przyjąć kwotę wynagrodzenia za listopad 2019 r. przy obliczaniu wynagrodzenia chorobowego za listopad 2020 r.?

odpowiedź

Wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce za listopad 2019 r. należy uzupełnić. Nagroda też wejdzie do podstawy wymiaru zasiłku, lecz w wysokości faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania. Przedtem jednak całość trzeba pomniejszyć o potrącone składki społeczne, ale obliczone z zastosowaniem średniego wskaźnika wynoszącego 11,34 proc.

Potrącane mniej

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, a także wynagrodzenia chorobowego przysługującego ubezpieczonemu pracownikowi, stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
Przez wynagrodzenie należy rozumieć przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków pracownika (łącznie 13,71 proc.).
Może się zdarzyć, że w okresie, z którego liczona jest podstawa wymiaru zasiłku, pracownik osiągnął tzw. limit trzydziestokrotności. Wówczas ta część składkowa, podlegająca odliczeniu, będzie inna niż standardowe 13,71 proc. Dlatego należy zastosować specjalny wskaźnik. Inaczej też będzie wyglądało ustalenie tej części składek w sytuacji, gdy do podstawy zasiłkowej będą przyjmowane wszystkie składniki wynagrodzenia, a inaczej gdy tylko niektóre z nich.
Jeszcze więcej kalkulacji wymaga uzupełnienie wynagrodzenia – szczególnie zmiennego – w przypadku gdy w danym miesiącu doszło do przekroczenia rocznej podstawy składek i miała miejsce nieobecność pracownika w pracy z przyczyn usprawiedliwionych.

Nadwyżka bez wszystkich składek

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe m.in. u pracowników w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej. Aby sprawdzić, czy i kiedy limit zostanie osiągnięty, należy zliczać comiesięczny przychód pracownika – podlegający oskładkowaniu, narastająco od początku roku. Do osiągnięcia kwoty tego limitu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oblicza się i przekazuje do ZUS od podstawy wymiaru ustalonej na zasadach ogólnych, tzn. od przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W 2019 r. limit wynosił 142 950 zł, a w 2020 r. wynosi 156 810 zł.
Od nadwyżki ponad kwotę ograniczenia składek tych już się nie pobiera. Nie dotyczy to należności na pozostałe ubezpieczenia, czyli składek na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe i zdrowotne ani składek na Fundusz Pracy lub Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – te nadal powinny być opłacane, bez względu na wysokość podstawy wymiaru.
Płatnik zaprzestaje opłacania składek z powodu osiągnięcia przez ubezpieczonego w danym roku kalendarzowym kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składki – na podstawie informacji uzyskanej z ZUS, że kwota ograniczenia została osiągnięta, albo własnej dokumentacji płacowej.
W przypadku gdy z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia.

Górna granica osiągnięta

Sposób ustalenia podstawy wymiaru zasiłku/wynagrodzenia chorobowego w sytuacji gdy w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc z chorobą pracownik osiągnął górną granicę podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej, pokazuje przykład 1.
Jeżeli oprócz składników przyjmowanych do ustalenia podstawy zasiłkowej pracownik otrzymuje również takie, które trzeba pominąć (np. dodatki stażowe przysługujące za okresy pobierania zasiłków, oskładkowany abonament medyczny itp.), to konieczne jest wtedy ustalenie średniego wskaźnika potrąconych pracownikowi w danym miesiącu składek, którego wzór jest następujący:
Średni wskaźnik składek = kwota łącznych składek x 100 / przychód stanowiący podstawę wymiaru składki chorobowej
O tak ustalony wskaźnik procentowy potrąconych składek należy pomniejszyć wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, czyli np. tylko wynagrodzenie stałe zasadnicze. [przykład 2]

przykład 1

Bez dodatkowych składników
Pracownik zachorował w listopadzie 2020 r. Otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie w stałej stawce 13 000 zł miesięcznie. W listopadzie 2019 r., z którego wynagrodzenie podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru przysługującego mu zasiłku chorobowego, roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika przewyższyła limit trzydziestokrotności, tj. kwotę 142 950 zł. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku wynagrodzenie za listopad 2019 r. powinno być przyjęte w kwocie 11 223,33 zł (przychód 13 000 zł po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek wynoszącą 1776,67 zł). Z uwagi na to, że przychód za listopad spowodował przekroczenie górnej granicy rocznej podstawy (przychód od stycznia do października wyniósł 130 000 zł), składka na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc została obliczona następująco:
• składka na ubezpieczenie chorobowe (2,45 proc.) od kwoty 13 000 zł: 318,50 zł;
• składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (11,26 proc.) potrącona tylko od kwoty 12 950 zł (142 950 zł - 130 000 zł) – 1 458,17 zł;
• łączna składka: 1776,67 zł (318,50 zł + 1458,17 zł).
Z kolei za grudzień 2020 r. wynagrodzenie wynosi:
13 000 zł – (13 000 zł x 2,45 proc.) = 12 681,50 zł

przykład 2

Pakiet medyczny niewliczany
Pracownik zachorował w listopadzie 2020 r. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku powinno być przyjęte wynagrodzenie za okres od listopada 2019 r. do października 2020 r. Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie miesięczne w wysokości 13 000 zł. Oprócz tego pracodawca opłaca za niego miesięczny pakiet medyczny w wysokości 280 zł. Pakiet jest oskładkowany, ale nie stanowi podstawy wymiaru zasiłku, gdyż choroba nie ma wpływu na jego opłacanie i dostęp do usług medycznych.
W listopadzie 2019 r. roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przekroczyła trzydziestokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku powinno być przyjęte wynagrodzenie w wysokości:
• za listopad 2019 r. – 11 562,20 zł.
Tu należy wyjaśnić, że przychód pracownika za okres styczeń-października wyniósł łącznie z opłatą za pakiet 132 800 zł (13 280 zł x 10 m-cy). Z uwagi na to, że przychód za listopad spowodował przekroczenie podstawy składki emerytalnej i rentowej za ten miesiąc, zostały one potrącone w kwocie 1142,89 zł tj. od przychodu 10 150 zł, stanowiącego różnicę między limitem 142 950 zł a przychodem 132 800 zł (11,26 proc. z 10 150 zł). Składka chorobowa wyniosła 325,36 zł (2,45 proc. z 13 380 zł). Łącznie potrącone składki wyniosły 1 468,25 zł.
Powyższe składki zostały jednak naliczone od całego przychodu, a do podstawy zasiłkowej wchodzi tylko wynagrodzenie zasadnicze. Należy więc obliczyć za pomocą średniego wskaźnika, o jaki procent składek społecznych należy pomniejszyć to wynagrodzenie:
1468,25 zł x 100 / 13280 zł = 11,06 proc.
13 000 zł x 11,06 proc. = 1437,80 zł – składki społeczne, o które ulega pomniejszeniu wynagrodzenie zasadnicze
13 000 zł – 1437,80 zł = 11 562,20 zł
• za grudzień 2019 r. – 12 681,50 zł (13 000 zł – 2,45 proc.)
• za okres od stycznia do października 2020 r. – po 11 217,70 zł (13 000 zł – 13,71 proc.)
Zatem podstawa wymiaru zasiłku chorobowego za okres tegorocznej listopadowej choroby wynosi 11 368,39 zł (łączny przychód za 12 miesięcy 136 420,70 zł; przeciętny miesięczny przychód: 136 420,70zł : 12 = 11 368,39 zł).

Uzupełnienie wynagrodzenia

Jeżeli w okresie 12 miesięcy, z których ustala się podstawę zasiłku, pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru tego zasiłku:
  • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
  • przyjmuje się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.
Jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości, to uzupełnienie polega na tym, że to właśnie wynagrodzenie, określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, stanowi podstawę wymiaru zasiłku.
W przypadku jednak gdy przychód pracownika otrzymującego wynagrodzenie na stałym miesięcznym poziomie przekroczył górny pułap podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz w miesiącu tym pracownik nie uzyskał pełnego wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych, przy uzupełnianiu stałego miesięcznego wynagrodzenia należy wykonać dodatkowe obliczenia. Znowu przy użyciu średniego wskaźnika należy obliczyć składki na ubezpieczenia społeczne potrącone pracownikowi w tym miesiącu, a następnie to wynagrodzenie pomniejszyć o kwotę obliczonych składek. Średni wskaźnik ma również zastosowanie gdy przysługuje wynagrodzenie zmienne, a także wtedy, gdy nie wszystkie składniki podlegające oskładkowaniu wchodzą do podstawy zasiłkowej.

Ile do wypłaty w listopadzie

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownicy w opisywanym przypadku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od listopada 2019 r. do października 2020 r. Pracownica jest wynagradzana stałą stawką miesięczną, a dodatkowo w listopadzie 2019 r. otrzymała nagrodę. Nagroda ma charakter uznaniowy i nie została opisana w żadnym regulaminie. Brakuje więc postanowień o wpływie niezdolności do pracy na ewentualne przyznanie nagrody i jej wysokość. Jednak wypłata przysługiwała za pracę, więc należy ją uwzględnić w podstawie zasiłku. Ponieważ̇ wewnętrzne akty nie określają okresu, za który nagroda jest przyznawana, należy ją doliczyć́ do wynagrodzenia za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata, w faktycznie wypłaconej wysokości, bez uzupełniania.
Za listopad 2019 r. zostało wypłacone wynagrodzenie stałe w wysokości 10 400 zł tj. pomniejszone o sześciodniowy okres pobierania zasiłku opiekuńczego. Ze względu na to, że w listopadzie łączna roczna podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowej osiągnęła limit trzydziestokrotności, składki na te ubezpieczenia zostały obliczone od kwoty 12 950 zł, tj. brakującej do osiągnięcia 142 950 zł (142 950 zł – 130 000 zł tj. przychód od stycznia do października 2019 r.).
Składki potrącane z wynagrodzenia wyniosły:
  • emerytalna 1263,92 zł,
  • rentowa 194,25 zł,
  • chorobowa 401,80 zł, co stanowiło 2,45 proc. przychodu w wysokości 16 400 zł tj. wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca – 10 400 zł i nagroda 6000 zł.
Razem potrącono 1859,97 zł.
Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy wliczyć wynagrodzenie stałe po uzupełnieniu, tj. 13 000 zł oraz nagrodę 6000 zł. Łączny przychód (19 000 zł) powinien być ponadto pomniejszony o część składkową. Aby ją obliczyć, należy użyć wskaźnika, który wynosi 11,34 proc.:
1859,97 zł x 100/16 400 zł = 11,34 proc.
19 000 zł x 11,34 proc. = 2154,60 zł
19 000 zł – 2154,60 zł = 16 845,40 zł
Za listopad 2019 r. należy przyjąć wynagrodzenie w wysokości 16 845,40 zł.
Podstawa prawna
• art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 .r poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695)
• art. 36 ust. 1, art. 37 ust. 2 pkt 1, art. 38 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 870)