Pracownik produkcyjny, który wykonywał pracę w maseczce zasłaniającej usta i nos, dopuścił się ciężkiego naruszenia przepisów bhp. Pracownik służby bhp sporządził wydruk kilku klatek monitoringu wizyjnego, na których widać nieprawidłowe postępowanie pracownika. Następnie skierował wniosek do pracodawcy o nałożenie kary porządkowej. Czy w takim przypadku dokumentacja fotograficzna załączona do wniosku o ukaranie może być przechowywana przez rok w części D akt osobowych (tj. do czasu uznania kary za niebyłą)? Czy w omawianej sytuacji – uwzględniając zasłonięcie twarzy maseczką – obowiązuje zasada, zgodnie z którą po upływie trzech miesięcy nagrania obrazu zawierające dane osobowe powinny ulec zniszczeniu ?
Do podstawowych obowiązków pracodawcy zalicza się prowadzenie nadzoru nad szeroko rozumianym procesem pracy. Odnosi się to zarówno do kwestii wykonywania przez zatrudnionych pracy o właściwej jakości i ilości, jak również oceny bezpiecznych warunków pracy. Pracodawca jest bowiem zobowiązany chronić zdrowie i życie załogi przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych legalnych środków technicznych i organizacyjnych. Do środków technicznych można zaliczyć stosowanie monitoringu wizyjnego, którego wykorzystywanie w procesach pracy przewiduje kodeks pracy.
Pojęcie monitoringu zdefiniowano w art. 222 par. 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, zatrudniający może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Jednocześnie ustawodawca nie doprecyzował w przepisach, czym są owe środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu. Nie wiadomo zatem, czy chodzi tu o wykorzystanie kamer, czy może wyłącznie urządzeń, które np. wykonują cyfrową fotografię po zarejestrowaniu ruchu. Wydaje się jednak, że pod pojęciem środków technicznych kryje się każde urządzenie, które może zarejestrować obraz zarówno ruchomy, jak i statyczny.
Zanim pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie monitoringu, musi ustalić, czy jest on rozwiązaniem technicznym faktycznie niezbędnym do osiągnięcia konkretnego celu, np. do zapewnienia bezpiecznych warunków pracy. W sytuacji gdy cel ten może być osiągnięty bez stosowania monitoringu, stosowanie urządzeń rejestrujących obraz staje się mocno wątpliwe i może być skutecznie podważone przez inspektora PIP.
Obowiązkiem każdego pracownika jest przestrzeganie przepisów bhp oraz przyjętej w zakładzie organizacji pracy. W przeciwnym razie pracodawca będzie uprawniony do zastosowania przepisów o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej – może nałożyć karę porządkową: upomnienie, naganę lub karę pieniężną. Aby pracodawca mógł pociągnąć pracownika do odpowiedzialności porządkowej, musi dotrzeć do niego informacja o przewinieniu. Może ona pochodzić np. od pracownika służby bhp.
W przypadku gdy w zakładzie funkcjonuje monitoring zastosowany jako rozwiązanie niezbędne do zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy, może powstać wątpliwość, czy pracownik służby bhp ma prawo załączyć do wniosku o nałożenie kary porządkowej wydruk jednej bądź kilku klatek monitoringu w celu potwierdzenia swoich spostrzeżeń uzasadniających wniosek o nałożenie kary. Przepisy przewidują bowiem, że nagrania obrazu powinny być przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nieprzekraczający trzech miesięcy od dnia ich wykonania. Pytanie więc, czy wydruk zapisów monitoringu jest dopuszczalnym przetwarzaniem nagrań? A może pracownik służby bhp (i pracodawca) powinien był poprzestać wyłącznie na analizie zapisów monitoringu w tradycyjnej postaci – na monitorze ekranowym? Wydaje się, że nie ma przeciwwskazań, aby pracownik służby bhp posłużył się ww. wydrukiem w postaci zdjęcia lub kilku zdjęć. Czym innym jest jednak załączenie wydruku do wniosku o nałożenie kary porządkowej, a czym innym dalsze przetwarzanie zapisów monitoringu – poprzez przechowywanie w teczce D akt osobowych. Co więcej, zasadą jest przecież, że po trzech miesiącach nagrania obrazu z monitoringu, te zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu. Przechowywanie zdjęć w sekcji D akt osobowych do czasu uznania kary za niebyłą może więc wywoływać uzasadnione wątpliwości w zakresie dopuszczalnego okresu przetwarzania zapisów monitoringu – niezależnie od tego, czy pracownik na zdjęciach miał założoną maseczkę.
Co jednak należy zrobić, gdy twarz obwinionego pracownika na nagraniu monitoringu (i tym samym na zdjęciach) jest przesłonięta maseczką ochronną w celu przeciwdziałania COVID-19? Czy w takiej sytuacji można mówić o nagraniu, które zawiera dane osobowe? Należy tu zauważyć, że dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Natomiast możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować – nie tylko na podstawie imienia i nazwiska, lecz również z wykorzystaniem kilku szczególnych czynników określających m.in. fizyczną, fizjologiczną czy genetyczną tożsamość osoby fizycznej. Ponieważ kwestia oceny tego, czy wizerunek pracownika w maseczce ochronnej zawiera dane osobowe, może być przedmiotem sporu, zalecanym rozwiązaniem jest niezałączanie takich wydruków monitoringu do dokumentacji w sprawie nałożenia kary porządkowej. Zwłaszcza że takie wydruki nie stanowią obligatoryjnego elementu dokumentacji. Pozwoli to na uniknięcie wątpliwości w zakresie legalności takiego postępowania i ryzyka skierowania przez pracownika skargi do Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie przetwarzania zapisów monitoringu wizyjnego.
Podstawa prawna
• art. 222 i 108–113 ustawy z 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
