Firma, którą rozlicza nasze biuro, skorzystała z rozwiązań przewidzianych w tarczy antykryzysowej i m.in. obniżyła wymiar czasu pracy wszystkim zatrudnionym o 20 proc. Jedna z pracownic była wówczas w ciąży i przebywała na zwolnieniu lekarskim. Gdy urodziła dziecko, obliczyliśmy jej zasiłek z uwzględnieniem zmian. Czy firma powinna wypłacić jej wyrównanie?
W przypadku pracownic w ciąży najczęstszym schematem jest pobieranie zasiłku macierzyńskiego zaraz po zasiłku chorobowym. Oznacza to, że zasiłek macierzyński obliczany jest od tej samej podstawy, jak poprzednio pobierany zasiłek chorobowy, co wynika z art. 43 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Zgodnie z nim podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.
Inna zasada ma jednak zastosowanie w sytuacji, gdy nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy. Zgodnie z art. 40 ustawy zasiłkowej w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i innych zasiłków stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy. Będzie tak w sytuacji, gdy zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których jest ustalana podstawa zasiłków. Ma to związek funkcją, jaką pełnią świadczenia chorobowe. Mają one za zadanie zastąpić przychód, jaki pracownik osiągnąłby, gdyby wykonywał pracę. Skoro zmniejszono wymiar czasu pracy, a co za tym idzie także wynagrodzenie, utracony przychód jest niższy. Zasadę tę zastosowano także do pracowników, których wymiar czasu pracy obniżono na podstawie przepisów specustawy o COVID-19, co wywołało dyskusje.
Ustawą z 7 października 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania społeczno-gospodarczym skutkom wprowadzono więc do specustawy o COVID-19 art. 31zy13. Zgodnie z jego ust. 1 przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa przysługujących osobom, którym obniżono wymiar czasu pracy na podstawie art. 15g, oraz osobom, którym na podstawie art. 15zf wprowadzono mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę, nie stosuje się wspomnianego art. 40 ustawy zasiłkowej, jeżeli:
- obniżenie wymiaru czasu pracy lub wprowadzenie mniej korzystnych warunków zatrudnienia nastąpiło w okresie wcześniej pobieranego zasiłku oraz
- między okresami pobierania wcześniejszego i kolejnego zasiłku nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.
Wspomniana ustawa w art. 25 uregulowała także sytuację zasiłków już wypłaconych. Zgodnie z nim podstawa wymiaru świadczeń chorobowych przysługujących osobom, o których mowa w art. 31zy13 specustawy o COVID-19 za okres przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, tj. 9 października 2020 r., podlega ponownemu przeliczeniu, jeżeli świadczenie wypłacone na podstawie dotychczasowych przepisów jest niższe niż świadczenie ustalone zgodnie z tym przepisem. Jeśli obniżenie etatu niezwiązane było z określonymi przepisami specustawy, wyrównanie zasiłków nie jest należne, ponieważ art. 40 ustawy zasiłkowej ma nadal zastosowanie. Podobnie wyrównanie nie będzie należne, jeśli nie będzie spełniona druga przesłanka i między okresami pobierania wcześniejszego i kolejnego zasiłku była przerwa wynosząca trzy miesiące lub więcej. W takim przypadku nawet obniżenie wymiaru czasu pracy na podstawie specustawy o COVID-19 nie pozwoli na otrzymanie wyrównania.
W opisanej w pytaniu sytuacji pracownica będzie miała prawo do wyrównania zasiłku, bo spełniła obie przesłanki. Trzeba jednak pamiętać, że przeliczenie podstawy wymiaru świadczeń następuje na wniosek świadczeniobiorcy. Wniosek ten należy złożyć do płatnika zasiłków:
- pracodawcy – jeśli jest on uprawniony do wypłaty zasiłków;
- ZUS – jeśli zasiłek wypłacał ZUS.
Przepisy nie przewidują specjalnego wzoru wniosku, może być on złożony więc w dowolnej formie.
Rada dla klienta biura: W opisanej sytuacji konieczne jest złożenie wniosku przez pracownicę do pracodawcy. Dopóki tego nie zrobi, pracodawca nie ma podstaw do wypłaty wyrównania. Ma on jednak oczywiście obowiązek uwzględniania nowych zasad obliczania zasiłku w przypadku zasiłków wypłacanych od 9 października.
Podstawa prawna
• art. 40 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 870)
• art. 31zy13 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842)
• art. 25 ustawy z 7 października 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania społeczno-gospodarczym skutkom COVID-19 (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1747)
