Brak regulaminu wewnętrznego obiegu dokumentacji elektronicznej i jej archiwizacji utrudnia zwolnienie dyscyplinarne pracownika z powodu wykasowania ważnych plików ze służbowego komputera – orzekł Sąd Najwyższy.
Sprawa dotyczyła kobiety zatrudnionej w przedsiębiorstwie wodno-kanalizacyjnym na stanowisku dyrektora technicznego. Dysponowała ona służbowym laptopem, na którym zapisane były ważne dokumenty techniczne, w tym dotyczące urządzeń w nowo wybudowanej przepompowni. Dyrektorka otrzymała wypowiedzenie umowy o pracę motywowane m.in. brakiem decyzji w sprawie przeglądów gwarancyjnych nowych maszyn i urządzeń. Podczas biegu jej wypowiedzenia przypadały terminy przeglądów technicznych przepompowni wymagane dla utrzymania gwarancji producenta, ale okazało się, że w jej służbowym laptopie brakuje istotnych plików dokumentacji technicznej, które były konieczne przy przeprowadzaniu tych przeglądów. Dyrektorka wykasowała je, nie pytając o zgodę przełożonych. Zarząd postanowił więc o natychmiastowym zwolnieniu pracownicy w trybie dyscyplinarnym z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych (art. 52 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy).
Była dyrektor odwołała się od tego postanowienia pracodawcy. Sąd I instancji zasądził na jej rzecz odszkodowanie. Uznał, że zarzuty pracodawcy nie były na tyle mocne, aby kwalifikowały się do przeprowadzenia zwolnienia dyscyplinarnego. Sąd podniósł, że w spółce nie obowiązywał regulamin obiegu i archiwizacji dokumentacji cyfrowej. Nie można więc mówić o zachowaniu łamiącym przepisy prawa, kwalifikującym do natychmiastowego zwolnienia z pracy. Opinię tę podtrzymały sąd II instancji i Sąd Najwyższy.
Uzasadniając swoje orzeczenie, SN wskazał, że pracownicy dysponujący służbowymi komputerami muszą mieć świadomość wartości dokumentów i danych zapisanych na dyskach. Ponieważ mogą być one istotne i cenne dla pracodawcy, pracownik nie może nimi swobodnie dysponować.
– Oczywiste jest, że nie wolno niszczyć mienia pracodawcy, np. wyposażenia biura i sprzętów. To samo dotyczy danych elektronicznych, zwłaszcza przechowywanych na służbowym komputerze. Wszystko to, co się znajduje na takim sprzęcie, jest własnością pracodawcy – powiedziała sędzia Katarzyna Gonera.
Zdaniem SN nie można jednak abstrahować od tego, że zwolnienie dyscyplinarne jest nadzwyczajnym środkiem rozwiązania umowy o pracę. – Trzeba z niego korzystać powściągliwie i ostrożnie – podkreśliła.
Podstawy do rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownika umowy o pracę są trzy: bezprawność działań pracownika, jego wina oraz narażenie pracodawcy na szkodę lub faktyczne wyrządzenie mu szkody. I tu pojawił się problem, bo w pozwanej spółce komunalnej nie było regulaminu obiegu dokumentów cyfrowych i ich archiwizacji. Trudno zatem – skoro nie ma obowiązujących reguł – ocenić bezprawność czynu pracownicy – stwierdził SN. Można by mówić wprost o bezprawności czynu, gdyby zostały naruszone wewnętrzne przepisy pracodawcy regulujące te kwestie. Tego jednak nie wykazano należycie. Sąd Najwyższy podkreślił, że jest więc wysoce pożądane, by pracodawcy wprowadzali takie uregulowania w wewnętrznych zarządzeniach lub dokumentach, które ustalałyby sposób postępowania z dokumentami cyfrowymi oraz ich archiwizowanie. Jest to potrzebne zwłaszcza w kontekście oceny zakresu obowiązków pracownika i czynności z tym związanych.
– Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia jest poważnym krokiem. Pracodawca musi się więc do niego dokładnie przygotować – ściśle określić, jakie czyny pracownika wpłynęły na taką, a nie inną jego decyzję. Powinien więc już wcześniej określić ściśle procedury wewnętrzne – ustalić, kto i za co odpowiada, jakie czynności ma zatrudniony wykonywać, a także przygotować – co jest niezbędne w świetle obecnego rozwoju techniki i powszechnego użycia komputerów i smartfonów – zasady obiegu danych cyfrowych i ich archiwizacji – stwierdziła sędzia Gonera.
orzecznictwo
Wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2020 r., sygn. I PK 52/19 www.serwisy.gazetaprawna.pl/orzeczenia