Na składanie niektórych oświadczeń w postaci elektronicznej lub dokumentowej nie chcą zgodzić się Polski Fundusz Rozwoju, Państwowa Inspekcja Pracy i część instytucji finansowych. Taki zakaz nie wynika jednak z przepisów. Nie ma również sankcji za niezachowanie formy pisemnej.
Reklama
Panująca epidemia wymusiła na wielu przedsiębiorcach rozpoczęcie digitalizacji wielu procedur na linii pracodawca – pracownik. Częsta nieobecność w pracy wynikająca z pracy zdalnej, ograniczenia w kontaktach – to wszystko utrudnia uzyskanie własnoręcznych podpisów przez osoby reprezentujące przedsiębiorców i samych pracowników. Konieczność przesyłania dokumentów w celu ich podpisania potrafi być logistycznym wyzwaniem, zajmuje czas i kreuje koszty. Jednym słowem – używanie papieru w obecnych okolicznościach wiąże się z dużymi utrudnieniami i jest po prostu nieefektywne.

Oświadczenia w pracowniczych planach kapitałowych

Jednocześnie kilkadziesiąt tysięcy polskich firm kończy właśnie wdrażanie pracowniczych planów kapitałowych. PPK mają na celu gromadzenie środków na starość i przede wszystkim poprawę sytuacji finansowej osób na emeryturze. Z tego też względu programy te są stosunkowo mocno rozbudowane w zakresie różnych uprawnień pracowników (osób zatrudnionych) i odpowiadających im obowiązków pracodawców (podmiotów zatrudniających). Jak wynika z ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa), w ramach PPK może funkcjonować ok. 20 różnego rodzaju oświadczeń czy informacji, które mogą składać pracownicy lub które jest zobowiązany przekazywać pracodawca. Jest to całkiem sporo, a pamiętajmy, że liczbę tę trzeba jeszcze przemnożyć przez liczbę pracowników zatrudnianych u danego pracodawcy.

Reklama
Oczywiście nie wszystkie oświadczenia czy informacje będą składane w tym samym czasie. Część z nich ma charakter jednorazowy (np. przekazywane przez pracodawcę: informacja o możliwości oszczędzania w PPK złożona osobie 55+, informacja o możliwości dokonywania wpłat dodatkowych, informacja o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej). Inne będą składane w określonych okolicznościach (np. oświadczenie pracownika w przedmiocie wypłaty transferowej, rezygnacja z oszczędzania). A jeszcze inne mają charakter cykliczny (np. informacja o możliwości ponowienia deklaracji o nieoszczędzaniu w końcówce czteroletniego okresu, z upływem którego następuje ponowny, automatyczny zapis do PPK).
Każde ze złożonych oświadczeń czy informacji wymaga ze strony pracodawcy oceny, podjęcia określonych działań czy wreszcie archiwizacji. A im więcej takich dokumentów będzie wpływało do podmiotu zatrudniającego, tym większe będzie jego zaangażowanie w zarządzanie tą dokumentacją.

Czy można przejść na formę elektroniczną

Mając na względzie liczbę wymienianych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem dokumentów, postępującą cyfryzację oraz obecną sytuację epidemiczną, pojawia się pytanie o możliwość wymiany tej dokumentacji w formie elektronicznej.
Ze wskazanych 20 oświadczeń i informacji, jedynie w przypadku trzech ustawa wskazuje na konieczność zachowania formy pisemnej. Są to:
1) deklaracja pracownika o nieoszczędzaniu – art. 16 ust. 1 i art. 23 ust. 2 ustawy; takie oświadczenie jest składane, gdy pracownik nie chce uczestniczyć albo chce zrezygnować z uczestnictwa w PPK; w każdym czasie takie oświadczenie może zostać odwołane poprzez złożenie przez pracownika wniosku o przystąpienie do PPK, a w określonych datach traci ono ważność, jeśli nie zostanie ponowione; wzór tej deklaracji został określony w rozporządzeniu ministra finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (Dz.U. poz. 1102);
2) oświadczenie uczestnika PPK o braku zgody na wypłatę transferową – art. 19 ust. 3 ustawy; takie oświadczenie może zostać złożone w przypadku, gdy pracownik uczestniczy w więcej niż jednym PPK i nie chce przekazać środków do PPK prowadzonego przez swojego obecnego pracodawcę z pozostałych programów;
3) wniosek osoby zatrudnionej o ponowne dokonywanie wpłat po okresie rezygnacji z oszczędzania w PPK – art. 23 ust. 10 ustawy; taki wniosek składa pracownik, który chce uczestniczyć w PPK, mimo że wcześniej złożył deklarację o nieoszczędzaniu.
Co niezwykle istotne, ustawa nie zastrzega dla tych oświadczeń formy pisemnej pod rygorem nieważności. W konsekwencji, zgodnie z art. 73 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.), oświadczenie woli złożone bez zachowania formy pisemnej jest skuteczne i ważne. Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma jedynie ten skutek, że w razie sporu nie jest dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Jednak mimo niezachowania tej formy wspomniane dowody będą dopuszczalne, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę albo fakt dokonania czynności prawnej zostanie uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.
Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby wskazane wyżej oświadczenia były składane w innej formie niż pisemna, np. dokumentowej czy elektronicznej. Co prawda Polski Fundusz Rozwoju, Państwowa Inspekcja Pracy oraz część instytucji finansowych nie zgadzają się z tym poglądem i podnoszą, że dla ważności składanych oświadczeń konieczne jest zachowanie formy pisemnej. Niemniej jednak nie wynika to z przepisów i takie podejście należy odrzucić ze względów prawnych. Oczywiście PIP może kwestionować inne rozwiązania pracodawcy w ramach swoich uprawnień kontrolnych, ale w praktyce brak jest sankcji z tego tytułu dla pracodawcy. Nie można bowiem w tym przypadku twierdzić, że pracodawca nie prowadzi wymaganej dokumentacji w zakresie PPK – jak najbardziej prowadzi, tylko w innej formie niż pisemna, czego przecież przepisy nie wykluczają.
Oczywiście stosowanie formy elektronicznej (z podpisem kwalifikowanym) do składania powyższych oświadczeń w praktyce może okazać się niemożliwe w skali całego zakładu pracy. Mało który bowiem z pracowników dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dlatego też najlepszym rozwiązaniem wydaje się forma dokumentowa pozwalająca połączyć rozwiązania elektroniczne z pewnością obrotu dokumentami (patrz niżej).
To nie akta osobowe
Dokumentacja PPK nie jest dokumentacją pracowniczą w rozumieniu kodeksu pracy. Należy zatem unikać włączania jej do zbiorów dokumentacji pracowniczej, a szczególnie akt osobowych pracowników. W przeciwnym razie konieczne będzie stosowanie do niej reguł właściwych dla dokumentacji pracowniczej, wynikających z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) – a to jeszcze bardziej skomplikuje zarządzanie tą dokumentacją.

Gdy ustawa milczy

W przypadku pozostałych oświadczeń i informacji ustawa nie wskazuje formy ich składania. Zgodnie z art. 60 k.c., z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w tym kodeksie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Pracodawca może zatem dość swobodnie określić formę dokumentów składanych w ramach PPK, przy czym powinien wziąć pod uwagę takie rozwiązanie, które pozwoli na ustalenie, kto złożył oświadczenie i komu, w jakim czasie, jaka była jego treść, kiedy został wykonany obowiązek pracodawcy i do kogo dana informacja dotarła. Jest to kluczowe z punktu widzenia ochrony interesów pracodawcy. Większość bowiem ze składanych przez pracowników oświadczeń kreuje określone zobowiązania po stronie pracodawcy i jego odpowiedzialność – w tym również na poziomie wykroczeń z grzywną do 1 mln zł, a w niektórych przypadkach nawet wyższą.
Biorąc powyższe pod uwagę, należy zdecydowanie odrzucić formę ustną takich oświadczeń czy informacji. Nie pozwala ona bowiem na zabezpieczenie interesów pracodawcy, choć formalnie może spełniać wymogi wynikające z przywołanego art. 60 k.c. Co więcej, generuje tylko wyższy poziom odpowiedzialności.
Pracodawca może oczywiście narzucić w ramach swojej organizacji wersję pisemną tych oświadczeń i informacji. Oznacza to jednak konieczność zarządzania dużą liczbą dokumentów papierowych, potwierdzania ich składania pracownikom i ich późniejszej archiwizacji. Poza tym obieg dokumentów papierowych zajmuje czas oraz wymaga dodatkowych zasobów kadrowych – ktoś bowiem ze strony pracodawcy musi te informacje następnie wprowadzać do odpowiednich rejestrów czy baz danych. Należy zatem uznać, że takie rozwiązanie nie jest korzystne, biorąc przy tym również pod uwagę dzisiejsze ograniczenia w obiegu dokumentacji ze względu na trwającą epidemię.
Z powyższych względów najlepszym rozwiązaniem jest system, w ramach którego oświadczenia i informacje składane są w formie dokumentowej. W praktyce będą to zatem dokumenty elektroniczne. Takie rozwiązanie jest pozbawione wad dokumentacji papierowej. Korzystając z niego, pracownik składa oświadczenia, logując się do wewnętrznego intranetu pracodawcy, co gwarantuje weryfikację jego tożsamości. Co do zasady bowiem login i hasło w ramach tego systemu są znane jedynie temu pracownikowi. Identyfikacja składającego oświadczenie jest zaś tutaj kluczowa, bo przecież pracownik nie składa w tym przypadku własnoręcznego podpisu pod oświadczeniem.
Dla ułatwienia platforma powinna zawierać gotowe już wzory oświadczeń pracownika, które mogą być automatycznie wypełniane jego danymi już przy wyborze konkretnego oświadczenia – z wyjątkiem danych zależnych od decyzji pracownika, np. wysokości obniżonej składki podstawowej czy składki dodatkowej w ramach ustawowych limitów.
Takie podejście pozwoli na zachowanie integralności całej dokumentacji. Należy natomiast unikać przyjmowania dokumentacji w postaci skanów PDF (pracownik drukuje, podpisuje i skanuje oświadczenie) czy zdjęć, gdyż – wbrew pozorom – pod względem zarządzania takie rozwiązanie jest bardzo podobne do dokumentacji w formie pisemnej (a więc obarczone podobnymi mankamentami).
Po dokonaniu przez pracownika wyboru danego oświadczenia i uzupełnieniu formularza, wystarczy, że kliknie on „wyślij”. W tym momencie system powinien przekazać informację o złożeniu oświadczenia do osób odpowiedzialnych za obsługę PPK (np. w postaci e-mailowej czy powiadomienia przesłanego w ramach systemu) oraz treść tego oświadczenia w postaci elektronicznej, a następnie wygenerować potwierdzenie dla samego pracownika, np. w postaci pliku PDF z treścią oświadczenia i datą jego złożenia. Takie potwierdzenie złożenia oświadczenia będzie również dodatkowym zabezpieczeniem dla pracodawcy oraz ułatwieniem dla pracownika (w postaci „kopii” złożonego oświadczenia). Oczywiście system może być rozbudowany o dalsze funkcjonalności, takie jak np. możliwość wysłania potwierdzenia na prywatny adres e-mail pracownika czy generowanie informacji zbiorczych dla firmy trzeciej zajmującej się obsługą PPK dla pracodawcy.
Istotną zaletą omawianego systemu będzie również to, że w jego ramach pracodawca może przekazywać pracownikom/uczestnikom PPK informacje, do przekazania których jest zobowiązany na podstawie ustawy.
Oczywiście nie wszyscy pracownicy mają stały dostęp do komputerów służbowych. W przypadku osób pozbawionych możliwości korzystania z takiego sprzętu konieczne byłoby więc udostępnienie na terenie zakładu pracy komputera lub komputerów przeznaczonych do ogólnego użytku, na których byłaby możliwość zalogowania się do systemu i złożenia określonego oświadczenia czy zapoznania się z treścią przekazanej informacji.
Innym rozwiązaniem, które może być coraz bardziej popularne, jest udostępnienie przez pracodawcę powyższych funkcjonalności w ramach aplikacji na telefon czy zewnętrznej strony WWW. To sprawi, że pracownicy będą mieli dostęp do systemu w każdym czasie, również w domu. Oczywiście w przypadku osób wykluczonych cyfrowo (bez smartfona czy komputera domowego) należy zapewnić tym osobom dostęp do komputera i systemu na terenie zakładu pracy.
!W ramach PPK może funkcjonować ok. 20 różnego rodzaju oświadczeń czy informacji, które mogą składać pracownicy lub które zobowiązany jest przekazywać pracodawca.