Zbliżają się dwa terminy, ważne dla kilkunastu tysięcy małych i średnich firm objętych obowiązkiem wdrożenia PPK, tj.: • na wybór instytucji finansowej i zawarcie umowy o zarządzanie PPK – do 27 października br., • na zawarcie umów o prowadzenie PPK dla pierwszych uczestników PPK – do 10 listopada br. Przy czym jako firmę małą należy rozmieć podmiot zatrudniający od 20 do 49 osób, zaś średnią firmą jest podmiot zatrudniający od 50 do 249 osób. Przypomnijmy, że średnie przedsiębiorstwa miały pierwotnie wdrażać PPK na wiosnę 2020 r., jednakże wybuch epidemii COVID-19 spowodował przyjęcie w tarczy antykryzysowej regulacji, zgodnie z którą czas ten uległ wydłużeniu o sześć miesięcy. W efekcie obie grupy muszą uruchomić PPK w terminie jesiennym 2020 r. Obecnie zdecydowana większość przedsiębiorców finalizuje już procesy wdrożenia PPK. Poniższy materiał, w formie pytań i odpowiedzi, adresujemy przede wszystkim do tych, którzy z różnych przyczyn nie podjęli jeszcze działań lub są w początkowych stadiach procesu.

1. ustalenie poziomu zatrudnienia i terminów na wdrożenie

Zgodnie z ustawą z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z. 2020 r. poz. 1342; dalej: ustawa o PPK) obowiązek wdrożenia programu został rozłożony w czasie i stopniowo obejmuje kolejne grupy podmiotów. Istotny jest przy tym poziom zatrudnienia.
Jak ustalić, czy mamy obowiązek wdrożenia PPK w terminie październik/listopad 2020 r.?
Reklama
Aby ustalić, czy dana firma jest zobowiązana do wdrożenia PPK w terminie jesiennym 2020 r., należy sprawdzić stan zatrudnienia, jaki był w firmie w dwóch konkretnych datach, to jest 30 czerwca 2019 r. oraz 31 grudnia 2019 r.
Jeżeli okaże się, że na dzień 30 czerwca 2019 r. podmiot zatrudniał co najmniej 50 osób, to jest on zobowiązany do uruchomienia PPK w zbliżającym się terminie październik/listopad 2020 r. Jeżeli na dzień 30 czerwca 2019 r. nie zatrudniał wprawdzie co najmniej 50 osób, lecz na dzień 31 grudnia 2019 r. zatrudniał co najmniej 20 osób, to również jest zobowiązany do uruchomienia PPK w zbliżającym się terminie październik/listopad 2020 r.

Reklama
Natomiast jeżeli poziom zatrudnienia na dzień 31 grudnia 2019 r. wynosił 19 lub mniej osób, wówczas taki podmiot będzie musiał wdrożyć PPK dopiero w terminie kwiecień/maj 2021 r.
Jakie kategorie osób uwzględniamy przy ustalaniu poziomów zatrudnienia w powyższych datach?
Przy ustalaniu poziomu zatrudnienia uwzględniamy przede wszystkim osoby pełnoletnie zatrudnione na podstawie umów o pracę – niezależnie od rodzaju umowy (na czas nieokreślony, określony oraz na okres próbny) oraz niezależnie od wymiaru czasu pracy (osoba zatrudniona na część etatu jest liczona za „jeden”). Do osób zatrudnionych wliczamy także pracowników nieobecnych w pracy, np. z uwagi urlopy wypoczynkowe czy zwolnienia lekarskie.
W związku z tym, że ustawa o PPK posługuje się pojęciem „osoby zatrudnionej” (które jest szersze niż pojęcie „pracownika”), do poziomu zatrudnienia wliczamy także inne kategorie osób podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z określonych tytułów w rozumieniu ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1291), spośród których najistotniejsze znaczenie mają:
a) pełnoletnie osoby fizyczne, zatrudnione na podstawie umów agencyjnych lub umów zlecenia albo innych umów o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia;
b) członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tej funkcji;
c) osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Do osób zatrudnionych w firmie nie wliczymy zatem m.in.:
  • zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło;
  • zatrudnionych na podstawie umów zlecenia, o świadczenia usług czy agencyjnych, ale niepodlegających z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (np. studenci do 26. roku życia);
  • samozatrudnionych współpracujących w modelu B2B;
  • odbywających staż/szkolenie na podstawie skierowań z PUP, pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym, jeśli w miesiącu, na który ustalamy stan zatrudnienia, nie osiągnęli przychodu stanowiącego podstawę składek emerytalnych i rentowych;
  • pracowników tymczasowych (nie wliczymy ich do poziomu zatrudnienia u pracodawcy użytkownika, lecz wliczymy do poziomu zatrudnienia w agencji pracy tymczasowej).
Na dzień 30 czerwca i 31 grudnia 2019 r. zatrudnialiśmy tylko 10 osób, ale 1 stycznia 2020 r. przejęliśmy duży zakład pracy wraz z 80 pracownikami, wskutek czego zatrudnienie na 1 stycznia 2020 r. wzrosło do 90 osób. Czy ma to wpływ na termin wdrożenia PPK?
Kluczowa jest liczba osób zatrudnionych na konkretny dzień – w tym przypadku na 30 czerwca i 31 grudnia 2019 r. Zmiany w stanie zatrudnienia przed lub po tych datach nie mają znaczenia. W opisanym przypadku firma będzie zobowiązana do utworzenia PPK w ostatnim etapie, czyli wiosną 2021 r.

2. wybór instytucji finansowej

Do zarządzania PPK dopuszczonych jest aktualnie 20 instytucji finansowych. Spośród nich każdy podmiot zatrudniający musi wybrać jedną, która będzie odpowiedzialna za zarządzanie środkami, jakie będą gromadzone w PPK przez uczestników zatrudnionych w danym podmiocie.
Ustawa o PPK przewiduje konsultację i uzgodnienie wyboru instytucji finansowej z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli dany podmiot nie jest objęty działalnością takich organizacji – z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.
Czy wybór instytucji finansowej musi być koniecznie uzgodniony z załogą? Czy jako podmiot zatrudniający mogę instytucję wybrać samodzielnie?
Ustawa o PPK stanowi, że wybór instytucji finansowej powinien być dokonany w porozumieniu z:
  • zakładową organizacją związkową działającą w danym podmiocie zatrudniającym, albo
  • reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.
Jeżeli jednak takie porozumienie nie zostałoby osiągnięte do 27 września br. (tj. na miesiąc przed upływem terminu na zawarcie umowy o zarządzanie PPK, który przypada 27 października br.), to podmiot zatrudniający może samodzielnie dokonać wyboru instytucji finansowej. W chwili publikacji tego artykułu (15 października br.) wskazany termin na uzgodnienie instytucji finansowej z załogą już upłynął, w związku czym podmioty zatrudniające mogą obecnie wybierać instytucje finansowe samodzielnie.
Przy czym nie ma oczywiście przeszkód, aby wybór instytucji finansowej jednak uzgodnić z załogą mimo upływu powyższego terminu. Przy uzgodnieniu instytucji finansowej z przedstawicielami załogi odpowiedzialność za wybór rozkłada się na pomiot zatrudniający i załogę, co praktycznie wyklucza możliwość zarzucenia pracodawcy działania niezgodnego z interesem osób zatrudnionych. Środki gromadzone w PPK mają być prywatnymi środkami uczestników, w związku z czym ich stanowisko co do wyboru instytucji finansowej powinno mieć znaczenie pierwszorzędne. Z tych względów uzgodnienie wyboru z załogą jest rozwiązaniem pożądanym i rekomendowanym.
Jak wybrać reprezentację osób zatrudnionych?
Optymalnym sposobem wyłonienia reprezentacji osób zatrudnionych jest przeprowadzenie wyborów na podstawie odpowiedniego regulaminu. Ten zaś powinien określać w szczególności: osobę lub osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie wyborów (komisja wyborcza), kto ma czynne i bierne prawo wyborcze, zasady i terminy zgłaszania kandydatów i oddawania głosów oraz zasady ustalenia wyniku wyborów.
Dokumentację z wyborów (tj. regulamin, zgłoszenia kandydatów, głosy, protokół wyników wyborów, komunikację do pracowników) warto zachować dla celów dowodowych.
Mając na uwadze aktualną sytuację epidemiczną, należy dążyć do tego, aby wybory zostały przeprowadzone w formie zdalnej. W razie braku takiej możliwości – np. w firmie produkcyjnej, w której większość pracowników nie dysponuje komputerem, telefonem służbowym lub innym urządzeniem do zdalnej komunikacji – wybory należy przeprowadzić z zapewnieniem odpowiednich środków bezpieczeństwa albo rozważyć rezygnację z nich i dokonać wyboru instytucji finansowej samodzielnie w związku z upływem ustawowego terminu na uzgodnienie (o czym powyżej).
Czy uzgodnienia instytucji finansowej możemy dokonać z radą pracowników albo przedstawicielami, których powołaliśmy kilka miesięcy temu w trybie art. 15g tarczy antykryzysowej?
Ani rada pracowników, ani przedstawiciele z art. 15g tarczy antykryzysowej nie są „z urzędu” uprawnieni do uzgodnienia instytucji finansowej w ramach PPK.
Zwróćmy uwagę, że czynne i bierne prawo wyborcze do rady pracowników przysługuje tylko pracownikom, czyli osobom zatrudnionym na podstawie umów o pracę. Podobnie w przypadku przedstawicieli wyłonionych w trybie art. 15g tarczy antykryzysowej. Tymczasem PPK dotyczy nie tylko pracowników, lecz szerszego grona osób zatrudnionych, w tym także zleceniobiorców czy członków rady nadzorczej. Na gruncie PPK osoby te powinny mieć zapewnioną co najmniej możliwość udziału w wyborze reprezentacji na równi z osobami zatrudnionymi na podstawie umów o pracę.
Przy czym nie ma żadnych przeszkód, aby te same osoby, które wchodzą w skład rady pracowników lub przedstawicielstwa z art. 15g tarczy antykryzysowej, utworzyły także reprezentację osób zatrudnionych na potrzeby PPK, jednak rozwiązanie to wymaga akceptacji ze strony załogi.
Jakimi kryteriami należy kierować się, wybierając instytucję finansową?
Wybór instytucji finansowej powinien być dokonany z uwzględnieniem najlepiej rozumianego interesu osób zatrudnionych. Warunek ten będzie urzeczywistniony najpełniej wówczas, gdy wybór będzie uzgodniony z załogą. Jeżeli podmiot zatrudniający wyznaczy instytucję finansową samodzielnie, powinien zwrócić szczególną uwagę na odpowiednie udokumentowanie argumentów, które zadecydowały o wyborze.
Ustawa o PPK wymienia trzy kryteria, jakimi można kierować się przy wyborze instytucji finansowej, tj.:
  • ocenę proponowanych warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
  • efektywność w zarządzaniu aktywami,
  • doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.
Kryteria te są bardzo pojemne i mają charakter przykładowy. Nie jest wykluczone oparcie się na innych przesłankach, o ile wpisują się one w nadrzędny cel, jakim jest interes zatrudnionych. Pozostawia to zatrudniającemu i załodze stosunkowo szeroką swobodę decyzyjną.
Czy uzgodnienie wyboru instytucji finansowej z załogą trzeba udokumentować?
Wprawdzie ustawa o PPK nie wprowadza wprost takiego wymogu, jednak uzgodnienie wyboru instytucji finansowej z załogą warto udokumentować w formie pisemnego protokołu. Wskazujemy w nim kryteria i argumenty, jakie zadecydowały o wyborze danego podmiotu. Protokół zachowujemy dla celów dowodowych.
Czy instytucję finansową można zmienić?
Tak. Będzie to jednak wymagało m.in. zawarcia nowej umowy o zarządzanie PPK z kolejną instytucją oraz wypowiedzenia umowy o zarządzanie PPK z instytucją dotychczasową. W praktyce proces zmiany może potrwać kilka miesięcy, ale jest jak najbardziej możliwy i wykonalny.
Zmiana instytucji finansowej winna być uprzednio skonsultowana z załogą na analogicznych zasadach jak pierwszy wybór instytucji. W razie braku porozumienia podmiot zatrudniający jest uprawniony podjąć decyzję samodzielnie.

3. zawarcie umowy o zarządzanie ppk

Proces wyboru instytucji finansowej kończy się zawarciem z nią umowy o zarządzanie PPK. Jest to podstawowy dokument regulujący ramowo zasady funkcjonowania PPK w firmie. Stronami umowy są podmiot zatrudniający i instytucja finansowa. Na zawarcie umowy o zarządzanie PPK firmy średnie (50–249 zatrudnionych) i małe (20–49) mają czas do 27 października br. Po zawarciu umowy instytucja finansowa udostępnia podmiotowi zatrudniającemu dostęp do aplikacji służącej do obsługi PPK.
W jaki sposób zawiera się umowę o zarządzanie PPK?
W przypadku większości instytucji finansowych umowę o zarządzanie PPK można zawrzeć łatwo i szybko w trybie online. W tym celu należy podać podstawowe dane podmiotu zatrudniającego (często wystarczy sam numer KRS lub NIP, po wpisaniu którego pozostałe dane uzupełniają się automatycznie). Jeżeli umowę zawiera osoba nieujawniona w odpowiednim rejestrze (KRS, CEIDG), trzeba załączyć skan odpowiedniego pełnomocnictwa lub uchwały. Całość procesu może potrwać kilkanaście minut.
Czy umowę o zarządzanie PPK można negocjować z instytucją finansową?
W przypadku największych pracodawców zatrudniających po kilkaset czy kilka tysięcy osób, którzy wdrażali PPK w pierwszym rzucie (czyli jesienią 2019 r.), instytucje finansowe zgadzały się na pewne zmiany w umowach o zarządzanie PPK lub na zawarcie dodatkowych porozumień obsługowych, w których zobowiązywały się zapewnić m.in. określone parametry obsługi danego podmiotu zatrudniającego czy osób zatrudnionych. Aktualnie umowy o zarządzanie PPK są mocno wystandaryzowane i mają zasadniczo charakter adhezyjny.
Jakie sankcje grożą za niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie?
Za niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w wymaganym terminie (tj. do 27 października br.) grozi sankcja grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.
Powyższej odpowiedzialności podlega osoba fizyczna, która jest podmiotem zatrudniającym zobowiązanym do utworzenia PPK albo jest zobowiązana do działania w imieniu takiego podmiotu (np. wspólnik w spółce jawnej lub członek zarządu w spółce z o.o.).

4. zawarcie umów o prowadzenie ppk

Zawarcie umów o prowadzenie PPK jest ostatnim krokiem do uruchomienia PPK w firmie. Umowy te wprawdzie zawiera z instytucją finansową podmiot zatrudniający, lecz czyni to w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, dlatego z formalnego punktu widzenia to one, a nie pracodawca, są stronami umów. Z chwilą zawarcia dla danej osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK staje się ona uczestnikiem PPK (tzn. zostanie dla niej założony rachunek PPK, otrzyma ona od instytucji finansowej pakiet powitalny itd.). Umowa o prowadzenie PPK jest wystandaryzowana i ma charakter adhezyjny. Ustawowy termin na zawarcie umów o prowadzenie PPK dla pierwszych uczestników PPK upłynie 10 listopada br.
Jakie czynności trzeba podjąć, aby zawrzeć umowę o prowadzenie PPK?
W praktyce umowę o prowadzenie PPK dla danej osoby zatrudnionej zawiera się poprzez umieszczenie jej danych osobowych (standardowo co najmniej imię, nazwisko, adres oraz PESEL) na liście uczestników PPK oraz wczytanie takiej listy do aplikacji dostarczonej przez instytucję finansową.
Dane osobowe uczestnika można wprowadzić ręcznie, wpisując je w odpowiednie pola formularza online. Sposób ten sprawdzi się w przypadku zgłaszania niedużej liczby uczestników (np. 10 czy 20 osób). Jeżeli jednak trzeba zgłosić do PPK kilkadziesiąt czy więcej osób, niezbędne będzie zautomatyzowanie tego procesu poprzez generowanie listy uczestników z programu kadrowo-płacowego w postaci pliku o odpowiednim formacie i zaczytywanie takiego pliku do aplikacji PPK. W tym celu program kadrowo-płacowy musi być odpowiednio zaktualizowany i dostosowany do obsługi PPK oraz generowania list uczestników.
Jakie osoby trzeba umieścić na pierwszej liście uczestników PPK, dla których zawarte zostaną pierwsze umowy o prowadzenie PPK?
Przy założeniu, że zaczytanie pierwszej listy uczestników PPK (skutkujące zawarciem dla nich umów o prowadzenie PPK) nastąpi 10 listopada br., lista ta powinna obejmować osoby zatrudnione:
  • w wieku od 18 do 54 lat, które najpóźniej w październiku 2020 r. wypracowały trzymiesięczny staż zatrudnienia w danym podmiocie, o ile nie zrezygnowały z uczestnictwa w PPK;
  • osoby w wieku od 55 do 69 lat, które najpóźniej w październiku 2020 r. wypracowały trzymiesięczny staż zatrudnienia w danym podmiocie – o ile złożyły wniosek o uczestnictwo w PPK (tzn. o zawarcie dla nich umowy o prowadzenie PPK).
Formularz listy uczestników PPK wymaga podania adresu e-mail i numeru telefonu komórkowego uczestnika. Czy muszę takie dane uzyskać od osób zatrudnionych i czy mogę przekazać je do instytucji finansowej?
Osoba zatrudniona może, lecz nie musi podać podmiotowi zatrudniającemu swój adres e-mail i numer telefonu, aczkolwiek udostępnienie tych danych znacznie ułatwi i przyspieszy komunikację ze strony instytucji finansowej, w tym zwłaszcza przekazanie pakietu powitalnego wraz z instrukcją i danymi niezbędnymi do zalogowania się do rachunku PPK. Jeżeli pracownik swoich danych nie poda, informacje te trzeba przekazać listownie na adres pracownika.
Jeżeli osoba zatrudniona udostępniła pracodawcy adres e-mail i numer telefonu, podmiot zatrudniający ma obowiązek przekazania ich do instytucji finansowej. Nie jest wymagana odrębna zgoda pracownika. W związku z powyższym warto poinformować osoby zatrudnione o możliwości podania adresu e-mail i numeru telefonu oraz potrzebie aktualizacji danych teleadresowych.
Czy mogę przekazać instytucji finansowej służbowe adresy e-mail lub służbowe numery telefonów uczestników?
Na przekazanie służbowego adresu e-mail i numeru telefonu rekomendowałbym uzyskanie zgód osób zatrudnionych.
Rachunek PPK będzie obejmował środki stanowiące prywatną własność uczestnika. Adres e-mail i numer telefonu mają służyć do komunikacji ze strony instytucji finansowej oraz umożliwić szybszy dostęp do rachunku PPK. Z tych względów podanie instytucji finansowej „z automatu” (tzn. bez zgody zainteresowanej osoby) służbowego adresu e-mail lub numeru telefonu wydaje się wątpliwe, ponieważ uczestnik utraci do nich dostęp w razie ustania zatrudnienia, co jednocześnie spowoduje utratę (co najmniej tymczasową) dostępu do rachunku PPK. Na nieaktualny służbowy adres e-mail lub numer telefonu (który bardzo często jest przekazywany innemu zatrudnionemu) mogą nadal spływać informacje z instytucji finansowej skierowane do byłego posiadacza.
Jeżeli mimo to podjęta zostałaby decyzja o przekazaniu instytucji finansowej służbowych adresów e-mail lub numerów telefonów, należy o tym fakcie wyraźne poinformować osoby zatrudnione, z mocną rekomendacją, by jak najszybszej dokonały zmiany tych danych na dane prywatne.
Jakie sankcje grożą za niezawarcie umów o PPK w wymaganym terminie?
Za niezawarcie umowy o prowadzenie PPK w wymaganym terminie (tj. do 10 listopada br.) grozi sankcja grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 mln zł. Powyższej odpowiedzialności podlega osoba fizyczna, która sama jest podmiotem zatrudniającym zobowiązanym do utworzenia PPK albo która jest obowiązana do działania w imieniu takiego podmiotu (np. wspólnik w spółce jawnej lub członek zarządu w spółce z o.o.).
Ponadto jeżeli podmiot zatrudniający ma już zawartą umowę o zarządzanie PPK i z jakichś przyczyn (choćby nieświadomie) przeoczy termin na zawarcie umowy o prowadzenie dla danej osoby zatrudnionej, to mimo to – zgodnie z ustawą o PPK – nastąpi automatyczne (z mocy prawa) nawiązanie umowy o prowadzenie PPK dla takiej osoby. Jeżeli o tym przeoczeniu podmiot zatrudniający zda sobie sprawę dopiero po jakimś czasie, może wystąpić podstawa do odpowiedzialności odszkodowawczej podmiotu zatrudniającego wobec osoby zatrudnionej za nieodprowadzenie wpłat do PPK.

5. wpłaty

Po zawarciu umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający będzie zobowiązany naliczyć i pobrać z wynagrodzenia pracownika, w terminie dokonywania wypłaty, odpowiednią wpłatę finansowaną przez osobę zatrudnioną. Następnie musi odprowadzić ją, wraz z wpłatą finansowaną przez siebie, do instytucji finansowej. Domyślna wpłata podstawowa (obligatoryjna) finansowana przez uczestnika wyniesie 2 proc. wynagrodzenia. Osoby najmniej zarabiające, czyli takie, których miesięczne wynagrodzenie ze wszystkich źródeł nie przekroczy 120 proc. minimalnego wynagrodzenia (w 2020 r. – 3120 zł brutto, w 2021 r. – 3360 zł brutto) mogą zadeklarować wpłaty w niższej wysokości, jednak nie mniejszej niż 0,5 proc. wynagrodzenia. Ponadto uczestnik może zadeklarować wpłatę dodatkową (dobrowolną) w wysokości do 2 proc. wynagrodzenia. Zatem łączna wpłata finansowana przez zatrudnionego (obligatoryjna + dodatkowa) może wynieść maksymalnie 4 proc. wynagrodzenia.
Z kolei domyślna wpłata podstawowa (obligatoryjna) finansowana przez podmiot zatrudniający wyniesie 1,5 proc. wynagrodzenia. Ponadto podmiot zatrudniający może zadeklarować wpłatę dodatkową (dobrowolną) w wysokości do 2,5 proc. wynagrodzenia. Zatem łączna wpłata finansowana przez podmiot zatrudniający (obligatoryjna + dodatkowa) może wynieść maksymalnie 4 proc. wynagrodzenia.
Czy każdy składnik wynagrodzenia podlega wpłatom do PPK?
Nie. Wpłatom do PPK podlegają te składniki wynagrodzenia, które wchodzą do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika.
Przykładowo wpłatom do PPK będą zasadniczo podlegały wszelkiego rodzaju premie oraz wartość benefitów (np. opieka medyczna, karta multisport itp.). Wyłączone z wpłat do PPK będą natomiast np. nagrody jubileuszowe (przysługujące nie częściej niż co pięć lat), odprawy rentowe i emerytalne czy odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy.
Czy zadeklarowanie przez osobę zatrudnioną wpłaty dodatkowej skutkuje automatycznie zwiększeniem wpłaty finansowanej przez podmiot zatrudniający?
Nie. Wpłaty dodatkowe finansowane przez osobę zatrudnioną i podmiot zatrudniający są od siebie niezależne. Zadeklarowanie wyższej wpłaty przez osobę zatrudnioną nie ma wpływu na wysokość wpłaty finansowanej przez podmiot zatrudniający i odwrotnie.
Kiedy należy naliczyć i potrącić pierwsze wpłaty do PPK?
To zależy od daty zawarcia umów o prowadzenie PPK oraz obowiązujących w danej firmie terminów wypłaty wynagrodzenia.
Zasada jest taka, że od każdego wynagrodzenia (podlegającego wpłatom do PPK), wypłaconego po zwarciu umowy o prowadzenie PPK, należy naliczyć i pobrać wpłaty do PPK.
Jeżeli umowy o prowadzenie PPK dla pierwszych uczestników zawrzemy w maksymalnym dopuszczalnym terminie do 10 listopada br. i w tym samym dniu przypada termin wypłaty wynagrodzeń za październik br., to wynagrodzenie to będzie jako pierwsze objęte wpłatami do PPK. Jeżeli w takiej sytuacji chcielibyśmy wpłatami do PPK objąć dopiero wynagrodzenie za listopad br. płatne do 10 grudnia br., należałoby wynagrodzenia za październik br. wypłacić odpowiednio wcześniej, tj. przed 10 listopada br.
Kiedy należy odprowadzić pierwsze wpłaty na rachunki PPK?
Wpłaty do PPK należy przelać do instytucji finansowej do 15. dnia następującego po miesiącu, w którym zostały naliczone i pobrane. Jeżeli zatem pierwsze wpłaty do PPK naliczymy i pobierzemy 10 listopada br., to będziemy zobowiązani odprowadzić je do instytucji finansowej do 15 grudnia br. Odpowiednio: jeżeli pierwsze naliczenie i pobranie wpłat nastąpi 10 grudnia br., termin ich przekazania do instytucji finansowej wypadnie 15 stycznia 2021 r.
Jak uniknąć komplikacji z zaliczkami na PIT od wpłat finansowanych przez podmiot zatrudniający?
W przypadku wpłaty do PPK finansowanej przez podmiot zatrudniający przychód z tego tytułu dla osoby zatrudnionej powstaje w momencie wypłaty świadczenia (a nie w chwili naliczenia). W większości przypadków będzie to prowadziło do przesunięcia w czasie momentu pobrania zaliczki na PIT od takiej wpłaty. Nierzadko pobranie zaliczki nie będzie już możliwe, np. z uwagi na ustanie zatrudnienia. Podmiotowi zatrudniającemu pozostanie wykazanie przychodu, od którego nie miał już możliwości pobrania zaliczki, w informacji PIT-11, z czym będzie się wiązać konieczność dopłaty podatku dochodowego przez uczestnika.
Powyższych komplikacji można uniknąć, przyspieszając moment przekazania wpłat do PPK. Jeżeli wpłaty do PPK zostaną przelane do instytucji finansowej już w dacie ich naliczenia i pobrania, to zaliczka na PIT pobrana przy okazji takiej wypłaty może uwzględniać także przychód w części finansowanej przez podmiot zatrudniający.

6. rezygnacja z uczestnictwa

Aktualnie zdecydowaną większość uczestników PPK stanowią osoby poniżej 55. roku życia, które podlegają automatycznemu zapisowi. Oznacza to, że po spełnieniu określonych warunków dotyczących podstawy i stażu zatrudnienia podmiot zatrudniający będzie zobowiązany zgłosić je do programu i rozpocząć odprowadzanie wpłat, chyba że osoby te złożą podmiotowi zatrudniającemu oświadczenie o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
Czy mogę informować zatrudnionych o możliwości rezygnacji z PPK? Czy grożą mi za to jakieś sankcje?
Przedsiębiorca jak najbardziej może informować osoby zatrudnione o prawie i możliwości rezygnacji z uczestnictwa w PPK, w tym o przyjętym sposobie składania rezygnacji. Nie ma przeciwwskazań również do tego, aby udostępnił wzór deklaracji rezygnacji czy – na prośbę osoby zatrudnionej – pomagał w wypełnieniu tego dokumentu. Takie działania stanowczo nie mogą być kwalifikowane jako nakłanianie do rezygnacji z PPK, które zgodnie z art. 106 ustawy o PPK jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.
Czy jako podmiot zatrudniający mogę uzgodnić z instytucją finansową, że to ona będzie odpowiedzialna za przyjmowanie deklaracji o rezygnacji z PPK?
Nie, takie uzgodnienie nie jest możliwe z uwagi na brzmienie art. 23 ust. 2 ustawy o PPK, który stanowi, że deklarację składa się podmiotowi zatrudniającemu. Deklaracje muszą być zatem kierowane do podmiotu zatrudniającego, który następnie jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie siedmiu dni, poinformować o tym instytucję finansową.
Czy pracownik może przesłać rezygnację skanem jako załącznik do e-maila?
Ustawa o PPK przewiduje dla rezygnacji formę pisemną, ale bez rygoru nieważności. W związku z tym należałoby przyjąć, że rezygnacja złożona bez zachowania formy pisemnej, lecz w sposób niebudzący wątpliwości co do tożsamości i woli osoby składającej rezygnację, powinna być skuteczna. Mając jednak na uwadze istotne znacznie rezygnacji dla pozycji pracownika w systemie PPK oraz rygorystyczne podejście do tej kwestii przez PFR, rekomendowane jest wymaganie od osób zatrudnionych złożenia rezygnacji na piśmie. Nie oznacza to, że podmiot zatrudniający powinien ignorować fakt wyrażenia przez osobę zatrudnioną woli rezygnacji z PPK w innej formie niż pisemna (np. w korespondencji e-mail). W przypadkach tych rekomendowane jest jednak uzyskanie potwierdzenia takiej deklaracji na piśmie.