Pracownik został zatrudniony od 1 września 2020 r. W okresie od 1 do 16 września pracował w Polsce, a od 17 września br. został oddelegowany do pracy do Niemiec. Od 28 września do 1 października był niezdolny do pracy z powodu choroby. Jak obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za okres zwolnienia (chorobowe przysługuje od pierwszego dnia niezdolności)? Czy wynagrodzenie za pracę w Polsce i w Niemczech trzeba sumować i uzupełniać do pełnego miesiąca? Ponadto wykonując obowiązki w Polsce, pracownik miał jeden dzień usprawiedliwionej niepłatnej nieobecności. Wynagrodzenie polskie wyniosło 2000,24 zł, a za pracę za granicą 730 euro. Obie pensje są płatne ostatniego dnia każdego miesiąca. Od 26 września pracownik jest w Polsce.
Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, które przysługuje pracownikowi za cztery dni zwolnienia lekarskiego, należy obliczyć według sumy faktycznego wynagrodzenia, jakie otrzymał on od 1 do 16 września br. z tytułu pracy w Polsce oraz od 17 do 25 września za pracę za granicą, bez uzupełniania. Ostatecznie podstawę stanowi przychód będący podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za wrzesień 2020 r., po pomniejszeniu o część 13,71 proc., tj. czyli 4510,38 zł. [ramka]
Ile do wypłaty
Załóżmy, że zagraniczny przychód w przeliczeniu na złotówki wyniósł 3345,88 zł (przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu, dlatego też do obliczeń powinien być przyjęty kurs z 29 września 2020 r.; przyjęto 4,5834 zł). Łączny faktyczny przychód za wrzesień wynosi 5346,12 zł (2000,24 zł + 3345,88 zł). Jest on wyższy niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie, stąd cały przychód pracownika pomniejsza się o równowartość diet. Dieta za dobę podróży do Niemiec wynosi 49 euro (49 euro x 9 dni za granicą x 4,5834 zł):
• 5346,12 zł – 2021,28 zł = 3324,84 zł
Tak ustalona kwota przychodu jest niższa od pełnej miesięcznej kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Dlatego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi kwota przeciętnego wynagrodzenia, tj. 5227 zł. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego za wrzesień i jeden dzień października wynosi:
• 5227 zł – (5227 zł x 13,71 proc.) = 4510,38 zł
Łącznie za cztery dni zwolnienia lekarskiego przysługuje wynagrodzenie chorobowe w wysokości 481,12 zł:
• 4510,38 zł : 30 = 150,35 zł
• 150,35 zł x 80 proc. = 120,28 zł
• 120,28 zł x 4 dni = 481,12 zł

Szczególne zasady

Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi wykonującemu pracę za granicą stosuje się ogólne zasady przewidziane dla pracowników, lecz z uwzględnieniem pewnych odstępstw, które wiążą się ze specyfiką ustalania podstawy wymiaru składek społecznych u osób oddelegowanych czasowo do pracy za granicę.
Generalnie bowiem podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu pracownikowi tworzy przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej, podstawę wymiaru zasiłku ustala się z faktycznego okresu zatrudnienia – za pełne miesiące kalendarzowe. Wynagrodzeniem jest tu przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe; po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe (zwykle 13,71 proc. łącznie).
Jednak w przypadku pracowników wykonujących pracę za granicą nie zawsze przychód faktycznie otrzymany jest przyjmowany do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, w tym ubezpieczenie chorobowe. Należy mieć tu na względzie zwolnienie ze składek na ZUS części wynagrodzenia delegowanego.
Wyłączona z podstawy składkowej jest część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne miesięczne – prognozowane na dany rok kalendarzowy – wynagrodzenie w gospodarce zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców. Wynosi ona równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty tego przeciętnego wynagrodzenia.
Jeżeli faktyczny przychód pracownika jest wyższy od przeciętnego wynagrodzenia, to przy ustalaniu kwoty, która zostanie wykazana jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, przychód pracownika jest pomniejszany o równowartość urzędowych diet przysługujących z tytułu zagranicznych podróży służbowych za każdy dzień pobytu. Tak ustalony miesięczny przychód tych osób, który stanowi podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia (w 2020 r. jest to 5227 zł).
Kwota minimalnej podstawy wymiaru składek jest w każdym przypadku równa pełnej kwocie przeciętnego wynagrodzenia i nie ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do okresu przebywania za granicą, jeżeli pracownik przebywał poza granicami Polski tylko przez część miesiąca, ani za okres, za który nie otrzymywał wynagrodzenia, np. w związku z pobieraniem przez część miesiąca zasiłku.
Jeżeli miesięczny przychód pracownika nie przewyższa kwoty przeciętnego wynagrodzenia, to podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika wykonującego pracę za granicą stanowi jego faktyczny przychód (bez pomniejszania o równowartość diet). Przy ustalaniu, czy przychód pracownika jest wyższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, czy nie przewyższa tej kwoty, bierze się pod uwagę łączny przychód pracownika uzyskany w danym miesiącu, a więc zarówno za pracę za granicą, jak i za pracę w Polsce, o ile osoba ta w tym samym miesiącu wykonywała pracę w Polsce i za granicą.
Właśnie ze względu na szczególne zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób wykonujących pracę za granicą podstawę wymiaru przysługujących tym pracownikom zasiłków wyznacza się według zmodyfikowanych reguł. Są one następujące (z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej):
  • wypłacone pracownikowi w danym miesiącu, łącznie z wynagrodzeniem podstawowym za ten miesiąc, składniki wynagrodzenia przysługujące za inny miesiąc (np. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wypłacone za dwa ostatnie miesiące, podwyżka miesięcznego wynagrodzenia wypłacona z okresem wstecznym) są traktowane tak, jak wynagrodzenie za miesiąc, za który jest wypłacone podstawowe wynagrodzenie miesięczne;
  • składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartał, rok) są traktowane tak, jak składniki przysługujące za okresy miesięczne i są uwzględniane łącznie z „podstawowym” wynagrodzeniem za dany miesiąc;
  • nie wyłącza się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania zasiłków;
  • nie wyłącza się składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi do określonego terminu;
  • nie uzupełnia się wynagrodzenia w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy.
Te specyficzne reguły ustalania podstawy wymiaru zasiłków dla pracowników delegowanych dotyczą wszystkich przypadków, a więc zarówno takich, gdy miesięczny przychód pracownika jest wyższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, jak i tych, kiedy miesięczny przychód pracownika nie przewyższa tej kwoty. [przykłady 1 i 2]
Zasada przyjmowania do ustalenia podstawy wymiaru zasiłków wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu dotyczy nie tylko składników miesięcznych, lecz również przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc (kwartalne, roczne). Składniki te są doliczane do wynagrodzenia za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata. [przykład 3]

Podstawa u pracownika

Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi wykonującemu pracę za granicą nie ma zastosowania zasada dotycząca uzupełniania wynagrodzenia, jeżeli pracownik z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował wszystkich dni w miesiącu, ale przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy albo gdy jego niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się więc przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po pomniejszeniu o potrącone pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne, bez uzupełniania. Dotyczy to zarówno przypadków, w których miesięczny przychód pracownika przewyższa kwotę przeciętnego wynagrodzenia, jak i gdy nie przekracza tej kwoty.
Tak samo będzie w sytuacji, gdy pracownik przez część miesiąca pracował w Polsce, a przez część miesiąca za granicą. Wtedy też nie ma możliwości uzupełnienia ani części wynagrodzenia otrzymanego za pracę w kraju, ani części wynagrodzenia otrzymanego za pracę za granicą.

przykład 1

Przychód niższy niż przeciętne wynagrodzenie
Pracownik zatrudniony od 1 sierpnia 2020 r. wykonujący pracę w Niemczech zachorował 21 września 2020 r. Na jego przychód za sierpień 2020 r., w przeliczeniu na złote, składało się: wynagrodzenie zasadnicze 3500 zł, premia miesięczna 1900, świadczenie z tytułu zakwaterowania pracownika w kwocie 1200 zł miesięcznie. Łączny przychód wyniósł 6600 zł. Kwota przychodu pomniejszona o równowartość diet była niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia (wynoszącego 5227 zł), czyli podstawa wymiaru składek za sierpień wyniosła 5227 zł, a w konsekwencji podstawa wymiaru zasiłku za wrzesień wynosi: 4510,38 zł (5227 zł – 13,71 proc.).

przykład 2

Nie wszystkie składniki uwzględnione
Pracownik delegowany ma prawo do wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej stawce, które jest płatne ostatniego dnia każdego miesiąca, oraz premii miesięcznej z terminem płatności 10. dnia miesiąca następnego. Pracownik jest zatrudniony od 1 sierpnia 2020 r., a zachorował 5 października. Pracownik otrzymał:

• w sierpniu – wynagrodzenie zasadnicze za sierpień,

• we wrześniu – premię miesięczną za sierpień i pensję za wrzesień,

• w październiku – premię za wrzesień i wynagrodzenie za październik.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się z uwzględnieniem oskładkowanego wynagrodzenia za okres od sierpnia do września 2020 r. Premia miesięczna wypłacana w następnym miesiącu podlega uwzględnieniu jako przychód za miesiąc, w którym została wypłacona. To oznacza, że premia za wrzesień wypłacona w październiku nie zostanie uwzględniona w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego za okres październikowej nieobecności.

przykład 3

Premia kwartalna
Pracownik wykonujący pracę za granicą ma prawo do wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej kwocie oraz do premii kwartalnej. Wynagrodzenie zasadnicze jest mu wypłacane w terminie do 28. dnia każdego miesiąca, a premia kwartalna do ostatniego dnia trzeciego miesiąca danego kwartału kalendarzowego. Pracownik jest zatrudniony od 1 czerwca 2020 r., a zachorował w październiku br. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie podlegające oskładkowaniu za okres od czerwca do września. W tym czasie pracownik otrzymał:

• w czerwcu – wynagrodzenie zasadnicze za czerwiec,

• w lipcu – wynagrodzenie zasadnicze za lipiec,

• w sierpniu – wynagrodzenie zasadnicze za sierpień,

• we wrześniu – wynagrodzenie zasadnicze za wrzesień oraz premię kwartalną za III kwartał.

Premia kwartalna wypłacona we wrześniu podlega uwzględnieniu jako przychód za ten miesiąc.
Podstawa prawna
• art. 3 pkt 3, art. 36 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 870)
• par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)