Trzeba zacząć od sprawdzenia, czy na koncie płatnika nie ma nadpłaty. Może ona wynikać także z błędów samego ZUS, z których firma może nie zdawać sobie sprawy.
Sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się w Polsce koronawirusa sprzyja w sposób szczególny poszukiwaniu możliwości ograniczenia kosztów pracy. W tym zakresie warto znaleźć sposoby na oszczędności z tytułu składki wypadkowej. Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z tego, że jakkolwiek sama składka jest obowiązkowa, to już jej wysokość można we własnym zakresie zweryfikować i optymalizować. Co więcej, bliższe przyjrzenie się rozliczeniom z tytułu składki wypadkowej może otworzyć drogę nie tylko do ustalenia niższych wpłat na przyszłość, lecz w niektórych przypadkach również do odzyskania ewentualnej nadpłaty z tytułu składek zapłaconych w latach ubiegłych. W zależności od sytuacji optymalizacja w tym zakresie może osiągnąć poziom nawet kilku procent rocznie wypłacanych wynagrodzeń, co w przypadku dużych firm przełożyć się na znaczące sumy.
Jak ustala się stopy procentowe
Stopa procentowa składki wypadkowej jest zróżnicowana u poszczególnych pracodawców. Sposób jej ustalania jest dość złożony. Wylicza się ją na rok składkowy obejmujący okres od 1 kwietnia danego roku do 31 marca roku następnego – osobno dla grupy działalności i osobno dla płatnika.
Jeżeli liczba ubezpieczonych nie przekracza dziewięciu osób, to stopa procentowa składki jest ryczałtowa i wynosi 50 proc. najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla grupy działalności. W przypadku płatnika zgłaszającego do ubezpieczenia co najmniej 10 pracowników stopę procentową ustala się natomiast indywidualnie, mnożąc stopę procentową składki dla grupy działalności, do której należy płatnik, przez wskaźnik korygujący ustalony dla danego płatnika.
Stopa procentowa składki dla grupy działalności zależy od kategorii ryzyka ustalonej dla tej grupy. Kategorię ryzyka dla grupy działalności ustala się z kolei na podstawie danych Głównego Urzędu Statystycznego, w zależności od ryzyka określonego wskaźnikami częstości: poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, stwierdzanych chorób zawodowych oraz zatrudnionych w warunkach zagrożenia, które występują w razie przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
Wskaźnik korygujący jest natomiast ustalany indywidualnie dla każdego płatnika – w zależności od ustalonej dla niego kategorii ryzyka. Przy jej ustalaniu brane są z kolei pod uwagę wskaźniki: poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich oraz zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Wskaźnik korygujący stanowi różnicę między kategorią ryzyka dla grupy działalności, do której należy płatnik ze względu na rodzaj wykonywanej działalności, a kategorią ryzyka ustaloną przez ZUS dla danego płatnika na podstawie danych przekazanych przez tego płatnika w informacji ZUS IWA za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe. Im niższa jest zatem kategoria ryzyka ustalona indywidualnie dla płatnika składek w porównaniu do kategorii ryzyka ustalonej dla grupy działalności, do której należy ten płatnik ze względu na branżę, tym niższą płaci on składkę wpadkową.
W przypadku płatników, którzy nie mają obowiązku złożenia ZUS IWA, stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi natomiast tyle, ile stopa procentowa określona dla grupy działalności, do której należy płatnik.
W pewnym uproszczeniu można zatem powiedzieć, że poziom stawki składki wypadkowej płaconej przez pracodawcę zależy od:
- rodzaju prowadzonej działalności według PKD oraz liczby ubezpieczonych;
- liczby osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy,
- liczby osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia.
O ile rodzaj prowadzonej działalności jest elementem stałym, o tyle w obszarze pozostałych czynników jak najbardziej możliwe są działania w kierunku racjonalizacji składki.
Kierunki optymalizacji
Oszczędności z tytułu składki wypadkowej poszukiwane powinny być w szczególności w obszarach wypadkowości i warunków zagrożenia. Minimalizowanie występowania zagrożeń, czynników szkodliwych i wypadków w środowisku pracy wprost przekłada się bowiem na obniżenie wskaźników i w konsekwencji niższą stopę składki.
W praktyce obniżenie składki na przyszłość można osiągnąć przede wszystkim dzięki prewencji wypadkowej, inwestycjom w bhp lub ograniczeniu warunków zagrożenia. Oczywiście działania ukierunkowane na minimalizowanie zagrożeń w środowisku pracy wymagają ze strony pracodawcy wysiłku i poniesienia zwiększonych nakładów. Zwracają się one jednak w kolejnych latach w postaci niższej składki wypadkowej. W krótszej perspektywie korzyścią dla pracodawcy może być dodatkowo szansa na redukcję kosztów wynikających z absencji i zastępstw spowodowanych zaistniałymi wypadkami przy pracy.
Niemniej istotnym kierunkiem w ramach racjonalizacji składki wypadkowej jest weryfikacja powstania ewentualnych nadpłat z tytułu tej składki. Nie wszyscy pracodawcy mają świadomość, że istnieje możliwość jej odzyskania.
Takie nadpłaty mogą wynikać z różnych przyczyn i mieć źródło w nieprawidłowościach zarówno po stronie ZUS, jak i po stronie samego płatnika. Przykładowo zdarza się, że płatnik wskazuje błędnie liczbę wypadków przy pracy, uznając za takie wypadki zdarzenia, które w świetle przepisów nie kwalifikują się jako wypadki przy pracy. Inną nieprawidłowością po stronie płatnika, jaka wpływa na zawyżenie płaconej składki, może być przeszacowanie liczby osób pracujących w warunkach zagrożenia. Weryfikacja ewentualnych nadpłat z tej ostatniej przyczyny jest w sposób szczególny perspektywiczna dla pracodawców poszukujących oszczędności w omawianym obszarze, wymaga jednak ponadstandardowej wiedzy i doświadczenia w zakresie bhp.
W praktyce nieco rzadsze są natomiast nieprawidłowości wynikające ze stosunkowo prostych do skontrolowania kwestii, jak np. błędnego określenia przeważającej działalności gospodarczej prowadzonej przez płatnika lub błędnego ustalenia liczby zatrudnionych podlegających zgłoszeniu do ubezpieczenia wypadkowego. Jednak zdarza się niekiedy, że już stwierdzenie nieprawidłowości w tych dwóch obszarach otwiera pracodawcy drogę do korekty. Okres, za jaki można żądać zwrotu ewentualnej nadpłaty z tytułu składki wypadkowej, obejmuje obecnie do pięciu lat wstecz. Wynika to z okresu przedawnienia obowiązującego w przypadku nienależnie opłaconych składek.
Tryb działania
Przebieg optymalizacji składki wypadkowej płaconej przez danego płatnika jest uzależniony od okoliczności występujących w jego firmie. Co do zasady punktem wyjścia dla takiego działania powinno być określenie różnicy między składką wypadkową płaconą przez pracodawcę a minimalną i średnią dla danego rodzaju działalności. Jeśli okaże się, że składka płacona jest w wysokości wyższej niż minimalna, powstaje pytanie o przyczyny takiego stanu rzeczy. Prawidłowe określenie tych przyczyn wymaga przede wszystkim zbadania dokumentacji przekazywanej do ZUS, ale też analizy środowiska pracy – w szczególności pod kątem wypadkowości i warunków zagrożenia. Jest to etap kluczowy dla określenia potencjalnych obszarów oszczędności i możliwych działań w kierunku racjonalizacji wysokości składki.
Następnym krokiem powinno być opracowywanie planu działania umożliwiającego korektę ewentualnych nieprawidłowości, osiągnięcie potencjalnych korzyści z obniżenia wysokości składki na przyszłość lub odzyskanie ewentualnych nadpłat. Takie działania mogą np. obejmować modyfikację dokumentacji z zakresu bhp lub wdrożenie zmian organizacyjnych z zakresu zarządzania służbą bhp. Niezbędne jest też przygotowanie dokumentacji do ZUS koniecznej do korekty wysokości płaconej składki wypadkowej na przyszłość (wniosek o zmianę sposobu naliczania składki wypadkowej), a w razie wykazania nadpłaty składki – dokumentów niezbędnych do korekty wstecznej nadpłaconej składki (wniosek o zwrot nadpłaty/zaliczenie na poczet istniejących należności). ZUS z urzędu nie zwraca bowiem nadpłaconych składek i co do zasady zalicza je na poczet zaległych lub bieżących składek. Zwrot składek jest możliwy tylko na wniosek płatnika, pod warunkiem że nie ma on zaległości z tytułu składek.
Odpowiedzialność członków zarządu
W przypadku spółek kapitałowych na weryfikację poziomu składki wypadkowej warto patrzeć nie tylko przez pryzmat możliwych do uzyskania wymiernych oszczędności finansowych, lecz również odpowiedzialności ciążącej na członkach zarządu za prawidłowość rozliczania składki. Podjęcie działań w celu optymalizacji składki wpisuje się jednocześnie w realizację ciążącego na członkach zarządu obowiązku efektywniejszego wykorzystania zasobów, w tym zgodnego z prawem ograniczenia wydatków.