Zamierzamy odnowić nasz regulamin wynagradzania i przy okazji zmienić system świadczeń o charakterze nagród, które będą motywowały pracowników nie tylko do wydajniejszej pracy, lecz także do kreatywności i przynależności do zespołu. Jakie nagrody dla pracowników podlegają oskładkowaniu, a od jakich nie trzeba odprowadzać składek ZUS?
ODPOWIEDŹ
Nagrody zwykle mają charakter uznaniowy, pracodawca może więc, lecz nie musi umieszczać nagród w wewnętrznych aktach płacowych. Zazwyczaj nagrody mają gratyfikować wzorową pracę, szczególne osiągnięcia albo staż pracy. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, poza wynagrodzeniem chorobowym (choć jest ono podstawą dla składki zdrowotnej) oraz składnikami przychodu wymienionym w rozporządzeniu składkowego.
Powołując się więc na podatkową definicję przychodu ze stosunku pracy, należy uznać, że są nim wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze, bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Przychodami są w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, wszelkie inne kwoty niezależnie – od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. To, czy dana należność, wypłata pieniężna lub świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustalają – szczególnie w wątpliwych przypadkach – organy podatkowe.
Różne okazje
Skoro nagrody mieszczą się w kategorii przychodu ze stosunku pracy, podlegają też objęciu składkami na ZUS. Jak np. stwierdził Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 6 lutego 2016 r., sygn. akt III AUa 699/15, nagrody uznaniowe wypłacane przez pracodawców pracownikom zatrudnionym w ramach stosunku pracy – niezależnie od kryteriów, jakimi kieruje się pracodawca przy ich przyznawaniu – podlegają włączeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Nie stanowią podstawy wymiaru składek nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które zgodnie z zasadami, na jakich pracodawca je przyznaje, przysługują pracownikowie nie częściej niż co pięć lat. W interpretacji ZUS wyłączone z podstawy wymiaru składek są również te nagrody jubileuszowe, które pracodawca wypłaca w dniu rozwiązania stosunku, jeśli pracownik spełnia dwa warunki:
- do nabycia prawa do nagrody z tytułu upływu kolejnych pięciu lat brakuje mu mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania tego stosunku;
- rozwiązanie stosunku pracy ma związek z przejściem na emeryturę, rentę inwalidzką lub świadczenie przedemerytalne.
Nie stanowią podstawy wymiaru składek również jednorazowe rekompensaty, które pracodawca wypłaca w związku z likwidacją nagród jubileuszowych. Warunkiem jest jednak, aby:
- likwidacja nagród jubileuszowych wynikała ze zmiany wewnętrznych przepisów;
- dotychczasowe zasady przyznawania i wypłacania nagród jubileuszowych przewidywały, że nagrody jubileuszowe przysługiwały nie częściej niż co pięć lat.
Nagrody jubileuszowe niezależnie od ich formy, które przysługują raz na pięć lat, nie stanowią podstawy wymiaru składek. Nagroda może bowiem przybrać postać gotówki lub rzeczy (np. sprzęt RTV/AGD, biżuteria itp.).
Ile warta gratyfikacja
Wartość pieniężną świadczeń w naturze pracodawca ustala w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu. Najczęściej jednak takiego ekwiwalentu się nie oblicza. Wtedy wartość tę pracodawca ustala w zależności od przedmiotu świadczenia. W przypadku gdy:
- przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi, które wchodzą w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – ich wartość ustala według cen, które są stosowane wobec innych odbiorców niż pracownicy;
- przedmiotem są rzeczy lub usługi, które pracodawca zakupił – według cen ich zakupu.
W ramach podsumowania, w wyroku z 15 stycznia 2016 r. Sąd Apelacyjny w Katowicach, sygn. akt III AUa 1615/14, wyraził stanowisko, że zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone są przychody uzyskane tytułem nagrody jubileuszowej (gratyfikacji), jeżeli według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat. Przepis ten statuuje dwa warunki, których łączne spełnienie umożliwia dopiero skorzystanie ze zwolnienia. Mianowicie, po pierwsze zasady przyznawania nagrody jubileuszowej powinny być uregulowane w zakładowych źródłach pracy (np. w regulaminie wynagradzania) i po drugie prawo do tej nagrody uregulowane w wewnętrznych przepisach pracodawcy powinno być obwarowane zastrzeżeniem, że przysługuje ona pracownikowi nie częściej niż co pięć lat.
Gdy jubileusz obchodzi firma
Jeśli to zakład pracy jako jednostka organizacyjna osiąga określony staż na rynku i z tej okazji firma nagradza pracowników, nagrody te również podlegają wliczeniu do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych. Jest to bowiem nagroda z okazji jubileuszu firmy, a nie z tytułu osiągnięcia odpowiedniego stażu zatrudnienia. Zdarza się, że okazją do wypłaty nagród wszystkim pracownikom są święta (Boże Narodzenie, Wielkanoc). Wówczas niezależnie od tego, z jakiego źródła zostały one sfinansowane, podlegają oskładkowaniu.
Czasami nagrody przyznawane są w ramach konkursu. Przypomnijmy: konkurs to impreza lub przedsięwzięcie, w których startuje wiele osób rywalizujących ze sobą pod jakimś względem; jego celem jest wyłonienie zwycięzcy, który zwykle otrzymuje jakąś nagrodę (taką definicję podaje „Słownik języka polskiego” PWN). Nagrody uzyskane w konkursach organizowanych przez pracodawców mogą być zakwalifikowane do przychodów ze stosunku pracy lub do przychodów z tzw. innych źródeł. Od ustalenia prawidłowego źródła przychodu zależy sposób opodatkowania wygranej, a w konsekwencji kwestia pobrania składek.
Elementem rozstrzygającym jest grupa docelowa, do której adresowany jest konkurs. Jeżeli ma on charakter wewnętrzny, zamknięty i do udziału zaproszeni są tylko pracownicy firmy, to nagroda stanowi przychód ze stosunku pracy. O zakwalifikowaniu świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych decyduje to, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik (osoba pozostająca w stosunku pracy) czy także inna osoba, niezwiązana (aktualnie lub w przeszłości) z tego rodzaju stosunkiem prawnym. Istotne jest więc to, czy istnieje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia wypłacanego na rzecz określonej osoby z istniejącym stosunkiem pracy. Jeśli mamy przychód ze stosunku pracy – składki są należne.
Gdyby natomiast do konkursu oprócz pracowników mogły przystąpić także inne osoby, np. zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy (zleceniobiorcy, stażyści) lub klienci, kontrahenci (konkurs otwarty), to nagrody stanowiłyby przychód z innych źródeł. Tym samym oznaczałoby to brak obowiązku naliczania i opłacania składek.
Podstawa prawna
• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2020 r. poz. 1426)
• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. 2020 r. z poz. 2070)
• par. 1, par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)
