Praca zdalna stwarza zupełnie inne warunki wykonywania obowiązków zawodowych przez pracowników, co powoduje, że na okoliczności jej realizacji należy spojrzeć z zupełnie nowej perspektywy, w tym również na nowo ocenić skutki związane z podatkami dochodowymi i składkami na ubezpieczenie społeczne.
Powierzenie sprzętu służbowego a podatki i składki. Zatrudniony, który otrzymuje od pracodawcy sprzęt do użytku służbowego (np. laptop, telefon, tablet itp.), nie uzyskuje w ten sposób dodatkowego przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz oskładkowaniu ZUS, o ile sprzęt ten rzeczywiście wykorzystywany jest w celach służbowych. Obowiązki podatkowe i składkowe, co do zasady, powstałyby jednak, gdyby podwładny otrzymał sprzęt nieodpłatnie na własność lub pracodawca dopuszczałby użytkowanie go w celach prywatnych.
Reklama
Oczywiście w praktyce może dojść do sytuacji, w których pracownik wyśle prywatnego maila z komputera służbowego, niemniej jednak takie incydentalne wydarzenia nie powinny skutkować powstaniem przychodu dla pracownika (potwierdza to orzecznictwo organów podatkowych, np. interpretacja dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z 20 lipca 2018 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.307.2018.2.AK1).

Reklama
Ekwiwalent za wykorzystywanie sprzętu prywatnego do celów służbowych. Zdarza się, że pracownicy, wykonując pracę zdalną, wykorzystują własne sprzęty lub narzędzia. Ustawa o COVID-19 takie sytuacje dopuszcza, lecz nie przewiduje przyznania pracownikom rekompensaty lub ekwiwalentu z tego tytułu. Temat dodatkowego świadczenia pozostawiano w gestii samych pracodawców. W przypadku, w którym pracodawca zdecyduje się przyznać świadczenie na pokrycie zużycia wykorzystywanych własnych narzędzi, sprzętu lub wyposażenia, to co do zasady będzie ono stanowić dla pracownika dodatkowy przychód ze stosunku pracy podlegający PIT i ZUS.
Możliwe jest jednakże zastosowanie zwolnienia podatkowego, jak i wyłączenie świadczenia z podstawy wymiaru składek ZUS. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (oraz par. 2 pkt 9 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) wyłączeniu podlega ekwiwalent pieniężny za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Przy czym aby taka wypłata była wolna od obciążeń publicznoprawnych, powinna spełniać łącznie następujące warunki:
– musi być wypłacona w pieniądzu,
– jej wysokość powinna korelować z wydatkami/kosztami ponoszonymi przez pracownika w takim zakresie, aby zachodził racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą mu a wartością używanych narzędzi, materiałów lub sprzętu oraz stopniem ich zużycia,
– narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika oraz muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Należy podkreślić, że na przestrzeni ostatnich lat ugruntowało się stanowisko, iż powyższe zwolnienia mają także zastosowanie do ekwiwalentu za wykorzystywanie przez pracownika m.in. biurka, krzesła, połączenia internetowego, materiałów biurowych, komputera czy telefonu komórkowego. Ekwiwalent na pewno może być rozważany także do innych kosztów ponoszonych przez pracowników. Istotne jest jednak ustalenie takiej jego wysokości, by nie budziła ona wątpliwości co do jej racjonalności i rekompensaty za faktyczne, konkretne używane sprzęty.
Okazjonalny dojazd do biura. W praktyce zdarzają się sytuacje, w których konieczna jest wizyta w biurze. W piśmie głównego inspektora pracy z 6 maja 2020 r. w sprawie bezpiecznego powrotu do pracy w czasie pandemii COVID-19 zalecono, aby ułatwiać pracownikom korzystanie z transportu indywidualnego, zamiast zbiorowego. W trosce o zdrowie załogi pracodawcy często decydują się na finansowanie przejazdów do pracy taksówkami lub opłacanie miejsc parkingowych. W takich przypadkach mogą pojawić się wątpliwości, czy po stronie pracownika nie powstanie dodatkowy przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. Warto przywołać tu stanowisko organów podatkowych z ostatnich miesięcy pandemii, gdzie przyznano, iż zapewnienie bezpiecznych warunków dotarcia do pracy i zwrotu kosztów dojazdu lub parkingu mieści się w zakresie interesu pracodawcy i nie stanowi przychodu dla pracownika. Tak przykładowo dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził w interpretacji z 21 maja 2020 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.344.2020.1.AC).: „Jeżeli zwrot wydatków za parkowanie miał zachęcić pracowników do stawiennictwa w pracy i zapewnienia mocy przerobowych firmy, to wydatki te należy potraktować jako niestanowiące przychodu, bowiem poniesione są w interesie pracodawcy”. Podobnie w przypadku zwrotu kosztów taksówek DKIS wypowiedział się w interpretacji z 20 lipca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.339.2020.1.JK3).
Praca zdalna a koszty uzyskania przychodów. Pracownicze koszty uzyskania przychodów wynoszą:
– 250 zł miesięcznie – gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy,
– 300 zł miesięcznie – gdy miejsce stałego lub czasowego jego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.
Praca zdalna może jednak wymusić zmianę podejścia do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. W przypadku, gdy pracownik uzyskuje zwrot kosztów dojazdu do pracy, podwyższone koszty nie przysługują. Podobne skutki może wywołać wykonywanie pracy zdalnie przez cały miesiąc, bez wizyt w siedzibie zakładu pracy.

Przykład

Wysokość ekwiwalentu adekwatna do poniesionych wydatków
Spółka X poleciła swoim pracownikom pracę zdalną. W związku z tym, że zatrudnione w tej formie osoby ponoszą dodatkowe koszty wykonywania pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca planuje wypłatę wszystkim comiesięcznego dodatku do pensji w jednakowej wysokości.
Co do zasady wypłata takiego dodatku stanowić będzie dla pracownika dodatkowy przychód ze stosunku pracy, który należałoby opodatkować i odprowadzić składki ZUS. Możliwe będzie jednak skorzystanie ze zwolnień PIT i ZUS. Przy czym kluczowe jest przyjęcie takich parametrów, które będą uzasadniały wysokość przyznanego ekwiwalentu. Zatem – mając na uwadze różnorodność systemów przyjętych u danego pracodawcy (praca zdalna i praca w biurze) – konieczne może być zróżnicowanie kwoty ekwiwalentu miedzy pracownikami. Na przykład z uwzględnieniem ilości zużytej energii elektrycznej przez każdego pracownika z osobna czy potrzeby dostosowania mieszkań do pracy zdalnej. Pożądane będzie posiadanie dokumentacji potwierdzającej sposób wyliczenia ekwiwalentu oraz określenie zasad jego przyznawania.