Jak sobie z nimi poradzić? Przede wszystkim warto wszelkie działania planować i realizować wcześniej, by nową formę oszczędzania wprowadzić bez przeszkód na przełomie października i listopada.
Do 27 października 2020 r. kilkadziesiąt tysięcy pracodawców musi założyć pracownicze plany kapitałowe. Obowiązująca już od 1 stycznia 2019 r. ustawa o pracowniczych planach kapitałowych przewiduje bowiem stopniowe – co pół roku, począwszy od 1 lipca 2019 r. – wdrażanie programów w kolejnych grupach podmiotów zatrudniających. Przy czym epidemia spowodowała przesunięcie o dziewięć miesięcy terminu wdrożenia PPK w II grupie pracodawców, tj. zatrudniających na dzień 30 czerwca 2019 r. co najmniej 50 pracowników.
W konsekwencji termin wdrożenia PPK w tej grupie przedsiębiorców został zrównany z terminem wdrożenia dla III grupy, która obejmuje pracodawców zatrudniających na dzień 31 grudnia 2019 r. co najmniej 20 pracowników. Takie przesunięcie terminu w związku z pandemią, która w najlepsze trwa już od marca 2020 r., było jak najbardziej słuszne – przede wszystkim z uwagi na stopień skomplikowania procesu wdrożenia, wymagającego dużego zaangażowania przedstawicieli załogi i samego pracodawcy. Niestety obecna sytuacja epidemiczna oraz krótki termin na wprowadzenie PPK również może być dużym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Tym bardziej że ich uwaga i wysiłek mogą być dzisiaj skupione na całkowicie innych procesach (np. restrukturyzacyjnych).
Reklama

Ważne terminy

Na wdrożenie PPK w ww. małych i średnich firmach składają się cztery ważne terminy:

Reklama
a) do 25 września pracodawca i przedstawiciele pracowników (osób zatrudnionych) powinni wspólnie wybrać instytucję finansową, która będzie zarządzała środkami uczestników gromadzonymi w ramach PPK; dopiero jeżeli w tym terminie porozumienie nie zostanie osiągnięte, wyboru instytucji dokonuje sam pracodawca;
b) do 27 października pracodawca powinien zawrzeć z wybraną instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK, która reguluje zasady prowadzenia programu u danego pracodawcy;
c) nie później niż do 10 listopada pracodawca, działając w imieniu osób zatrudnionych, powinien zawrzeć z instytucją finansową umowę o prowadzenie PPK i dołączyć do niej listę uczestników programu (aktualizowaną na bieżąco); ta umowa jest podstawą uczestnictwa poszczególnych pracowników w PPK; i wreszcie –
d) do 15 grudnia albo do 15 stycznia 2021 r. pracodawca jest zobowiązany odprowadzić pierwsze składki uczestników do programu – termin zależy od momentu wypłaty wynagrodzenia po zawarciu umowy o prowadzenie.
Każda z powyższych dat jest kluczowa dla wdrożenia PPK. A epidemia niewątpliwie nie ułatwia tego procesu. Wyzwaniem dla pracodawcy może być teraz zwłaszcza: powołanie reprezentacji osób zatrudnionych, wybór instytucji finansowej czy wreszcie negocjacje z instytucją warunków programu. A wszystko przez ograniczenia wynikające z COVID-19, mniejszą liczbę spotkań czy pracę zdalną pracowników. Nie pomaga tu również olbrzymia liczba pracodawców wdrażających PPK w tym samym terminie.

Spójrzmy na wyniki

Z punktu widzenia wdrożenia PPK istotny jest oczywiście udział strony społecznej w procesie wyboru instytucji finansowej. W końcu to ta instytucja będzie zarządzała środkami uczestników. Wyniki instytucji finansowych po pierwszym półroczu funkcjonowania PPK u największych pracodawców, którzy wdrażali program po 1 lipca 2019 r., wskazują, że wybór ten może być kluczowy dla przyszłych uczestników. Okazuje się bowiem, że wiele instytucji zanotowało straty (nieraz wysokie) i poziom oszczędności uczestników PPK w tym krótkim okresie mocno stopniał. Są też jednak i takie instytucje (choć nieliczne), które mogą pochwalić się zyskiem w tych trudnych czasach, co oznacza pomnożenie środków już zgromadzonych w ramach programu. Oczywiście trudno uznać wyniki z pierwszych kilku miesięcy za miarodajne dla całego programu PPK, lecz mogą one wskazywać na słuszność przyjętej strategii inwestycyjnej i umiejętność zarządzania środkami w trudnych dla inwestycji czasach. W końcu wyniki oraz wysokość wynagrodzenia instytucji finansowych to kluczowe z punktu widzenia uczestników PPK elementy wyboru instytucji, wpływające bezpośrednio na kwoty gromadzonych środków.

Reprezentacja bez tarczy

Wszędzie tam gdzie działają związki zawodowe, proces wyboru instytucji finansowej wymaga porozumienia z nimi. Wyzwaniem może tu być organizacja spotkań strony społecznej i pracodawcy służących temu wyborowi. Przy rozwiniętych i przetestowanych już środkach porozumiewania się na odległość (choćby w ramach wideo konferencji) nie powinno to jednak stanowić dużego problemu.
Z większym wyzwaniem muszą zmierzyć się natomiast ci pracodawcy, u których funkcję strony społecznej w procesie wyboru instytucji finansowej pełni reprezentacja osób zatrudnionych – a więc nie tylko pracowników, lecz także osób pracujących na podstawie umów zlecenia czy o świadczenie usług. Konieczne jest bowiem wcześniejsze wybranie takich reprezentantów, co w okolicznościach pandemii nie jest wcale łatwym zadaniem i wymaga zachowania dodatkowych środków ostrożności (przy głosowaniu fizycznym) lub odpowiednich rozwiązań informatycznych (przy głosowaniu zdalnym).
Jednocześnie przy powoływaniu takiego przedstawicielstwa pracodawcy nie mogą korzystać z rozwiązań wprowadzonych przez Tarczę Antykryzysową 1.0, czyli ustawę o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Zgodnie z przyjętymi w tej specustawie rozwiązaniami w przypadku trudności w przeprowadzeniu wyborów przedstawicieli pracowników z powodu COVID-19 – w szczególności wywołanych nieobecnością pracowników, trwającym przestojem lub wykonywaniem przez część pracowników pracy zdalnej – funkcję reprezentacji pracowników mogą pełnić ich przedstawiciele wybrani przez pracowników uprzednio dla innych celów przewidzianych w przepisach prawa pracy. Taka możliwość dotyczy bowiem wyłącznie rozwiązań wskazanych w ww. specustawie, a wybór instytucji finansowej w ramach procesu wdrażania PPK do nich nie należy.
Niezależnie od regulacji specustawy funkcji takiej reprezentacji nie mogą też pełnić ogólne przedstawicielstwa pracowników wybrane wcześniej do spraw związanych z prawem pracy. Wybór instytucji finansowej nie należy bowiem do spraw z tego zakresu. Ponadto przedstawiciele osób zatrudnionych reprezentują interesy nie tylko pracowników, ale i innych osób zatrudnionych u danego pracodawcy (np. na umowach-zleceniach czy o świadczenie usług). Zatem w przypadku zatrudniania takich osób one również powinny mieć możliwość uczestniczenia w wyborze przedstawicieli. Przy typowych przedstawicielstwach pracowników nie ma to miejsca.
Uwaga! Korzystanie z takich innych reprezentacji, a więc nie powołanych do celów PPK, jest niewskazane, gdyż czyni cały proces wyboru instytucji finansowej nieważnym. Co prawda ustawa o PPK nie przewiduje z tego tytułu sankcji, lecz taką swoistą sankcją może być niezadowolenie uczestników programu z wyboru instytucji finansowej i jej wyników. W konsekwencji pracodawcy powinni niezwłocznie przeprowadzić proces wyboru reprezentacji osób zatrudnionych, dostosowując sposób wyborów do poziomu zagrożenia COVID-19 i organizacji pracy. Przy pracy zdalnej może to być głosowanie elektroniczne – należy jednak pamiętać, że użyty system musi zapewniać anonimowość. W przypadku pracy na terenie zakładu pracy warto zastosować urny do głosowania; można też następnie odkazić karty do głosowania.

Dostęp do instytucji

Kolejnym wyzwaniem dla pracodawców jest też prowadzenie ewentualnych rozmów z wybranymi instytucjami finansowymi. Niestety epidemia nie sprzyja takim kontaktom, a na dodatek liczba pracodawców uczestniczących w tym procesie jest bardzo duża, co samo w sobie ogranicza dostępność instytucji oraz chęć prowadzenia jakichkolwiek dodatkowych rozmów. Pamiętajmy przy tym także, że im bliżej terminu zawarcia umowy o zarządzanie, tym czasu na ewentualne zmiany w umowach dotyczących PPK będzie mniej.
Z drugiej strony pracodawcy wdrażający obecnie PPK będą korzystali z doświadczeń nabytych podczas wprowadzania programu u największych pracodawców. Jest to nie do przecenienia, szczególnie w aspekcie wdrożenia rozwiązań kadrowo-płacowych mających na celu zarządzanie procesem naliczania wpłat do PPK i przekazywania danych. Zdecydowana większość firm oferujących takie oprogramowanie przetestowała je na tej pierwszej grupie pracodawców, co obecnie skutkuje szybszym wprowadzeniem tych rozwiązań z mniejszą liczbą błędów. Ze względu jednak na liczbę pracodawców ładujących dane do PPK w listopadzie, warto te rozwiązania przetestować wcześniej.
WAŻNE Wdrażając PPK w II połowie 2020 r., trzeba brać pod uwagę ograniczenia wynikające z COVID-19, mniejszą liczbę spotkań czy pracę zdalną pracowników, a także to, że program w tym samym terminie wprowadza ogromna liczba pracodawców.
Podstawa prawna
• ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342)
• ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U poz. 374; ost.zm. Dz.U. poz. 1423)