Te dane osobowe zatrudniający może pozyskiwać ze względu na obowiązek zgłoszeniowy względem wojskowej komendy uzupełnień. Nie powinien jednak przy tym kserować okazanych dokumentów.
DGP
Po zmianach w dokumentacji pracowniczej, wprowadzonych z początkiem 2019 r., w przepisach wykonawczych do kodeksu pracy nie ma załączników z wzorami dokumentów stosowanych w związku z zatrudnieniem, w tym kwestionariuszami osobowymi dla kandydata oraz pracownika. Takie wzory zawierało poprzednio obwiązujące (tj. do końca 2018 r.) rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w Biuletynie Informacji Publicznej opublikowało jednak pomocnicze wzory kwestionariuszy osobowych. Z tego przeznaczonego dla pracownika zniknęła pozycja dotycząca powszechnego obowiązku obrony. W praktyce budzi więc wątpliwości, czy można żądać danych dotyczących realizacji tego obowiązku. Jednocześnie czas odbywania służby wojskowej wlicza się pracownikom do ogólnego stażu pracy.

To dozwolone

Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoich wyjaśnieniach z 11 sierpnia 2020 r. jako podstawę prawną żądania przez pracodawców informacji o służbie wojskowej wskazał art. 50 ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP. Na podstawie tego przepisu pracodawcy muszą bowiem zawiadamiać wojskowe komendy uzupełnień (WKU) o zatrudnieniu lub zwolnieniu pracownika podlegającego obowiązkowi czynnej służby wojskowej. Dotyczy to jednak tylko niektórych przypadków, a mianowicie gdy pracownik ma przydział mobilizacyjny, pracowniczy przydział mobilizacyjny, przydział organizacyjno-mobilizacyjny lub przydział kryzysowy albo gdy jest przeznaczony do wykonywania świadczenia na rzecz obrony, którego świadczeniobiorcą są Siły Zbrojne RP. Zatem – w myśl stanowiska UODO – pracodawcy mogą przywrócić do kwestionariuszy usuniętą pozycję dotyczącą powszechnego obowiązku obrony, gdyż pozwoli ona na realizację ciążących na nich obowiązków ustawowych.

Zaliczanie do stażu pracy

Generalnie służba wojskowa zaliczana jest do stażu pracy, a sposób jej zaliczenia reguluje art. 120 ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP. Przy czym inaczej jest traktowana sytuacja, gdy po odbyciu tej służby pracownik podejmuje pracę w ciągu 30 dni u swojego dotychczasowego pracodawcy, inaczej, gdy w tym terminie podejmuje pracę po raz pierwszy lub u innego pracodawcy, a jeszcze inaczej, gdy podejmuje pracę w późniejszym terminie. W pierwszym przypadku czas odbywania służby wojskowej wlicza się do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy w zakresie wszystkich uprawnień wynikających ze stosunku pracy (w tym m.in. do stażu urlopowego czy do świadczeń płacowych, takich jak dodatki stażowe lub nagrody jubileuszowe). W pozostałych przypadkach istnieje ograniczenie dotyczące uprawnień zakładowych, tj. czas odbywania służby wojskowej wlicza się, co prawda, do okresu zatrudnienia wymaganego do nabywania lub zachowania uprawnień wynikających ze stosunku pracy, ale nie dotyczy to uprawnień przysługujących wyłącznie pracownikom u pracodawcy, u którego osoba odbywająca służbę podjęła pracę (np. nagroda jubileuszowa wynikająca z zakładowego układu zbiorowego pracy).
Mając powyższe na uwadze, UODO stanął też na stanowisku, że jest podstawa, by żądać od pracowników do wglądu książeczek wojskowych. Dotyczy to jednak tylko tych pracowników, którzy złożyli oświadczenie, że odbyli zasadniczą służbę wojskową, gdyż jedynie wtedy należy zaliczyć ją do stażu pracy danej osoby.
Uwaga! Nie ma podstaw, aby zobowiązywać wszystkich pracowników-mężczyzn do okazania książeczki wojskowej, gdyż naruszałoby to wynikającą z RODO zasadę minimalizacji w zakresie gromadzenia danych osobowych. Jeżeli książeczka nie dokumentuje okresu zaliczanego do stażu pracy, to pracodawca nie ma podstaw do jej żądania.
Jednocześnie urząd przyjął, że w żadnym przypadku nie ma podstawy do kopiowania książeczek wojskowych. Nawet, gdy okres służby wojskowej zaliczamy do stażu pracy, powinno się to odbywać jedynie na podstawie oświadczenia pracownika i ewentualnie okazanej do wglądu książeczki wojskowej. Zatem pracownicy kadr mogą co najwyżej zrobić adnotację (notatkę) na kwestionariuszu/oświadczeniu pracownika, że okazano książeczkę i potwierdzono odbycie służby wojskowej. Takie stanowisko jest konsekwencją przyjętej przez UODO interpretacji art. 221 par. 3 i 5 kodeksu pracy. Na podstawie tych przepisów można po pierwsze żądać innych danych osobowych, gdy ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień, a po drugie przekazywać te dane poprzez złożenie oświadczenia, z zastrzeżeniem możliwości żądania przez pracodawcę ich udokumentowania. Urząd powiedział jednak wprost, że udokumentowanie to nie to samo co kopiowanie przedłożonego dokumentu, a do tej drugiej czynności nie znalazł podstawy prawnej. Tak więc w aktach osobowych w części A lub B nie może być kserokopii lub zdjęć poszczególnych stron z książeczki wojskowej pracownika.
Wyjaśnienia UODO z 11 sierpnia 2020 r. w sprawie żądania przez pracodawców danych o służbie wojskowej wydane dla DGP
Pytanie DGP: Czy pracodawca może pytać pracownika o powszechny obowiązek obrony? Do niedawna była taka pozycja w kwestionariuszu pracowniczym, obecnie już jej nie ma, bo same kwestionariusze nie są już objęte regulacją obowiązujących przepisów.
Odpowiedź UODO: (…) uprzejmie informuję, że zakres danych, jakich pracodawca żąda od pracownika, określa art. 221 par. 1 oraz par. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320). Wśród tych danych nie ma informacji dotyczącej wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony. Natomiast zgodnie z art. 221 par. 4 Kodeksu pracy pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w par. 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Zgodnie z art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2019 r. poz. 1541, z późn. zm.) pracodawcy są obowiązani zawiadomić, nie później niż przed upływem czternastu dni, wojskowych komendantów uzupełnień, właściwych ze względu na miejsce pobytu stałego (zamieszkania) lub pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące pracownika, o jego zatrudnieniu i zwolnieniu oraz o kwalifikacjach i zajmowanym stanowisku. Zgodnie z art. 50 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej zawiadomienia, o których mowa w ust. 1 i 2, dotyczą tylko określonych osób podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej. Tym samym na pracodawcy ciąży obowiązek wynikający z przepisu prawa – w rozumieniu art. 221 par. 4 Kodeksu pracy – wobec wojskowego komendanta uzupełnień. Zakres informacji, które pracodawca musi przekazać wojskowemu komendantowi uzupełnień, określa par. 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2004 r. w sprawie zawiadamiania wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej oraz wydawania przez pracodawców, szkoły i inne jednostki organizacyjne zaświadczeń w sprawach powszechnego obowiązku obrony (Dz.U. poz. 1539, z późn. zm.).
Pytanie DGP: Czy można skserować książeczkę wojskową, w sytuacji gdy pracownik odbył służbę, w celu zaliczenia okresu służby do stażu pracy? Czy kopie stron z tego dokumentu można przechowywać w aktach osobowych?
odpowiedź UODO: (…) informuję, że art. 120 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej określa zasady wliczenia czasu odbywania służby wojskowej do stażu pracowniczego. W tej sytuacji dane te zaliczać się będą do tych określonych w par. 3 art. 221 Kodeksu pracy, stanowiąc inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Zgodnie art. 221 par. 5 udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w par. 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Tym niemniej żądanie udokumentowania nie jest równoznaczne z uprawnianiem do dokonywania kopii wojskowego dokumentu osobistego, którym jest książeczka wojskowa w rozumieniu art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej. Tym samym dokument ten może być jedynie okazany do wglądu pracodawcy.
Podstawa prawna
• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)
• art. 50 i art. 120 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1541, ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 374)
• art. 221 par. 3 i 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)