Zasady bezpieczeństwa, ograniczenia dotyczące spotkań i rotacyjna praca zdalna – te kwestie należy opisać w firmowym dokumencie. Będzie to przydatne również w razie kontroli uprawnionych instytucji.
Przez ostatnie miesiące pracodawcy stawiają czoła coraz to nowym, nieznanym wcześniej wyzwaniom związanym z epidemią i zagrożeniem koronawirusem – „zamrożenie” gospodarki, uciążliwy proces wnioskowania o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników, brak spójności w stanowiskach poszczególnych urzędów pracy czy potrzeba efektywnego zorganizowania pracy zdalnej. Obecnie wiele firm podejmuje decyzje o powrocie do pracy w biurze/zakładzie pracy, co wymaga odpowiedniej organizacji procesu pracy w formie stacjonarnej. Pracownicy wracają, jednak na nowych zasadach, które powinny pozostawać w zgodzie z przepisami prawa pracy wprowadzonymi doraźnie regulacjami antykryzysowymi oraz zaleceniami wydawanymi przez organy administracji publicznej, do których odnosimy się pokrótce poniżej. W interesie pracodawcy leży zorganizowanie powrotu do pracy w taki sposób, aby był zgodny z wymogami prawnymi oraz dostosowany do indywidualnych okoliczności związanych z pracą w danym zakładzie pracy. W przeciwnym razie pracodawca może się narazić na zarzut niewywiązywania się z obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Co więcej, wybuch epidemii koronawirusa w przedsiębiorstwie może nieść za sobą dotkliwe dla pracodawcy konsekwencje wizerunkowe oraz skutecznie obniżyć wyniki biznesowe firmy.
Reklama

Wewnętrzna regulacja

Powrót pracowników do biura, chociażby częściowy, warto uregulować w formie specjalnej procedury wewnętrznej dotyczącej nowej organizacji pracy. Uszyte na miarę zasady – które będą uwzględniać specyfikę danego pracodawcy oraz charakter pracy pracowników – pozwolą na zabezpieczenie ryzyka ciążącego na pracodawcy. Ponadto bez wątpienia przyczynią się do zwiększenia poczucia bezpieczeństwa u załogi oraz wpłyną pozytywnie na komfort jej pracy. I choć takie procedury nie są obligatoryjne, to jednak się zdarza, że dopytują o nie np. inspektorzy pracy. Tym bardziej więc warto je wprowadzić.

Reklama
Poniżej przedstawiamy wybrane elementy, które powinny zostać uregulowane w wewnątrzzakładowej procedurze określającej organizację procesu pracy w dobie koronawirusa. Regulacje te powinny znaleźć zastosowanie nie tylko w przypadku pracowników świadczących pracę z biura, lecz także w stosunku do wszystkich osób przebywających w zakładzie pracy (w tym kontrahentów oraz pracowników firm zewnętrznych i podwykonawców).

Era rotacyjnego home office

Wielu pracodawców, którzy podjęli decyzję o powrocie pracowników do biur, w dalszym ciągu umożliwia załodze pracę również w trybie zdalnym. W efekcie część pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie, a część stacjonarnie. Albo nawet poszczególni pracownicy częściowo pracują zdalnie, a częściowo stacjonarnie. Dla przykładu, pracodawca może podzielić zatrudnionych na dwie grupy oraz polecać im naprzemiennie pracę z biura oraz pracę zdalną. Przyjęcie takiego rozwiązania pozwala na ograniczenie liczby osób przebywających w biurze w jednym czasie, a także ułatwia pracodawcy zarządzanie organizacją pracy w razie wykrycia przypadków zachorowań wśród pracowników.
Pracodawcy, którzy z przyczyn organizacyjnych nie wprowadzili rotacyjnego home office, lecz polecają wykonywanie pracy zdalnej tylko określonym grupom pracowników, powinni jednak mieć na uwadze zasadę równego traktowania w zatrudnieniu. W innym przypadku mogą się narazić na negatywne konsekwencje. Przypomnijmy: decyzja pracodawcy w zakresie umożliwienia określonej grupie wykonywania pracy zdalnej powinna się opierać na obiektywnym uzasadnieniu, możliwym do wykazania w razie ewentualnego sporu sądowego z pracownikiem. Przykładowo, w przypadku pracowników, którzy pracują w zespołach międzynarodowych rozproszonych po całym świecie, umożliwienie pracy zdalnej może być bardziej uzasadnione biznesowo i organizacyjnie niż w przypadku osób pracujących w zespołach zlokalizowanych w jednym miejscu. Nawet jeżeli jedni i drudzy pracują na tych samych stanowiskach. Wartą rozpatrzenia opcją jest również umożliwianie pracy zdalnej w zależności od stanowiska, rodzaju pracy, charakteru obowiązków itd.

Odizolowanie w związku z podejrzeniem COVID-19

Jeszcze kilka tygodni temu dopuszczalność oddzielenia przez pracodawcę od pozostałej części załogi pracownika z podejrzeniem koronawirusa stanowiła przedmiot dyskusji. W poprzedniej publikacji na łamach Dziennika Gazety Prawnej wyjaśnialiśmy, że takie odizolowanie pracownika od pozostałej części załogi jest dopuszczalne (zob. „Jak przygotować firmę na sytuację awaryjną” – w dodatku specjalnym: „Koronawirus wyzwaniem dla pracodawców i pracowników”, DGP z 13 marca 2020 r., nr 51). Teraz możliwość zastosowania takiego rozwiązania została wyraźnie potwierdzona w urzędowych wytycznych.
Tym samym w sytuacji wystąpienia u pracownika niepokojących objawów, sugerujących zakażenie koronawirusem, należy niezwłocznie odsunąć go od pracy i odesłać transportem indywidualnym do domu. Wcześniej taka osoba powinna zostać skierowana do pomieszczenia, w którym będzie oczekiwała na transport w odizolowaniu od pozostałych zatrudnionych i osób przebywających w biurze. Jeżeli jest to możliwe, pracodawca powinien już wcześniej, prewencyjnie, wyznaczyć takie pomieszczenie na wypadek wystąpienia ww. sytuacji.

Ponowna ocena ryzyka zawodowego

Biorąc pod uwagę skalę epidemii koronawirusa w Polsce oraz fakt, że ryzyko zakażenia prawdopodobnie zostanie z nami na dłużej, pracodawca powinien dokonać weryfikacji oraz ewentualnej aktualizacji oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy. Dotyczy to w szczególności pracowników bezpośrednio zagrożonych zarażeniem koronawirusem z uwagi na zakres ich obowiązków oraz miejsce ich wykonywania. Może zdarzyć się bowiem, że ryzyko zawodowe na niektórych stanowiskach (np. w przypadku osób odbywających częste podróże służbowe lub pracowników mających bezpośredni kontrakt z klientami czy kontrahentami) ulegnie zmianie i powinno zostać oszacowane na nowo. Należy przy tym pamiętać, że samo zidentyfikowanie zagrożeń właściwych dla konkretnego stanowiska nie jest wystarczające. Konieczne jest także oszacowanie ryzyka (tj. nadanie mu odpowiedniej wartości, uwzględniając czynniki takie jak stopień narażenia pracowników oraz prawdopodobieństwo wystąpienia danego zagrożenia).

Tajemnice handlowe tylko za zamkniętymi drzwiami

Zgodnie z zaleceniami wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju oraz głównego inspektora sanitarnego wszelkie spotkania organizowane w zakładzie pracy powinny trwać możliwie jak najkrócej oraz odbywać się przy otwartych drzwiach i oknach. Co więcej, do spotkań fizycznych powinno dochodzić tylko wówczas, gdy są one niezbędne.
Czy wytyczne te powinny być bezwzględnie przestrzegane przez pracodawców? W naszej ocenie nie. Obok zagrożenia koronawirusem mamy bowiem jeszcze kwestię ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, danych osobowych i innych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkody. Trzeba wyważyć jedno i drugie, by znaleźć rozwiązanie będące przysłowiowym złotym środkiem. Możemy wyobrazić sobie bowiem wiele spotkań, które z uwagi na swój poufny charakter powinny odbywać się z zachowaniem wszelkich reguł, których przestrzeganie gwarantuje przedsiębiorcy zachowanie dyskrecji. Dla przykładu mamy tu na myśli spotkania, na których poruszane są informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa lub mogące narazić pracodawcę na szkodę, czy też spotkanie z pracownikiem, w trakcie którego rozwiązuje się z nim stosunek pracy.

Związki zawodowe muszą respektować zasady

Jak wspominaliśmy powyżej, zasady dotyczące organizacji pracy w biurze powinny odnosić się nie tylko do pracowników, lecz również do innych osób przebywających w zakładzie pracy, także do przedstawicieli związków zawodowych. Może to dotyczyć w szczególności spotkań prowadzanych ze stroną związkową w kontekście rokowań w ramach trwającego sporu zbiorowego lub negocjacji płacowych.
Pracodawca może wprowadzić w zakładzie pracy ograniczenia dotyczące liczby osób mogących przebywać jednocześnie w tym samym czasie w jednym pomieszczeniu, np. na spotkaniu w biurze. Ograniczenia te są wprowadzane przede wszystkich dla dobra samych pracowników. Tym samym odstąpienie od nich na skutek nacisków organizacji związkowej, niezadowolonej z faktu, że musi ona ograniczyć liczbę swoich przedstawicieli na spotkaniu, nie powinno mieć miejsca. Związkowcy powinni uszanować zasady panujące w zakładzie pracy oraz stosować się do nich w pełnym zakresie. Tym bardziej że przedstawiciele organizacji związkowej są najczęściej również pracownikami, a funkcja związkowa nie stawia ich ponad prawem (także tym wewnątrzzakładowym). Szczególnie, że jako pracownicy są zobowiązani do przestrzegania zasad bhp oraz stosowania się do poleceń pracodawcy.

Inspektor PIP też powinien się dostosować

Zgodnie z decyzją wydaną w ostatnich tygodniach przez głównego inspektora pracy kontrole prowadzone przez inspektorów pracy mogą być wykonywane w pełnym zakresie oraz w siedzibie pracodawcy. Inspektorzy przeprowadzający kontrole muszą jednak brać pod uwagę wytyczne wydane przez GIP oraz GIS. Zgodnie z tymi wytycznymi co do zasady przed dokonaniem kontroli inspektorzy pracy powinni podjąć próbę kontaktu telefonicznego z pracodawcą. W trakcie takiej rozmowy powinni ustalić obowiązujące w zakładzie pracy procedury bezpieczeństwa (takie jak np. procedura związana z organizacją pracy w biurze). Pracownicy PIP powinni respektować obowiązujące w zakładzie pracy ograniczenia i obowiązki ustalone w celu walki z koronawirusem. Co więcej, o ile to możliwe, kontrole PIP powinny odbywać się zdalnie, bez konieczności osobistej wizyty inspektora w kontrolowanym zakładzie pracy. Jeżeli chodzi natomiast o samo ich przeprowadzanie w zakładzie pracy, to powinny one trwać możliwie jak najkrócej. Inspektorzy powinni wykonywać je wyposażeni w odpowiednie maseczki ochronne lub przyłbice oraz rękawice jednorazowe.
Pracodawca, który spodziewa się kontroli PIP, może oczekiwać od inspektora zachowania pozostającego w zgodzie z przyjętymi w zakładzie pracy zasadami. Kontrole powinny być przeprowadzane z uwzględnieniem bezpieczeństwa pracowników oraz samego inspektora.

Prewencja i budowanie świadomości

Wszelkie procedury wprowadzane w przedsiębiorstwie w związku z ryzykiem zachorowania na COVID-19 powinny przede wszystkim być efektywnie stosowane w praktyce, a nie pozostawać tylko na papierze. Po powrocie pracowników do biura warto rozważyć przeprowadzenie dla nich cyklu szkoleń wskazujących na zagrożenia związane z rozprzestrzenianiem się koronawirusa w miejscu pracy oraz rozwiązania mające na celu ich ograniczenie.
Pracownicy powinni zdawać sobie sprawę, że nieprzestrzeganie przez nich nowych zasad bezpieczeństwa oraz organizacji pracy uprawnia pracodawcę do wyciągnięcia wobec nich konsekwencji, których dotkliwość powinna być uzależniona od skali naruszeń oraz stanowiska zajmowanego przez pracownika. Oczywiście zasady wprowadzane przez pracodawcę powinny odpowiadać indywidualnym potrzebom zakładu pracy oraz być w stosunku do nich proporcjonalne. Co istotne, ich przestrzeganie musi być możliwe do skontrolowania oraz weryfikacji. Wprowadzenie regulacji nadmiernie obciążających pracowników lub niedopasowanych do specyfiki przedsiębiorstwa może nie wpłynąć na poprawę bezpieczeństwa w dobie epidemii, tylko przynieść odwrotny skutek.
O to także warto zadbać
Inne kwestie, które powinny zostać ujęte w wewnętrznej procedurze, to m.in.:
• sprzęt oraz dokumenty, które mogą być używane przez pracownika podczas pracy zdalnej;
• osoby odpowiedzialne w zakładzie pracy za koordynowanie powrotu pracowników do biura;
• zasady korzystania z pomieszczeń wspólnych (takich jak np. open space oraz kuchnia);
• reguły przyjmowania w biurze gości oraz kontrahentów.