Z tytułu święta 15 sierpnia trzeba udzielić dnia wolnego. Jednak nawet wtedy, gdy mamy 12-miesięczny okres rozliczeniowy, z uwagi na ryzyko kontroli z WUP warto go wyznaczyć jeszcze w tym miesiącu.
W tym roku święto 15 sierpnia przypada w sobotę, która nadal w większości firm jest dniem wolnym od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Zgodnie więc z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 r. (sygn. akt K 27/11) pracownikowi w zamian za to należy oddać w skali okresu rozliczeniowego inny dzień wolny od pracy, aby realnie zapewnić mu pięciodniowy tydzień pracy. Wyznaczany dzień nie jest jednak dniem wolnym za święto – mimo tego, że tak potocznie mówimy. Pracownik bowiem nie pracował w święto, a miał je wolne, zatem w dokumentacji czasu pracy taki dzień powinien być oznaczony jako dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy – np. W5, DW5, DWS czy inny symbol używany przez danego pracodawcę. [ramka]
Zasady ogólne
Przez lata stosowania art. 130 par. 2 kodeksu pracy w praktyce wypracowano pewne zasady, które w tym zakresie obowiązują, a mianowicie:
Reklama
• należy bezwzględnie wyznaczyć dzień wolny bez względu na to, w jakim systemie pracownik pracuje, a więc dotyczy to także równoważnego czy zadaniowego czasu pracy;
• dzień wolny musi być zapewniony także niepełnoetatowcom;

Reklama
• nie można zastąpić dnia wolnego obniżeniem wymiaru czasu pracy o osiem godzin przez skracanie kilku dni roboczych, tak aby suma obniżenia równała się ośmiu godzinom i globalnie zgadzał się wymiar czasu pracy, gdyż wtedy będzie zapewniona za mała liczba dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym;
• dzień wolny musi być udzielony w okresie rozliczeniowym, a więc niekoniecznie w tym samym miesiącu, w którym święto przypadło w sobotę;
• dzień wolny może zostać udzielony przed lub po święcie, lecz w harmonogramie (rozkładzie) czasu pracy ma on mieć symbol dnia wolnego z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy;
• dzień wolny może być udzielany w różnych terminach poszczególnym pracownikom, nie musi to być ten sam dzień dla wszystkich zatrudnionych;
• niewyznaczenie dnia wolnego spowoduje przekroczenie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym, a więc powstaną nadgodziny średniotygodniowe, które spowodują konieczność wypłaty wynagrodzenia ze 100-proc. dodatkiem, a ponadto ryzyko mandatu w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy w związku z planowaniem nadgodzin.

Przez cały rok

Przepisy tarczy antykryzysowej umożliwiły wprowadzanie 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych w połączeniu z równoważnym czasem pracy w prostszy sposób, niż wynikało to dotychczas z kodeksu pracy. Z rozwiązań tych skorzystała przede wszystkim branża produkcyjna. Dzięki temu godziny pracy niewykorzystywane w czasie epidemii nie muszą być traktowane jako przestoje, a mogą być wykorzystywane w późniejszym terminie.
Wprowadzenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego od maja czy czerwca 2020 r. w praktyce umożliwia zarządzanie czasem pracy w długiej perspektywie – aż do końca kwietnia lub maja 2021 r. Oznacza to więc, że również w takiej skali będzie następowało weryfikowanie liczby dni wolnych. Zgodnie bowiem z art. 129 k.p. przeciętność zarówno tygodniowej normy, jak i dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy odnosi się do przyjętego okresu rozliczeniowego. Zatem dzień wolny z tytułu 15 sierpnia 2020 r. może zatem zostać udzielony nawet w marcu lub kwietniu 2021 r. (jeśli okres rozliczeniowy rozpoczął się odpowiednio w kwietniu lub maju 2020 r.).
W praktyce możliwa jest również inna sytuacja, czyli przeniesienie dnia wolnego za grudniowe święto 26 grudnia, które także przypadnie w sobotę, np. na sierpień. Jeśli teraz spółka nie ma zbyt wiele pracy, a sytuacja może się poprawić pod koniec roku, to może w sierpniu udzielić dni wolnych nie tylko za 15 sierpnia, lecz także za 26 grudnia i dzięki temu firma będzie mogła później planować większą liczbę godzin pracy.
Uwaga! W przypadku firm, które wprowadziły 12-miesięczne okresy rozliczeniowe, kontrola PIP dotycząca prawidłowości jego planowania i rozliczania nastąpi dopiero w 2021 r. – po zakończeniu takiego okresu rozliczeniowego. Z niepisanych zasad kontroli wynika bowiem, że bada się zakończone okresy rozliczeniowe, gdyż tylko wtedy możliwa jest pełna weryfikacji wszystkich instytucji związanych z czasem pracy.

Kłopot przy weryfikacji

Sytuacja się komplikuje w przypadku, gdy pracodawca skorzystał przez okres trzech miesięcy z obniżenia wymiaru czasu pracy na podstawie tarczy antykryzysowej (ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych; Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost. zm. Dz.U. poz. 1086). Wtedy musi bowiem obniżyć wymiary np. do 0,8 etatu, co może nastąpić np. przez wprowadzenie dni wolnych od pracy. Maksymalne obniżenie do 0,8 etatu oznacza pracę po średnio 32 godziny tygodniowo, a więc może to być jeden dzień wolny tygodniowo. Dni te mogą być również kumulowane obok siebie, nie muszą bowiem przypadać sztywno na każdy tydzień.
Wyznaczenie tych dni wolnych nadal jednak nie zwalnia z udzielenia dnia wolnego z tytułu święta 15 sierpnia, co oznacza dużą liczbę dni wolnych od pracy. Dlatego pracodawcy, którzy mają ten problem, powinni wyraźnie odróżnić dni wolne z tytułu obniżonego wymiaru od dnia wolnego w zamian za święto. Z praktycznego punktu widzenia dni wolne dla niepełnoetatowca są traktowane jako dni wolne harmonogramowo, a dzień wolny za święto powinien mieć symbol taki jak dni wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. [przykład]

przykład

Symbole dni wolnych w harmonogramach
Pracodawca wprowadził obniżenie wymiaru czasu pracy do 0,8 etatu na okres trzech miesięcy od czerwca do sierpnia 2020 r., ustalając, że w związku z obniżeniem wymiaru wolne od pracy będą piątki. Za dzień 15 sierpnia wyznaczył wolny poniedziałek 17 sierpnia, a więc w sierpniu w harmonogramie we wszystkie piątki powinien być wstawiony symbol dnia wolnego z harmonogramu, np. DWH, a w poniedziałek 17 sierpnia – symbol dnia wolnego z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, np. DW5.
Zapewnienie kilku dodatkowych dni wolnych bez wskazywania, z jakiego tytułu są wolne, oznacza naruszenie przepisów o czasie pracy. Od 1 stycznia 2019 r., po zmianach wprowadzonych w dokumentacji pracowniczej, symbole dni wolnych od pracy są bowiem obligatoryjnym elementem ewidencji czasu pracy. Ponadto gdyby się jednak zdarzyła dodatkowa praca w dniu wolnym od pracy, to niewiadomo będzie, jak ją prawidłowo zrekompensować.
Uwaga! Najbardziej skomplikowaną sytuację mają firmy, które jednocześnie wydłużyły okres rozliczeniowy do 12 miesięcy, a następnie na trzy miesiące – w tym na sierpień 2020 r. – wprowadziły obniżenie wymiaru czasu pracy z tarczy antykryzysowej. W tym przypadku ze względu na kontrole wojewódzkich urzędów pracy warto udzielić dnia wolnego za święto 15 sierpnia w trakcie okresu obniżenia wymiaru czasu pracy, gdyż w przeciwnym wypadku nie będzie zgadzał się czas pracy możliwy do zaplanowania w obniżonym wymiarze czasu pracy. Co prawda długi okres rozliczeniowy będzie tłumaczył późniejszy termin wyznaczenia dnia wolnego od pracy, lecz z pierwszych nieformalnych informacji płynących z WUP wynika, że będą one weryfikowały, czy zgadza się czas pracy w trzech miesiącach obniżonego wymiaru czasu pracy. A zatem przy takiej kontroli oznaczałoby to dodatkowe komplikacje.